今回取り上げるのは「5W1H」と称される手法です。おそらく、多くの人がこの名前を聞いたことがあるでしょう。WやHが何を表しているかというと、何かを伝えたり表現したりするときに、対象となる出来事や事象をキチンと伝えるために必要な要素を並べたものです。伝える側の頭の中の情報を整理するためのフレームワーク、そんな感じですね。
5Wと1Hですから、Wで始まる言葉が5個、Hで始まる言葉が1個で構成されているのですが、もちろん英語の単語です。並べていくと、
「When：いつ」 ・・・・・時間、時機、時期、期間、期限
「Where：どこで」・・・・場所、範囲、地域
「Who：だれが」・・・・・人物、層、立場、役職、企業
「What：何を」 ・・・・・事物、事象、概念
「Why：なぜ」・・・・・・理由、原因
「How：どのように」・・・方法、手段
これ等の要素を使って伝えたいことを整理して伝える、あるいは表現するためのフレームワークです。情報が整理されているので、受け取る側も理解しやすく、改めて自分で組み立て直す必要もありません。つまり、伝えやすくて、受け取る側も混乱を避けることができる、しかも次に伝えるうえでも情報が変化してしまったりしにくいなどのメリットがあります。
詳細に中身を見ていくと、まず「When：いつ」という言葉が出て来ます。時間的な要素を表すのですが、タイミングとしての「今」や「過去のどこかの時点」、あるいは「未来のどこかのタイミング」という1点を示すだけではありません。時間的な流れや継続する期間などもここで表現します。時期のような場合も表現できます。「〇月〇日の〇時〇〇分」というようなピンポイントの場合もあるでしょうし、「春になったら～」というようなちょっとあいまいな時期を表す場合も出てくるでしょう。
次に出てくるのが「Where：どこで」、場所を示す表現ですが、これもまたピンポイントで「会議室」というような場所の時もあれば、「〇〇県〇〇市」というよう漠然とした場所という事もあります。伝えたい内容に依って変わってきます。仕事の打ち合わせなら前者でしょうし、報道のような場合は後者になるでしょう。また、話題としての場所なので必ずしも特定するばかりではありません。何かを伝えるときに、そのイメージしやすいように例として「例えば〇〇のような場所」といった表現をすることもあるようです。
3番目は「Who：だれが」になっていますね。対象となる人物という感じですが、これも特定の個人の場合もあれば、ターゲット層といった集団が対象になる場合もあります。対象者ですから、ひょっとしたら人物ばかりとは限りません。取引先の企業という場合もあるでしょうし、立場や役職・肩書などを用いることもあります。
4番目は「What：何を」で話題としての対象となるものですが、具体的な事物であれば一番わかりいやすいでしょう。ただ、概念であったりサービスであったり個人や企業の取り組みや姿勢であったりすることもあります。〇〇についての話題という意味合いなので、必ずしも具体的な事物である必要はないというわけですね。
Wの最後は「Why：なぜ」です。理由ですね。原因の場合もあるでしょう。「なぜ」の後に続く内容によって、「こうなったのか」という原因の話も有れば、「こうしたいのか」という未来の行動を話題にすることもあります。「何のために」というようなこともあるでしょうから、ここをキチンと押さえておく必要はありそうですね。
最後は「How：どのように」、手段や方法といったことが思い浮かびます。「如何にして～するか」といったような内容になります。
ここに挙げた順にこれ等を伝えるというのも方法ですが、どうすれば効果的に伝えることができるかを考えると、内容によっては順序を変えてみる事もできそうですよね。
この5W1H、伝えたい内容によりのでしょうか、派生形というような表現がいくつか存在します。例えば「7W2H」だとか、「5W2H1C」だとか、他にもいくつかあるようです。だんだん細かくなっていきますが、スタートは5W1Hなので、これをキチンと理解しておけばよいと思います。