大学生になると教授にレポートをメールで添付したり、

何か伝えたいことや聞きたいことがあったりしたときなど、なにかと

教授にメールを送る機会が増えますよね

SNSが主流の時代になり電子メールに不慣れな学生が年々増えてきているそうです

正しいメールのマナーは誰も教えてくれません。そのため、自分でも知らずに失礼なメールを送ってしまい教授を不愉快にさせていることも。

また、社会人になると当たり前のように毎日ビジネスメールを送らなければなりません。

そのときに非常識な子だなと思われないためにも、

今からしっかりとメールのマナーについて学習しておきましょう

教授への失礼のないメールの書き方

１、件名

件名(subject)は忘れがちですが、必ず記入しましょう。

忙しい教授は一日に何十通のメールを受け取っておられる方もいます。そんな教授のためにも、一目でわかるように本文の内容を簡潔にまとめたものを件名にしましょう。長すぎると全てが表示されず逆にわかりにくいことも。

また、内容がわかりにくい件名やありふれたものだと、スパムメールと間違われて確認してもらえなかったり、急ぎではないと思い後回しにされてしまう可能性もあります。さらに丁寧に自分の名前を件名に記入すると教授は安心してメールを確認することができます。

OK例

「○○の授業について(○○学部○年氏名)」「『○○演習』宿題について」

「【質問】明日のゼミの資料」「【お願い】奨学金の推薦」etc.

NG例「こんにちは」「はじめまして」「ご確認ください」「お願い」etc.

２、宛名

ビジネスメールでも宛名は必ず最初に記入します。宛名がないと失礼にあたってしまいます。

OK例

よく知っている先生→「○○先生」

初めてコンタクトをとる先生→「○○大学○○学部　○○先生(フルネーム)」

３、あいさつ文

いよいよ本文に入りますが、最初は挨拶から始めましょう。そして必ず自分がどこの誰かわかるように、簡単に自己紹介を行います。非常勤の教授へメールを送る場合は、大学名と講義名、学籍番号は必須です。複数の大学で似たような授業をしておられる可能性が高いので、教授にどこの誰かというものを伝えなければなりません。氏名は必ずフルネームで。

OK例

よく知っている先生→「お世話になっております」「○○の講義を受講しております」

初めてコンタクトをとる先生→「初めまして」「突然のメールをお許しください」

+

「○○大学○○学部○年○○と申します」

４、本文内容

あいさつ文の後は目的を簡潔に書きます。そして内容はできるだけ短く、無駄に長くならないように。最後は必ず失礼のないように締めの文を書いて終わります。これらの構成を守らないと、常識がない子なのかなと思われてしまいます。しっかりと守れば、教授も気分よく返事をしてくださるし、印象もよくなります。

普段の話し言葉よりも丁寧な言葉づかいで間違った敬語を使わないように

NG敬語例

「してください」→「していただけましたら幸いです」

「暇な時間に」→「お時間がありましたら」

「早めんお返事をお待ちしております」→「お手数ですが、ご返事いただければ幸いです」

質問やお願いメールの場合は、「お忙しいところ」「ご多忙中」などの表現を使う

記号は使わない

結び分は「ご検討の程、よろしくお願い申し上げます」「今後とも何卒どうぞよろしくお願いいたします」など忘れずに記入

５、署名

最後に忘れずに差出人の情報を記入します。連絡がつきやすいEメールアドレスや携帯電話番号も記入しますが、アドレスはGmailやYahooメールなどのパソコンのものにしましょう。携帯電話のアドレスだと教授からの返信が迷惑ボックスに入ったり、ドメイン受信設定などで受け取れない可能性があります。

６、添付資料

もし添付資料もある場合は、ファイル名もきちんと記入しておきましょう。

７、返信が来たら

教授から返信が来たら、自分の用件は済んだからと言ってそのまま無視するのはよくありません。返信を確認したこと、お礼の言葉を必ず簡単に返信しましょう。

メール本文例

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①件名：教育方法学２のレポート課題について

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②ハッピーちゃん先生

③お世話になっております。

ハピキャン大学教育学部1年のハピ子と申します。

④6月4日締め切りの教育方法学２のレポート課題を本メールに

添付して提出いたします。

お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程お願いいたします。

今後とも何卒どうぞよろしくお願いいたします。

⑤ハピキャン大学教育学部総合教育学科　学籍番号123456

ハピ子

Eメール：happy@gmail.com

010-123-4567

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⑥添付：ハピ子「教育方法学２レポート」

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これらのポイントを押さえておけば、レポートの課題も教授に気持ちよく提出をすることができます

教授にメールを送ろうと思うけど、どうやって送ったらいいかわからないという方は

ぜひご参考にしてください

大学生は必ず押さえておくべき！教授へのメールの書き方について

http://magazine.campus-web.jp/archives/70103

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レポートの課題で困ったらエージェントソフトが運営するハッピーキャンパスまで

ハッピーキャンパス公式ホームページhttp://www.happycampus.co.jp/

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大学の教授へのメール、失礼のないように送信できていますか？