仕事では毎日たくさんのメールが届きます。
在宅勤務が導入されて更に増えた
気がしています。
それは、直接のコミュニケーションが
取れないことで、
「齟齬がないような確認」を求めたり、
「どの場所にいても一斉に関係者へ
連絡ができる」ことへの期待だったり
パッと立ち話すれば3分で済むような
内容を文字にして、関係者は誰だっけと
確認して、見てもらいたい資料が
あれば添付して、
誤字誤変換がないか確認して…
仕事時間でメールに携わる時間は
私は確実に増えました。
それでも、
会社員生活を約30年続けていくうちに
言葉遣いを覚えたり
文章の使い方のパターンが増えたり、
もしくはテンプレート化できるものは
どんどん合理化していったり
できる限りの時短技は自分なりに
工夫してきました。
このタイトルを目にしたとき、
自分がまだ身についていない技が
あるなら是非取り入れていみたい！と
思って読んだ本です。
一般社団法人日本ビジネスメール協会
代表理事 平野友朗さん著
サブタイトルは
『仕事ができる人は実践している！』です。
さてさて、
まずは大前提、大原則の意識のおさらい
が書かれていました。
【メールを送ること自体は目的になり得ない、
メールを送ることで、望む結果（相手の反応）
が得られてこそ、成功なのです】
そうです、そのとおりです。
時に忘れてしまいがちな大切なことです。
読んでもらうだけではなく、読んでもらって
どうしてもらいたいのか、
だからメールをしているのだという事を
忘れてしまうと、読み手側の気持ちを
想像してメールを作っているか
自分の意図が的確に伝えられている内容か
ここがぼやけてしまうことを沢山経験
してきた過去を思い出しました。
名文を作ることが目的ではないのですよね。
そして【正確さ】より【的確さ】。
時間をかけずにここを追究し、
相手に不快感を与えないメールを考える。
読んでもらわないと全く意味のないのが
メールです。
そのためにどういう言葉遣いをして
どういうレイアウトにして
どういう順番で言葉を重ねていくか
これを読んだ相手の反応も想像したうえで
考えているか
相手によって説明の仕方も工夫する
（理解の度合いを想定する）
最近特に意識していたことがとても
わかりやすく書かれていたので
新しい技を得る、というよりも
自分の心がけは間違っていなかった！
ということが分かったことが
この本を読んだ最大の収穫でした。
もうひとつ、この本では
メールの作り方、だけでなく、
受信したメール処理の極意、に
ついても触れられていました。
いただいたメールの返信は
翌日までには必ず返す
（答えに時間がかかるなら
その旨を先に伝え放置しない）
受信メールを読みながら
同時にお返事内容を頭で考え、
返信メールを売っている時は
ほぼ手を止めずに作る、など
オリジナルルールはありますが
その他にも工夫することが
ありそうです。
整理の仕方についても触れられて
いたのですが、
もし今のやり方から変えるとしたら、
既に受信ＢＯＸにあるメールは
どうやって整理するんだろうと
考え出すととても収集つかない
事になってしまいそうなので
大きくルールは変えられないと
思ってしまいます。でも、
例えばメールを見るタイミングとか、
時間帯とか、そもそも不要なメールが
来ない設定とか、
自分の意識の仕分けみたいなことに
ついて考えさせられることが
書かれていました。
仕事をするうえでなくてはならない
けれども
これに時間を多く割くのは得策ではない、
更に自分の仕事時間の合理化を
目指して考えていきたいと
思いました。