Z市の自治会連合会の「監事」に就いている。他の自治会の会長さんが、ワタシを推薦したのだ。ワタシの方が若いので、「へい。承りました」と安請け合い（笑） そして、昨年度（2022年度）の会計監査に臨むことになった。監事は２名だったが、生憎、当日、もう１名の方が急遽都合が悪くなり、ワタシひとりで会計監査を行うことに。
勤務先を午後からの出勤として、午前10時にZ市の会議室に出向く。Z市の地域支援課の主幹、課員３名、自治連の副会長が待ち受けていた。カンタンな挨拶を済ませ、地域支援課の女性職員（ヂツは自治連の事務局員も兼務）が帳簿の構成を話し始めたので、ワタシも役所関連の業務に携わった経験を話し、省略。
最初に今年度の決算にあたっての通常年との変化を訊く。主幹が答える。コロナ関連で、いろいろな行事が中止になったものと、解禁になった時点からの変化などだ。支出予算額から減っている旨の説明。入金については、Z市自治連合会への加入状況の確認。１自治会の脱会の説明があった。あとは、入金、支払の順番に証憑が貼付されたA４サイズの支出票と帳簿の照合、および「稟議・決裁」を見ていく。特段、変わったものはないが、消耗品については購入先について、どのように決めているか、弁当・飲料類も同じだ。１社への偏りはないようである。稟議書には少なくとも、８つ程度の印鑑が捺印されており、形式的には問題はない。また、この稟議書には「文書保存年限」が最初から印刷されており、３年保存にマークが入っているといった工夫がされている。
ただ、コンビニで購入した物品の感熱紙のレシートがそのまま「支出票」に添付されていたので、数年経過すると文字が消えてしまうので、コピーを取り、それに原本のレシートを貼付して、併せて保管するように指摘する。ワタシが関与している官庁から指摘を受けた事を伝えただけだが（笑） 広報誌に挿絵を描いてもらっている市内在住のイラストレーターへの支払に関しては、源泉徴収しているかを確認。イラストレーターの選定方法も併せて訊く。これもどちらとも問題はない。
入金、支払ともに伝票番号も帳簿に記載されており、女性職員の説明で照合を済ませ、普通預金通帳と定期預金通帳残高を確認し、完了する。約１時間程度で終わる。それほど入出金が多いわけでもないので、家計簿に近い。
我が自治会の会計などと比較すると、さすが官庁直下だけによく、整備されている。稟議もしっかりとしている。こういったところは各自治会も参考にすべきだと感じたのだ。反面、ICT（電子）化が進んでいない。検討要ではある。
にほんブログ村