ミッキーです。ブログ初心者ですが、更新だけはマメにやりたいです。
さて、Excelを便利に使う方法はいろいろありますが、やはりメインはマクロや関数になると思います。
マクロや関数については書籍やサイトにたくさんの記事が載っています。私も参考にさせてもらってます。
しかし、これらを使う前に大切なのは、ブック（ファイル）の構成です。このことについてはあまり見かける機会がありませんので、最初はこのことを書きます。
マクロや数式を使えば、いろいろな処理が自動でできます。ところができたものをいざ使おうとすると意外と使いにくい、他の人達からも分かりにくい、と思われることがよくあります。
自分や同じ職場の仲間で使うとき、考え方としてはシステム開発にたとえば10時間かけても、毎回の繰り返し作業で1時間ずつ短縮できて、使い続けると時短になる、という考え方になります。
ところが、数式やマクロを散りばめたブックでもどこに必要なデータを入力したら分からない、データを入力するのに時間がかかって
かえって時間がかかるものを沢山目にします。どうせ使うなら使う人が使いやすいシステムにしたいものです。以下、そのコツを述べていきます。
コツ1 入力シートと出力シートを分ける
入力シートは必要な事柄を記入しておく一覧表シート、出力シートは印刷したい帳票シートになります。
例えば予備校で、子どもたちの模試の成績を処理することをイメージしてください。（実際は大手の予備校には専用システムがありますが）
30人の受験生の成績は入力シートに入力をします。名前が縦列、各科目の成績が横列になります。
一人ひとりの個表は出力シートになります。出力シートは一枚だけです。
人数分の出力シートを作ってはいけません。
個表のレイアウトを変更したいとき、全ての出力シートを変えなければいけなくなるばかりでなく、目的の生徒を探すのも難しくなります。
名前B列の左、A列に通し番号（ＩＤ）を入力しておけば、vlookup関数 で各科目の成績などの各データを引っ張ることができます。出力シートの片隅に番号入力欄を作っておき、この番号が2になれば2番の個表、10になれば10番の個表になるといったイメージです。
この方法であれば人数が増えても対応可能なシステムとなります。詳細は次回で触れます。
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まとめ
・入力シートと出力シートは分ける
・出力シートは一枚。データ数分作らない