「後でやる」は、「永遠にやらない」
いつまで経っても実行できない人の多くの口癖は「後でやる」だ。
経験上、これは必ずと言ってもよい程、共通している事だ。
「後でやる」は、言い換えれば「今やらない」だ。「今やらない」は
未来の今の時点でも、「今やらない」という意味になる。
つまり、「今やらない」＝「永遠にやらない」という事になる。
言葉の綾に聞こえるが、実際にそうでは無いだろうか？後でやる
が、一体いつなのか？分かる人は本人を含め誰もいないのだ。
そんな約束が、果たして「いつ」実行されるだろうか？
では、「後でやる」が口癖の人は、一体どうすれば良いのか？
一時流行った「今でしょう！」これが最も良いが、時間の制約上
常に「今やる」が実行可能とは限らない。
一番良いのは、何でも必ず「後で」という言葉を、常に「期限」や
「時限」、「日付」に置き換える癖をつける事だ。つまり
「今週木曜日迄にやる」、「今月16日迄にやる」といった具合だ。
この時、気をつけなければならないのが、必ず「曖昧」な表現を
使わない事だ。「明日やる」は一見良さそうだが、非常に曖昧である。
なぜなら、明日になると、明日が再び存在し、「後でやる」と全く同じ
事になるからだ。もし、明日なら、「明日24日にやる」といった具合に
日付に置き換えるか、「明日の15時迄にやる」といった具合に、
出来る限り、細かく指定する事だ。期限や日時を細かく指定する事で、
「目標」が具体的になり、自分が何を優先的にするべきなのかが
より明確になるのだ。
また、「宣言」する事により、もし、やらなかった場合、自分に対する
プレッシャーを作る事ができる。そして何より、具体的に指定する事で、
自分のスケジュールがより明確になり、自己管理もしやすくなるのだ。
「後で」という言葉は、「死んでも使わない」という位の意気込みで
続ければ、いずれ「後で」という言葉に嫌悪感が生まれ、必ず日付や
時間で指定する様になり、その通りに実行出来る様になるだろう。
自分を第三者的にコントロールする事が出来る手法を見つければ、
どんなに忙しい日々の中でも、TODOをより明確にし、むしろ余裕を作る
事が出来るようになるはずだ。
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仕事のプライオリティの決め方
仕事を進める上でのプライオリティは、非常に重要だ。
ごく当たり前の事が、多くの人が出来ていない。
仕事の優先順位を間違えてばかりいれば、大きなミスは無くとも、
やがて仕事が停滞し、簡単な事も、いずれスムーズに事が運ばなくなる。
以下は現在の貴方の今日の仕事のタスクである。
複数あるが、どれも全て今日中に仕上げなければならない仕事だ。
貴方なら、どの順番でタスクを消化していくだろうか？
a. 自分が3分で作業が完了するものだが、特に急ぎではない。
b. 自分が急ぎで仕上げなければならないが、半日は作業に時間がかかる。
c. 1日作業だが、自分では出来ない作業で従業員に依頼する必要がある。
d. 来週のクライアントへ打合せの予約を電話で行う必要がある。
ここでのタスクの進め方のポイントは、如何に少ないコストで、どれだけ
多くのタスクを消化するか？という事にある。
恐らくベストアンサーはc. a. b. d.という順番になるのではないだろうか？
c.は自分で作業出来ない為、従業員に依頼する必要があるが、1日作業になる
可能性がある為、早めに指示を与える必要がある。そうで無ければ、最悪
1日で終わらない可能性があり、また、多額の残業費が発生する可能性もある。
ポイントは、如何にコストを少なく抑えるか？である。
a.は、自分で作業を行わなければならないが、3分で終了してしまう為、
優先順位は高くはないが、1つだけなら、なるべく早い段階で消化してしまおう。
そうする事で、細かいタスクが沢山溜まってしまうというリスクを防ぐ事が出来る。
常にタスクに埋もれている人は、ここが出来ていない可能性が高い。
また、自分では処理出来ないタスクは、早々に他人に振るか、断ってしまおう。
小さいタスク程、決して放置してはいけない。
b.は急ぎであり、自分が集中して作業を行う必要がある。急ぎで自分にしか
出来ない作業だから、気持ち的には、先に片付けてしまいたいと思うだろう。
しかし、どんなに急ぎであっても、先に指示が必要なタスクを終わらせてから
腰を据えて作業に取り掛かろう。そうする事で並行して作業を進められるし、
余計な心配をする事なく効率的に作業に没頭出来、心にも余裕が出来る。
d.は、一見一番最初に消化しても良い様に見えるが、電話が曲者である。
世間話等で会話が思ったよりも長くなったり、あるいは別件の依頼をされたりと、
余計なタスクを増やす危険もある。もし可能であれば、メールで連絡したい所だ。
メールで要件だけのやり取りなら、回線費用等のコストを抑える事も出来る。
職業やその事柄によって、都合よくいかない事もあるだろう。しかし、常にその
いつものその仕事の順番は、果たしてそれで良いのか？誰が決めた順番なのか？
何を元にその順番に決めたのか？確認して見よう。論理的な回答がでなければ、
それは、間違った仕事の順番の可能性が高いだろう。
YYDバランスは適切か？
YYDバランスとは、
「やりたい事」「やらなければならない事」「出来る事」の3つの
意味で、自分の思想と現実が大きく乖離していないかどうか？
チェックする指標である。
やりたい事があり、それは、やらなければならない事とどれ位
重なるか？そして、それは、今の自分の技量でやるとすれば、
今のままで可能か？それともどれ位かけ離れているか？を
総合的にチェックし、今の自分が取るべき行動を見出すものだ。
先ず、やりたい事を書き出す。仕事でも、趣味でも何でも良い。
そして、それを、やらなければならない事として突き合わせる。
やりたい事を100%とし、その事が、やらなければならない事と
何%合致するかを見る。もし、やらなければならない事の合致が
0%だった場合、今やるべき事ではないと判断出来る。次に、
それを達成する為には、何が必要か？考える。技術や道具、
時間等、それを実行する為に必要な様々な要素があると思う。
それが、現状ではどれ位クリアしているか？必要な物がどれ位
揃っていて、更に何が必要なのかを正確に見極める事が出来る。
例えば、お腹が空いたので、ラーメンが食べたい、と思った時、
■Y ラーメンを食べたい 100%
●Y ラーメンを食べる必要がある 50%（栄養価・賞味期限等）
●D 鍋・水・火・時間・麺・具材・スープ・調理技術がある 100%
50%は、その理由が正当であり、100%の確率で実現可能である、
と言える。総合では、83%の確度で、この事が現実的と言える。
やりたい事は、2つの要因と都度、突き合わせる事が大切である。
この指標の根拠は、やりたい事は自分自身であり、やらなければ
ならない事が事実であり、出来る事が現実である。つまり、事実と
現実が、今の自分とマッチしているか、どうかが分かる訳だ。
決断や方向性に迷った時、それが正しいかどうか？客観的に
少しでも判断出来れば、大きな過ちは起こらないはずだ。
指標「YYDバランス」を是非、役立てて欲しい。