582号 電子取引データの保存方法 | たっくすニュース

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税金の話しを中心としたコラムを掲載しております。
文字数の都合により詳細な説明は省略しております。
ご了承のほど、宜しくお願い致します。

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  「たっくすニュース」 2021年11月4日(第582号)
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│■│ 電子取引データの保存方法
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 引き続き、来年1月から変わる電子帳簿保存法についてお伝え致します。
 事業所で電子取引を行う場合、来年からは一定の「真実性」と「可視性」を確保した上で電子データを保存する必要があります。

■ 真実性の確保とは?
 電子データが不正に改ざん等されないよう、以下4つのいずれかの措置を講じましょう。
1. タイムスタンプが付された電子データを受取る
2. 電子データ受領後、速やかにタイムスタンプを付す
3. 訂正・削除の履歴が残るシステムを使用する
4. 事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

 中小企業におすすめの策は4の事務処理規程を作成して運用する方法です。
 規程のサンプルは国税庁のホームページにありますので参照して作成なさって下さい。

■ 可視性の確保とは?
 電子データは必要な時に必要なデータを確認できる状態で保存しておく必要があります。
 そのためにはディスプレイ付きのパソコンを備え付け、検索機能を確保した状態で保存しなければなりません。

 税務職員のダウンロードの求めに応じる場合、検索要件を「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つに限定する事ができますので、中小企業にはこの方法がおすすめです。

 国税庁のホームページには2022年11月30日に霞商事から20,000円の請求書を受取った場合「20221130_霞商事_20,000」とファイル名をつけて保存する例が示されています。

 電子データ受取りの都度、この様な長いファイル名をつけて保存するのは結構手間がかかりますので、実務的には年度別、取引先別等にフォルダを作成し検索機能を保ってうまく保存する等の工夫が必要になりそうです。

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