こんにちは！
横浜の整理収納アドバイザー ゆかちんです！
今日は整理収納オープンハウスレッスンでした。
わりとお近くにお住まいのかた2名と、
なんと、埼玉県から来てくださった方が1名！
とーっても寒い日だったのに、満席
感謝感激です・・・！
さてさて、以前から、少しずつ書き溜めている、
「書類の整理」のコツ、今日もいきまーす。
（以前の記事）
書類をためないコツ
→「すぐやる・すぐ捨てる・すぐしまう」 の3つに必要なものの距離を物理的に縮める
書類の保管のコツ
→「起きている書類」、「寝ている書類」、「死んでいる書類」をちゃんと分けておく
前回までで、
一時置きには「起きている書類」しか置かない
ことが大事ということを書きました。
今日は、
「そう言われても～～～
書類をファイリングするのを後でやろうって、
（処理が終わった寝ている書類も）
一時置きに置いちゃうのよ～」
という方に、、、
「すぐしまう」ができるようになる
書類の収納方法＝ファイリングシステム
をご紹介しようと思います。
**********
書類のファイリングは
大きく分けて２つの方法があります。
- 簿冊式ファイリング
- バーチカルファイリング（ボックスファイリング）
このふたつ、
初耳の方も多いんじゃないかな？と思います。
簿冊式ファイリングとは、
バインダーやポケットファイルのような背表紙のあるものに書類を綴じ、背表紙にタイトルを書いて、本棚などに立てて並べていく方法。
おそらく、「書類をファイリングする」といったら、こちらを思い浮かべる方が多いのではないかと思います。
↓簿冊式に使われるバインダー
一方、
バーチカルファイリングとは、
個別フォルダーと言われるフォルダに1種類ずつの書類を挟み込み、複数の個別フォルダをキャビネットの引き出しや、ファイルボックスに垂直に立てて並べる方法。
（ファイルボックスに入れる方を「ボックスファイリング」とも言いますが、私はどちらも個別フォルダで垂直に立てて並べることに変わりないので、まとめてバーチカルファイリングといってしまっています）
↓バーチカルファイリングに使われる個別フォルダー
ウチの書類収納は、一部を除いて、ほぼ、
バーチカルファイリングを採用しています。
(一部というのはまた後日お伝えします)
↓わが家の書類収納
実は、簿冊式ファイリングとバーチカルファイリングには、それぞれ長所と短所があります。
【簿冊式ファイリング】
〇 日付やページなど、順番が崩れにくい
〇 ポケットファイル型は、汚れにくい
× 綴じる作業が面倒くさい
× 背表紙の厚さ分のスペースが必要
× 途中ページへの抜き差しに手間がかかる
× ポケット型はポケット数が限られる
× ポケット型は書類を抜くと空白ページになる
【バーチカルファイリング】
〇 挟むだけなので、抜き差しがラクチン
〇 見出しの項目が一目でわかる
〇 項目の増減や、並び替えが簡単
× 挟むだけなので、持ち歩きには向いていない
× 日付や連番など順番を厳守させるのは難しい
× 本棚では奥行きが足りないことがある
つまり、
簿冊式ファイリングは、
帳票やマニュアルなど順番が崩れると困る書類
レシピや写真など汚れから守りたい書類
頻繁に出し入れのない書類
に向いていることがわかります。
逆にいうと、
それ以外の家庭の書類には不向き、ということ。
家庭の書類は、
順番や汚れを気にする書類は多くありません。
(それこそ、レシピや写真くらい。)
それよりも、出し入れにストレスを感じない方法を選ぶべきです。
とにかく「すぐしまう！」ができないと、
書類が山になってしまいます。
つまり、家庭の書類は
簿冊式ファイリングより、バーチカルファイリングの方が適しているのです。
(なんたって、差し込むだけですもんね！)
書類収納＝ポケットファイルという固定概念がある方は要注意です。
ファイルやバインダーにも、
それぞれ入れる書類によって
向き不向きが生まれるのです。
書類の収納にお悩みの方、
もしかして、なんにでも簿冊式ファイルを使っていませんか？
出し入れが面倒と思いながら、
その面倒な事をやらなきゃいけないことと思っていたりしませんか？
面倒なことは、減らしましょ
忙しい日々のせいだとか、
だらしない性格のせいだとか、
ご自分を責めたりする必要は全くなくて、
「すぐしまう」ができるしくみ、
まずは仕組み作りから責めましょ
次回は、
バーチカルファイリングには、どんなグッズが必要？
というテーマで書きたいと思います。
お楽しみに〜
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