会計担当が私事（家庭や勤務先の業務など）でいろいろと忙しいこと、事務局であるワタシ自身も同様なので、いろいろと方策を考えている。メールでの会計担当との情報共有も図ってきたが、メールは他のメールに「埋もれる」可能性もあり、やはり、役員幹部とは、「承認」等で確実に業務を進めていきたいところだ感じるのだ。
特に会計担当とは、市への補助金申請他、入金・支払に関する通知類が事務局に届くことから、これを会計担当にスキャナして送ってみたり、証憑（しょうひょう：入出金の証拠書類）として、保管してもらうために、自宅へ投函したりと意外に連絡事項が多い。会計に自治会代表者の印を預けてあるのだが、ある意味では、「承認」もなく押印できてしまうこともあり、内部牽制が効かないこともある。自治会なので、監査役もシロウトだから、その辺りの指摘などはない。
こと、支出に関する事項は事務局からの申請と会計の承認、会長の承認と多段階承認が必要だろう。会長が支出した場合には、やはり、事務局承認と会計承認を経た後に副会長承認などだ。支出者＝承認者とならないように配慮すべきだろう。
この辺りが、自治会となると、私的組織なので、牽制機能が甘いと言われ、「会費がナニに使われて不明」などという、揶揄される対象となるようなことになる。この辺りを明確にして、承認の体系を会員に開示していれば、一般的な常識のある会員は納得がいくだろう。
そこで、以前、使った、GoogleFormを使って、ワークフロー＝承認経路による承認づくりを研究してみることにした。
個人的にも着手したい案件は多いが、これは自治会運営の喫緊の課題でもあるので、これを優先させてみたい。
