士業・専門家ビジネスをアナログからデジタルに移行させるには!? | 家族信託・生前対策コンサル活用術|斎藤竜
新型コロナウイルスに関する情報について

家族信託・生前対策コンサル活用術|斎藤竜

リーガルエステートの代表・司法書士 斎藤竜|士業・専門家がゼロから始める家族信託・生前対策活用術|低単価手続き代行から高収益コンサル業務へ移行するには?

コロナウィルスの影響で、

各企業が在宅勤務・リモートワークへと移行しています

 

士業や専門家の仕事は、

書類ベースで案件管理をすることが多いため

書類という現物の保管書類の拘束から、

事務所ではなく、在宅勤務へと切り替えることが

容易ではありません

 

しかも、これから3月という繁忙期を迎えて

その問題は切実となってきています

 

かくいう僕自身も、

デジタル化を進めた3年前は

同じように事務所で書類の作成、チェック、管理と

仕事に追われていました

 

ですが、今は、

リモートワークができる環境が整ったので、

事務所以外の場所でも仕事ができるようになり、

ノートPC、スマホがあれば今ではどこからでも

仕事ができるようになっています

 

 

うちの事務所でも、

子供を抱える女性スタッフの構成が多いことから、

一斉休校の影響で、

事務所に出勤できなくなったりしましたが、

普段と同じように

一部の業務について

在宅勤務を併用することで

事務所運営は回っています

 

今回のコロナの影響で

多くの業界で深刻な影響がではじめていくでしょう

 

でも、こういった状況だからこそ、

変えられるところは変えていく、

タイミングでもあります

 

今回の記事は下記のとおりです

 

・顧客がデジタル化の便利さを実感している

・事務所・オフィスをデジタル化するポイントとは?

・コミュニケーションをアナログからデジタルに変える

・資料管理をデジタル化する

・業務ソフトをリモート化する

・まとめ

・今週の気になった記事

 

今後のビジネスの変化の可能性と

士業・専門家の仕事のデジタル化をテーマに

どのようにすすめていけるのかということについて

お伝えします

 

 

|顧客がデジタル化の便利さを実感している

 

今回のコロナウィルスの影響で

冒頭でも述べた通り、

今後のビジネスが変わる可能性があると考えています

 

それは、今まで、オンライン・デジタルを利用していなかった層が

その便利さに気付くということです

 

 

今は、ネットフリックスやAmazonプライムなど

便利な動画サービスがあるにも関わらず

レンタルビデオを利用する人がいるように

いくら便利で快適であっても、

変化するのを面倒に感じる一定層がおり、

これは、デジタル化でも同様なのですが、

ビデオ会議やチャットツールなど、

新しいものに取り組まなかった層が、

会社が在宅勤務を取り入れるようになった結果、

やむを得ずチャットツール、

ビデオ会議システムを使うことにより

その便利さに気付くということです

 

そもそも、携帯電話も

ガラケーからスマホに移行するのが

時間がかかりましたが、その便利さから

最終的には高齢者層もスマホを利用し、

今では子や孫とのやりとりに

LINEを使うようになりました

 

同じように企業で勤務している方も

電話・FAX・メールよりも

各種チャットツールの便利さに気付くようになるので

これから、“デジタル化・オンライン化”の流れが

進んでいくものと予想されます

 

5Gをはじめ、、

今年はオフラインから

オンライン化が進んでいくでしょう

 

僕らの顧客がデジタルツールを使い出しているので

今こそ、デジタル化を進めるべきタイミングです

 

 

|事務所・オフィスをデジタル化するポイントとは?

 

 

従来の事務所・オフィスに求められた要素は、

概ね下記のような機能です

 

・事務所での面談

・事務所で郵送受領

・事務所の固定電話で電話

・事務所のOA機器でFAX送受信

・事務所のPCでメール送受信

 

これらは、全て事務所・会社という箱

が前提となる話です

 

この方法を採用し続けると

事務所での勤務が前提となり、

リモートワーク、そして

在宅勤務へと移行することはできません

 

僕は上記に掲げた

 

・事務所での面談

・事務所で郵送受領

 

については、士業や専門家事務所特有の

権利証など公的書類管理の制約から

公的書類がデジタル化されない限りなくならないし、

面談も、顧客との初回の信頼関係構築の場と考えると

必要にはなりますが、

それ以外の部分についてはなくても十分成立します

 

士業・専門家のビジネスにおける

デジタル化・リモートワークのポイントは下記の3つです

 

・コミュニケーション

・資料管理

・クラウド化されていない業務ソフト

 

その他の、

スケジュール管理などは、

Googleカレンダーなどで十分対応できます

 

当然、最終的に在宅勤務も可能とするためには、

前提としてノートPCなどデバイスのセキュリティ対策、

スタッフとの情報漏洩防止に関する覚書などの作成、

就業規則などの整備は必要です

 

