こんにちは。

東京都 東久留米市のライフオーガナイザー®、リユースマスター®のすずともです。

 

今年の目標の1つが読んだ本をブログでアウトプットすること。

 

読んで終わり、ではなく、どんな部分が良かったのか、自分はどう感じてどう変わったのか、をアウトプットすることでより学びが深まっていくと思うので、早速少し前に読んで面白かった本「世界で一番やさしい資料づくりの教科書」の紹介と読んで変わった2つのことについてご紹介します。

 

今回紹介する本はこちら↓

 

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コミュニケーション・そしてPC効率が格段にUPした! 

 
今日紹介するこちらの本は、実は以前に読んだ本の続編です。
 
 
前作は「会議」に焦点を当てた本でしたが、今回は「資料作りとプレゼンテーション」がテーマ。
 
資料作りやプレゼンテーションは「誰に何を伝えたいのか?」「そのためにはどうしたらいいのか」のコミュニケーション。
 
実際に仕事の中でプレゼンをする機会は多くないけれど、お客様とお話ししたり、自分の思いやサービスを伝えたりする場面や、仕事以外でも、幼稚園の集まりで、夫婦間で、親子間で、自分の思いを伝えたり、そのことで相手に行動をしてもらうような場面は多々あるので、今回の本で学んだことを活かしていきたい!そんな風に思える一冊でした。
 
今回は実際に私がこの本を読んでから心がけている2つのこと
 
1) 発言に見出しをつける
2) パソコンを立ち上げるタイミング
 
について紹介します。
 

発言に見出しをつける

 

この「発言に見出しをつける」というのは本の中で使われている表現ですが、簡単にいうと会話の目的を明確にする、ということです。

 

例えば、

・意見を聞きたいんだけれど…

・確認したいんだけれど…

・ただ話を聞いて欲しいんだけれど…

・ちょっと愚痴になっちゃうんだけれど…

・質問なんだけれど…

 

ということを先に伝える、ということです。

 

「結論から述べる」というのは意識している人が多いと思いますが、(私も意識はするようにしています)それでもその結論を聞く側の準備(心構え)までは考えていなかったな、とこの本を読んで反省しました。

 

また、結論が出ていないケースや、なんとなくモヤっとしたものを吐き出したい時には「結論から先に言って」とういうのは優しくないな、とも感じたので、この「発言に見出しをつける」は早速取り入れてみました。

 

見出しをつけてから話し始めることを意識すると、

 

・ただ聞いて欲しかっただけなのに余計なアドバイスをされて逆に腹が立った!

とか、逆に

・アドバイスが欲しかったのにちゃんと聞いてくれていなくてもう一度話す羽目になった!

 

と言ったことが減りました。

 

先に、話を聞いてアドバイスが欲しいんだけれど、と言っておけば相手はそのつもりで真剣に聞いたり、時にはメモを取ってくれるかもしれないし、ただ聞いて欲しいだけなら、どんなアドバイスをしようかな、と相手に思わせることなくウンウン、と聞いてもらえるかもしれない。

 

また、自分が人の話を聞くときのも、相手が自分に何を求めているのかを確認してから聞き始めると、どんなスタンスで聞けばいいのか、という準備(聞く心構え)ができるようになり、「発言に見出しをつける」を実践することでコミュニケーションがスムーズに取れるようになり、ストレスが減りました。

 

パソコンを立ち上げるタイミング

 

 

これは、資料を作るときにまずパソコンを立ち上げて作業を始めるのではなく、まずは紙ベースで骨組みを作ってからパソコンを立ち上げるようにする、ということです。

 

伝えたいことやレイアウトなども紙ベースでイメージを作ってから、パソコンで清書をする、という流れです。

 

資料を作るとき、文章を書くとき、ブログを考えるとき…

今まではまずPCを立ち上げて画面とにらめっこをしながら考えていました。

 

でも、PCには誘惑も多くて、気づいたら違うサイトを見ていたり、メールやSNSをチェックしてしまったりすることもあるし、PCに向かっているとなんとなくやっている気になってしまって気づけば時間が過ぎていた…なんてことがよくありました。

 

また、私はデザインの仕事をしているわけでもないので、見栄えがどうか、よりも何を伝えるか、の方が優先順位は圧倒的に高いはずなのに、PCの画面を見ていると内容とは関係のないこと(フォントはどうする?とかここは別の色がいいいかなぁとか)が目についてしまって、やたらと微調整にこだわって資料作成に時間がかかってしまうことも頻繁にありました。

 

この本を読んで、私がPC作業に時間がかかっていたのは、PC立ち上げのタイミングが早過ぎたからだな、と気づいたので、ブログを書くときや文章を書くときにも、まずは紙で下書きをするようにしてみました。

 

紙ベースで下書きをすると、PCを開く前段階で不要なところを削ったり、順序を入れ替えたり、全体のレイアウトを考えたりすることができるので、PCで行う作業の時間が減り、格段に効率が上がりました。

 

 

まとめ

 

本の中では、見出しのある発言とない発言との比較や、実際の資料作りなどが小説の一部として入っているので、ビジネス書にありがちな参考資料としてではなく、すんなりと内容が入ってきます。

 

ビジネス書でありながら小説調でしかも恋愛要素も入っているので、読みやすくて内容が入って来やすいのもオススメポイントです。

 

もう少し資料作成が上手くなりたい、コミュニケーションのコツが知りたいな、という方も楽しめる本になっているので、気になる方はチェックしてみてくださいね!

 

今回紹介した本はこちら↓

 

 

第一弾はこちら↓

 

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