起業家さまの心と時間に余裕を生み出す事務サポート

y&m事務サポート 大津友紀子ですダイヤモンド

 

 

 

 

2020年が始まり、先日まで少々ブログ投稿が滞っておりましたが、

その間、何をしていたかというと…

 

 

 

ひたすら事務をしていました!

(あたりまえすぎてゴメンナサイ…あせる

 

 

 

以前から、このアメブロで私の事を知っていてくださる方は、

「読者フォロー代行の人」

「ブログ管理の人」

というイメージを持っている方が多いようなのですが、

(自分ではそう思っていなかったけど、先日、お付き合いの長いクライアント様から

そう言われました…^^;)

 

 

 

現在は、主に地域の中小企業や法人オーナー様を対象に、

企業の事務スタッフさんのサポートや実務作業、

事務コンサルなどをメインに活動をさせていただいています。

 

 

 

このアメブロ上で事務代行の活動を公表されている方は、

スケジュール管理であったり、SNS全般に関する作業、

メール管理やセミナーサポートなど、

『秘書業務』的な事務をされている方が多い印象ですが、

 

 

 

私がしている業務というのは、

基本的には人前に出ることはなく、ただひたすらデスクに張り付いて、

パソコンや書類を相手に黙々と作業をしていくというもの…。

 

 

 

いわゆる、企業の『一般事務』といわれる類の業務です。

 

 

 

クリップひたすら会計ソフトに入力をしたり

クリップアンケートの集計をしたり

クリップ顧客・取引先名簿を作ったり

クリップ補助金申請に関する書類を作ったり

クリップ様々な帳票類を作成、発行、取りまとめをしたり

クリップ事務効率化のための業務整理をしたり

 

 

その他にも、こまごまとした作業は数えきれないほどあり、

業務は多岐にわたっています。

 

 

 

その中で、やはり頻度の高いものが、

ExcelやWordを使った作業になるのですが、

今回はExcelについて少しお話させていただこうと思います。

 

 

 

 

 

Excelって、本当にすごいツールで、

これさえできれば、大抵のことは何でもできると思えるほどに、

私はExcelが大好きですビックリマーク(笑)

 

 

 

だからといって、私がどんな難しい関数も使いこなして、

複雑なVBAも組み立てれるほど完璧なのかというと、

決してそんなことはありませんてへぺろ

 

 

 

実際に、個人事業主さんや中小企業の事業の中で、

Excelを使って事務作業をしようと思ったら、

そこまで専門的なスキルは必要ないと思います。

 

 

 

よほど膨大な量のデータを扱うとか、

システム開発をするようなIT企業であれば別ですが、

基本的な使い方さえわかっていれば、

ちょっとした表の作成や入力作業は、大抵できるものです。

 

 

 

だけれども、

「Excelは苦手です!」

「全く触ったことがないんです!」といって、

はなから敬遠される起業家さんが、とてもたくさんいらっしゃいます。

 

 

 

だからこそ、

私のような事務サポートにご依頼をくださるわけですよね。

 

 

 

そのため私は、

Excelで表や文書を作る時には、

できる限り、ギリギリのところまでシンプルなものにする

ということを心掛けています。

 

 

 

多少、関数や入力規則の設定ができるからと言って、

かっこつけて見栄えを良くしたり、複雑なものを作ったところで、

それを受け取る人がうまく扱えなかったり、

見てもよくわからない、となったら、全く意味がないんですよね。

 

 

 

最近では、様々な帳票類や、

データ集計のためのフォーマット作成のご依頼をいただくことが増えていますが、

 

 

 

できるだけ入力する人の手間を減らせるように、

誰が見ても一目で必要な内容がわかるように、

ひたすらひたすらに、シンプルを意識しながら作成させていただいています。

 

 

 

 

それでも、

「本当に全然やり方がわからないんです」という方には、

もちろんその表を入力・確認するのに必要なご説明は一通りさせていただきますし、その後もご質問をいただくことがあれば、

できる範囲内でお答えをさせていただきます。

 

 

 

あるクライアント様は、つい先日、

「自分でしっかりデータ入力していきたいので、操作の基本を教えてください!」と、事務コンサルをお申込みくださったので、

2時間ほどご一緒に、表の作成から入力まで行い、

その後のちょっとした修正や設定などのやり方を

お伝えさせていただいたこともニコニコ

 

 

 

ご自分で作成した表ということで大変満足してくださり、

今後のデータ入力が楽しみになってきたとおっしゃっていましたドキドキ

 

 

 

 

表そのものは、シンプルに作ることを心掛ける

 

 

 

 

これがもちろん一番重要ビックリマーク

だけれども、もうひとつ大切なことがあります。

 

 

 

それは、

 

 

 

その表を誰がどこで、どんな状況の時に使うことになるのか

 

 

 

どんなに入力自体を簡潔にできるようにしても、

そもそもファイルを探して開くまでに時間がかかってしまっては意味がないし、

(こうなってしまっている方、実は結構いらっしゃいます…)

 

 

 

データの更新をするたびに、誰かに報告をしないといけなかったり、

印刷して保管する必要があったり、業務ルールは企業によって様々です。

 

 

 

そういった一連の動作があることで、

さらに厄介に思えて、面倒くさく感じてしまうこともあるんです。

 

 

 

だからこそ、ただ単に「データ入力」だけを楽にするのではなく、

それに関する他の作業までを意識してルールや流れを作ることで、

苦手と感じる事務作業も、

少しでもやりやすいものに変えて行くことができるとお伝えしたくて、

様々なご提案をさせていただいています。

 

 

 

事務作業を少しでも楽にしたい!

というクライアント様の声に応えるべく、

私自身もますますアップデートしながら頑張りますウインクハート