まずは、何から取り組んでいくべきか、

具体的にどのように置き換えることができるか

僕の事務所の事例を踏まえてお伝えします

 

 

|コミュニケーションをアナログからデジタルに変える

 

 

①電話・メール

→チャットツールへ

(LINE、メッセンジャー、Chatwork、slackなど)

 

チャットツールを使いこなすことにより、

下記メリットが得られます

 

・気軽に連絡ができない

→気軽に連絡ができる

・連絡がつかない

→必ず連絡がつく

・移動経費・時間がかかる

→どこでも相談できる

・情報が共有できない

→グループで共有できる

・言った言わないになる

→ログが残る

・面談のアポがとれない

→ビデオ会議ができる

 

ビジネス利用では、

使い始めている会社が増えつつありますが、

一般のお客様でも既にLINEはスマホを持っていれば

標準装備しています

 

うちの事務所では、

Chatworkを活用しており、

一般のお客様にも

初回面談後は、

Chatworkの無料アカウントを利用してもらい、

2回目以降はビデオ会議、チャットでの相談

担当スタッフとお客様家族全体とで

グループチャットをつくり

対応しています

 

LINEを使える方は、

各種チャットツールを使いこなせる素地はありますし、

LINEでも十分対応可能です

あとは、お客さんに今後の連絡や面談方法を

チャットツールで対応したいとお願いするだけです

 

心の中のバリアを取り払って、

顧客にお願いしてみましょう(笑)

僕も頼んだら、

受け入れてもらえるんだって

やってみて気付きました

 

メール利用も、

Gmai、Yahoo!メールなどクラウド環境で

送受信できるようにしておけば、

ノートPC、スマホ、タブレットなど、

各種デバイスでチェックできるようになるので、

メール送受信のクラウド環境化は必須です

 

② FAX

→メール転送

 

 

FAXについても、

複合機や各種ツール設定により、

会社の共通メールアドレスに転送可能です

また、今はインターネットを通じた

FAX送受信サービスもあります

 

全てのFAX送受信を

メール転送、デジタル化することにより、

どこからでもFAXの受信内容を確認することができます

 

 

|資料管理をデジタル化する

 

 

共有フォルダ、現物の資料保管

→オンラインクラウドでの保管サービスへ

(BOX,Dropbox,Googleドライブなど)

 

オンラインでの保管サービス利用により、

下記メリットが得られます

 

・書類を作成・取得したら、事務所のPC・サーバに保管

→外出先からでも資料の閲覧・ダウンロードができる

・外部作業はUSBに入れるか個人アドレスにメール添付

→PC・USBの紛失による情報漏洩の心配がない

・印刷してファイリングし、事務所の棚に保管

→そもそも印刷する必要がない

・顧客とはメールの添付ファイルで共有

→URLを送るだけで顧客がダウンロード・閲覧することができる

・履歴管理(どれが最新版か)が混乱する

→最新のバージョン管理ができる

 メンバー間で共有・共同編集ができる

 

うちの事務所ではBOXを利用し、

外部から契約書や提案書、セミナー資料作成など

できる仕組みをつくっています

 

 

|業務ソフトをリモート化する

 

使用しているソフトがクラウド化していれば、

問題ないのですが、

専門家が使用する業務ソフトが

クラウド化されていないため、

在宅勤務ができないという悩みがあります

 

クラウド化していない業務ソフトを使用するためには、

業務ソフトをインストールしている事務所PCを操作するために

VPN接続できる環境を構築する、

 

外部からリモートコントロールする環境設定が必要です

 

リモートコントロールできるように設定すれば、

外部から業務ソフトを使用することができます

 

 

TeaViewerなどリモートデスクトップの

接続ができるソフトを利用するなど

初月無料から試すことができる各種ツールもあるので、

自社にあった各種ツールを採用し、

アナログからデジタルへと徐々に移行さえて、

どこでも働ける環境へと変えていく

意識をもっていきましょう

 

全てを一つのシステムで完結せずに、

シンプルで使いやすいツールを

“組み合わせる”ことで、

低コストで自社にあった仕組み

を構築することができます

 

 

|まとめ

 

・コロナウィルスの影響から、一般企業が在宅勤務採用とへ変わる中、顧客がデジタルを使い始めている

・事務所のデジタル化・リモートワークのポイントは、①コミュニケーション、②資料管理③・クラウド化されていない業務ソフトの対応方法の3つ

・自社にあった各種ツールを採用し、アナログからデジタルへと移行することで、どこでも働ける環境へと変えることができる

 

冒頭にも述べたように、

各種ツールを活用することで、

事務所・会社に残る機能は

顧客との信頼関係をつくる面談と

郵便物の受領だけになると

僕は考えます

 

