SaaSは、インターネットに接続することで使用できるクラウドサービスのことを示す。SaaSを使えば、オフィスにいなくてもメールやドキュメント、カレンダーなどにアクセスできるため、リモートワークが可能になる。また、そのほか売上管理や人事管理、販売促進など多岐にわたる場面で利用できるため、全てクラウド上で管理している企業も増えてきた。
SaaSではアクセス端末は問われないため、パソコンやスマートフォンなど、異なるデバイスからのアクセスが可能だ。ドキュメントは複数の社員で共有し、同時に編集できるメリットがある。メール上でのやりとりとなるとタイムラグが生じてしまうが、SaaSを使えばリアルタイムでの変更や共有が容易だ。従来は、パッケージ型のシステムをインストールしていた企業が多いが、SaaSを使うことでその手間も省け、PCの容量不足などのトラブルを回避できる。
SaaSを導入するコストは、パッケージ型よりもリーズナブルだ。SaaSは月額制のため、従業員の人数に合わせて最低限の費用で運用できるメリットがある。パッケージ型は変更が生じた際には、新しいソフトの購入やインストールが必要だが、クラウドサービスは常に最新のサービスを利用できる。
また、運用する側の手間もかからない。サービス提供会社がセキュリティやサーバーを管理しているため、より高度なサービスを期待できる。自社でサーバーを管理すると、その運用やセキュリティ面で費用がかかるが、その費用もかからない。
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