会計担当役員からかかってきていた電話。「令和３年度の総会議事録が欲しい」という依頼。いまさらながら、「総会議事録」を作っていなかった事が悔やまれる。今年度は書紀がいなかったので、事務局が「半年だけ」という約束で、ワタシが引き受けたが、作成していない。慌てて、作成に取り掛かる。
土曜日に会計担当役員に電話をかけて「ナニに使うんですか？」と訊いたところ、社会福祉協議会に提出するとのこと。社会福祉協議会のチラシを自治会内に配布しているが（個別）、この配布に対する補助金が配布数に応じて交付される。その時に、配布世帯数と、総会議事録等が必要ということだった。「社協だより」は紙で各世帯に配布される４枚綴の冊子。これも不要だよなぁと思いながら、受け入れている。社会福祉協議会もこういった配布物がなければ、存在が知られていないだろう。
ワタシも当初、「社会福祉協議会ってナニ？！」と思ったものだ。そこで、いろいろとネットで検索し、班内のチラシに「社会福祉協議会とは」というビラを入れて、「協賛金」の集金（当時は個別に徴収していた）促進の材料にした。
そんな資料が要るのかぁと思い、昨年は作っていなかったことを確信している。だが、「総会議事録」は作ってあたりまえだ。「年度の締めくくり」の大切な「議事録」だ。改めて、ジブンを含めて、事務が確立していないことを感じる。
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令和３年度定時総会議事録（抄）
令和４年３月２７日の定時総会は、△△会館１階会議室にて、午前１０：：００より開催し、出席者XX名、委任状YYY通により、浜崎親交会会則 第１３条 に照らし、総会は有効に成立した。
なお、総会では下記事項を決議し、承認を得た。正午１２：００終了。
議決内容
１号議案：令和３年度決算
２号議案：令和４度予算案・事業計画
３号議案：令和４年度 新役員就任承認
令和４年度 ○○自治会会長
□□ ○夫 印
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急造品なので、ちょっと文面が整っていないが、これでて提出してもらおう。会計担当役員にメールでPDF文書を送信。雛形にするには、もう少し、整形しないとな。
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