そうすると、

人が働くスペースを確保するという意味での

大きな場所を借りる必要がなくなっていきます

 

特に、士業・専門家は、業務の性質上、

店舗、設備や在庫などを保管するという

場所の制約が他の業界に比較すると少ないので、

デジタル化しやすい環境が整っています

 

いまあるやり方を変えるというのは

勇気があることだし、

慣れ親しんできた仕組みを変えるのに抵抗を覚える、

オンライン化に抵抗があるという気持ちは理解できます

 

ですが、今回のコロナの影響で

ネット・オンライン化に代わらざるを得ない状況

になってきており、

このオンライン化の流れは

更に進んでいくことが予想されます

 

僕の経験上、アナログからデジタル化へ変えていくやすいのは、

社内のコミュニケーションからです

 

ここを変えないと始まりません

 

デジタル化を導入できない理由として、

社内のスタッフの反発を恐れると

導入できないという

経営者の心理が考えられます

 

デジタル化を進めることができれば、

電話の取次ぎ、面談のための移動時間、

資料管理など、

多くの時間と人手を削減することができ

少ない人員でも、空いた時間で

どの場所でも働けるようになります

 

しかも、顧客も受け入れてもらえる素地も

整いつつあります

 

僕自身も、土日しか相談対応できない顧客も

初回面談は信頼関係を構築するために

面談しますが、

2回目以降は、ビデオ会議を利用して、

自宅から相談対応するなど、

土日の事務所出社や

お客様宅訪問から解放されるようになりました

 

そういった意味でも、

事務所、オフィスの役割が

信頼関係構築の場へと変わったと実感しています

 

このタイミングで、皆さんのビジネスの

全てを一気に変えることはできなくても、

少しずつ変えていくことを

是非検討してみてください(^^)/

 

 

|今週の気になった記事

 

都心の人出、大幅減 新型コロナで業務改革加速も

明らかに昼、夜とも人が少なくなっている。知り合いの不動産業者に聞くと住宅建築資材も中国から供給を受けることができないので、土地を仕入れても建築することができないという話も。感染被害よりも、過剰に意識しすぎた結果のビジネスへの影響の方がむしろ怖い

 

アスクルの「ロハコ」が2日間休店へ――新型コロナウイルス感染拡大による注文数急増で出荷遅延

こういう状況でも、インターネットショッピング、宅配など伸びているところはビジネスは伸びている。店舗、事務所を起点としてビジネス、アナログからオンラインへと変えていくことを意識しておく必要がある

 

リモートワークで絶対に外してはいけないコミュニケーションのポイント3つ

今回の記事でリモートワークにおけるポイントを伝えましたが、どうしても直接会わないから他のスタッフが今に何に困っているかわかりません。コミュニケーションの取り方の参考になる記事です。

 

 

楽天で「一日150件」電話営業した筆者へ、三木谷社長が…

 

ビジネスで結果を出すためには、やっぱり圧倒的な活動量をこなすということがあらためてわかる。最近、どうしたらすぐ成果がでるかということの答えを求める質問を受けるが、僕自身もセミナーレジュメをつくるのに何十時間、信託契約書つくるのにも書籍・セミナーなど学習するのに何十時間を投資したかわからない、、、。でも、圧倒的な量をこなすと仕事を効率的にこなし成果を出すコツが見えてくる。

 

築古団地に新たな魅力!法改正でコンビニやシェアオフィスの設置が簡単に

こんな改正があったんですね。

 

 

|先生業のポジショニングを考えて作っていますか?

 

 

顧客との継続的な関係をどのようにつくっていますか?

先生業としてのポジショニングをどのように作っていますか?

 

先生業の仕事は形に見えない仕事です。

その見えない価値をお客様に伝える必要があります

 

これからの時代にどのようにポジショニングをつくるのか、

お客様への提案時にどうあるべきか、

どのように生前対策コンサル案件を受注していくか、

生前対策案件の集客・設計・提案・受注、

そしてポジショニングづくりのための

ノウハウをお伝えするセミナーを開催しています。

 

【生前対策・家族信託提案力アップセミナー】

日時 3月11日水曜日 9時30分~11時30分

    4月8日水曜日  9時30分~11時30分

会場 株式会社東京八重洲ホール

 

★セミナー内容★

◎10年後、あなたの仕事はある?ない?    

◎AI・IT化によっておこるチャンスとは?

◎生前対策業における確認すべきポイントとは?

◎選ばれている士業・専門家の

専門家のポジションニングの秘訣

◎手続き代行から生前対策コンサルに転換するには?

◎家族信託・生前対策コンサル業務

における商品設計のコツとは?

◎士業・専門家2.0とは?

~これからの士業・専門家の姿~

詳細・申込はコチラ