さきほど、福岡市が掲示している「総会」の進行表で少し気になったのが、「事業報告」がされていないことだ。我が自治会では、決算の発表前に、今年度の「事業報告」を入れている。そう、今年の自治会で実施したことや、役員が出席したZ市の開催催事への出席状況などだ。やはり、「今年の自治会活動」は、「一斉清掃活動」や「防犯パトロールの実施」、地域によっては、「祭り」「防災訓練」など、報告事項はたくさんあるはずだ。１年のしめくくりで、今年の自治会活動の総括して、発表すべきだろう。資料は来年度の新自治会運営委員会の参考にもなる。「みなさんのご理解とご協力、ありがとうございました」などと、言葉を添えれば、完璧だ（笑）
ここ数年は「コロナ蔓延」のため、活動が停止していると思うが、それは、「枕詞（まくらことば）」のように、「昨年に引き続き、コロナ蔓延のため、集団活動については、残念ながら○○会、□□祭りなどの行事は開催を見合わせました」などと、しておけばいいだろう。収入が減ったところにも使える枕詞だ（笑）
これは、後々、地方公共団体（市）への補助金申請や、金融機関に提出する書類で必要になってくる。「活動実体のある任意団体」の証拠書類にもなるので、A４用紙１枚程度でいいので、簡潔のまとめておくべきだ。できれば、参加人数なども入れられるものなら、入れておきたい。また、市の催事に参加した場合は参加者に役職や苗字がいいだろう。大勢いるときは、○○他、３０名などでいい。
総会の資料は事前に配布し、「委任状」をもらうために編纂しておく必要がある。今年度（令和４年度：2022年度）の事業報告書と経費内訳表だ。これは、以前、ご紹介した「ちまたの会計」が様式を含めて、カンタンに作成してくれる。ExcdlやWordでガタガタ作ると間違いの元。このあたりから、電子化を進めていくべきだろう。
同時に来年度（令和５年度」2023年度）予算。これは新役員会が発表するものだが、今年度実績を参照しながら作るのが、常套手段。それほど、大きな差はないはずだ。監査役が指摘した、予算モレ・予算過大などは加味して作成すべきで、ついでに、「監査役から指摘された事項につきましては、見直しし、予算を減額しました」とか発表すれば完璧である。
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