先日、久しぶりに家族でバスの旅に。
といってもそんな大げさなものではなくて、浜松の市内バスに乗って駅付近でプラプラってのをたまにやってます(^^)
普段は車ばかりなので、たまにバスとかに乗るのもいいですね。
娘も喜んでる感じですし、いつもと違うことをすると同じ場所でも違った景色が見えます。
結婚したばかりの親友用にステキなバカラのグラスもゲットw
帰りには久しぶりに「一心」で昼食を。
ここの「一心丼」は写真では伝わりにくいかもですが、海鮮もご飯も結構なボリューム。
色んな海鮮丼がありますが、やっぱりここのが一番好きです(^^)
平日ランチは半額なので是非（笑）
さて、ここからが本題です。
今回はある顧問先（A社）のお客様での事例をご紹介します。
どんな内容かと言うと、以前から本ブログでも取り上げてきましたが、僕が元々システムエンジニアだったということもあり、
勤怠管理や社内の仕組みをより便利に効率よくするためのシステム化の提案をさせてもらってます。、
A社の経営者はとっても前向きな方で「便利なものは使わなきゃ損」という考えに共感頂いて、これまでイロイロと導入してきました。
そこで、今回は日常の労務管理において想定される業務にスポットを当てて、「どんなことが出来て」「どう便利になるのか」が少しでも伝わるようにご紹介しますね(^^)
まずは、従業員の登録。
個人情報や労働時間の端数処理、残業の取扱、などを事前に設定。、
次に、スケジュール管理。
スケジュールが作成できると、１日を通してどの時間帯に誰が（何人）いるのか、が簡単に見える化できるようになります。
飲食店などのサービス業のように時間帯で繁閑に大きな差がある場合には一目で確認できるので管理しやすいですね。
ここまでで基本的な設定は完了。次からは実際の運用へ。
出勤時と退勤時にはスマホで打刻。
（※他にも、指紋認証やPC打刻、カード打刻なども可能）
すると、自動で労働時間の集計が行われ、打刻した場所も自動で登録されるので不正の予防にも。
残業をした場合にも、通常の労働時間と時間外労働の時間を区別した集計＆表示。
時間管理だけでなく、現時点における残業代などの人件費概算もリアルタイムで確認することができます。
そして、締日を迎えたら集計データをcsv出力。
出力した集計データを給与ソフトにて自動で取り込んで給与計算。
そして日々の連絡のやり取りや結果の通知
ここまでの流れの中で発生するデータの受け渡しや、情報のやり取り、記録には個人的におススメのツールを使用。
メールやFAXは原則使用せず、１つ手段で全てが対応できるような環境を整えます。
経営者 ⇔ 社労士間だけでなく、経営者 ⇔ 従業員間の情報共有、コミュニケーションの効率化としてもとっても便利なシロモノ。
パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどでも使用可能なので「いつでも」「どこでも」閲覧・使用可能。
掻い摘んで紹介となってしまいますが基本的な流れはこんな感じです。
このようにとっても便利なんでですが、興味を持たれたり、実際に取り組み始めた経営者の中にはなかなか活用出来ないケースがあるんです。
なんでかなぁと考えてみると・・・
・経営者は忙しいので使いこなすための検討や各種設定、運用する時間がそもそも限られている
・労働基準法などの法律の知識とパソコンの基本知識や活用のアイデアが必要となる
こんな理由が多いんぢゃないかなと思います。
今回のA社のケースでは全て僕が代理対応してますので、システムの選定をはじめ、設定から運用、そして給与計算までの一連の流れの中で経営者の負担はほとんどありません。
通常は紙のタイムカードを確認して、FAXして・・・と色々な手間が生じますよね。
それがチョットした工夫をするだけで、これらの手間が削減できて効率アップ。
参考までに、今回ご紹介したシステムの使用料は数百円/月ほどです。
最後に、システムを導入することが目的ではありません。
今より少しでもよくなる方法があるならそれを導入することで経営者の負担を減らし、その分コミュニケーションの時間を大事にしてもらえれば、という想いです。
なので、どの会社にも同じもの、同じやり方をおススメするわでけはありません。
会社が違えば人も違うわけで、そこに存在する課題や改善内容も異なりますよね。
色んな視点で提案出来ることが自分の強みですので、こんなこと導入してみたいなぁという方はお気軽にご相談ください(^^)
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水谷 拓郎＠社会保険労務士
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