大阪市の「A´(エーダッシュ)ワーク創造館」様にて
半年に一度、すでに4回も継続開催して頂いている、
全国でここだけの3時間超充実版、
「仕事&生活の段取り上手を目指す!タイムマネジメント講座」
を実施してきました。
講座の詳細:http://www.adash.or.jp/856
「仕事&生活の段取り上手を目指す!タイムマネジメント講座」
【3時間の講座内容】
①現状把握・あなたの人生時間の使い道と欲望チェックシート
②時間管理(タイムマネジメント)が必要な背景と、その効果・ノウハウ
③一目でタスクの優先順位がわかるテクニック
「重要度と緊急度で優先順位を変えられる
TODOリスト」の作り方(ワーク)
④ウィークリースケジュールで自分の24時間を
可視化し、時間を意識して使うテクニック(ワーク)
⑤ワーク・ライフ・バランスコンサルタント槙本や
時間の専門家達が実践する、仕事や生活ですぐ使える時短のコツ集
⑥時間管理に関するQ&Aタイム(質問シートにご記入下さい)
土曜日の午前中3時間、有料でも仕事に役立つ事を学ぼうという、
大変前向きな30代~50代の皆様が集まって下さり、
とても活発な意見交換もある講座時間でした。
今回の時間管理についての質問シートから、
槙本の回答をシェアしますね。
【ご質問】ペンネーム・ナオミさん
①今日、明日、1週間位先のスケジュールを立てる事は出来るが
1か月先までのスケジュールを立てにくい。
②予定していたことが、差し込み案件によりズレ込む事が多い。
【槙本の回答】
①1か月先の予定は不確定で、動くかさないといけない事も多いと思います。
大事なのは、1ケ月先でもすでに決まっていることや、
恐らくその頃に入りそうな用事を絶対に忘れないようにすること。
オススメするのはスケジュール帳に不確定で記入しにくい物もふせんで書いて貼っておくこと。
(ネット上のスケジューラーなら、文字色を薄い物にして入力をしておく)
それらがすでにあることを把握した上で新規案件をどこで処理するか考えて入れて行くと
後から「詰め込みすぎて無理~!」という事態が減ると思います。
また、お客様との関係でお互いに遠慮して不確定なままな予定もある場合、
こちらの都合のいい時期を先に提案して確定してしまう、という方法も、
案外あちらにとっても確定して貰えて助かる、というケースがあります。
ワガママでもいいので、遠慮せずに提案してみて、OKなら盛大に感謝を伝え
さっさと確定事項を増やしていきましょう。
②1日のスケジュールの中で余白のクッションタイムを入れておき、
そこで不測の事態でおしてしまった仕事を処理するようにしてはどうでしょうか。
クッションタイムの確保の仕方でオススメなのは、
毎日昼休みの前の30分間と定時の寸前の30分間の2か所。
その日中に処理が必要な用事は、その30分+30分以外の時間で片が付くように
スケジューリングしておきます。
そうすると、差し込みの案件が突然来て予定がずれ込んでも、
クッションタイムが処理時間に当てられるので、
帰らないといけない時間になって焦らずに済むのではないでしょうか。
【ご質問】ペンネーム・なおこさん
①プライベートとなると、時間が区切れず
だらだらとなってしまうので改善したい。
②ついつい後回しにしてしまう。
【槙本の回答】
①だらだらタイムとシャキシャキ動く時間のメリハリをつけてみると、罪悪感が無くなるかも。
まず体が疲れているのであれば、「だらだらタイムを1時間」と決めてタイマーをかけ、
思う存分だらだらしてみる!(片付けとか一切しないで、思いっきりだらだらを実行!)
タイマーが鳴ったらだらだらタイムを終了して、
気になっていた片付けなどに着手してヨシ!とする。荒療治ですが、一度お試し下さい。
②後回しにしても死なない用事ならば、後回しにしてもいいと思います。
(その場合「もしかしてやらなくても済む事なのかも?」という可能性も考えてみて下さいね)
「これ、やっとかないと絶対ヤバイ!」という用事なら、
TODOリストに所要時間も書いておいて、最初に来た隙間時間に処理するようにする。
たっぷり時間があると、「後でもいいやー」って思いがちですが、
「今、この1時間空いてる時に処理しよう!」と思うと、案外人間は動けるものですよ。
【ご質問】ペンネーム・コロヤスさん
①やる気スイッチの入れ方
②集中力の出し方
③通勤時間の活用方法
④寝る前にすべきこと
【槙本の回答】
①と②は似ているので一緒に参考にして下さいね。
オススメは集中力の高い午前中に着手すること、ですが、
その前に「やる気が出ない」「集中出来ない」理由はなんでしょうかね?
もしかして整理が出来ていないとかだったら、先にすべきことを整備してから取り掛かる。
もしくは散らかった環境もグダグダになりやすいので、まずは環境を整える事も有効です。
また、私の場合は「人と一緒に作業する」ことで、サボれないようにしてきました。
カフェなど他人がいる空間でやる、というのもありです。
(年賀状の一言メッセージ書きを、モスバーガーに4時間カンヅメになってやった事もあります(笑))
人間は、人前だといいカッコしたいんですかね(笑)。
あとはタイムトライアル的に「今日の何時までに片づける!」とタイマーで計って、
目標よりも早く終えらることが出来ないか、挑戦してみるのもいい方法だと思います。
③(椅子には座れず、1時間ほどの通勤時間とのこと)
電車で座れたら、本を読むとか資格取得の勉強が出来ますが、
座れない場合は、耳だけ使う音声学習がオススメです。
無料のポッドキャストで学びたいテーマの授業を探して聴くのはどうでしょうか。
また私は自分の講演を録音しておき、帰りの電車などで
最低一回は聞き直して改善点を検証する、という作業をしています。
(この言い回しではなく、あの用語で言えば一発でわかって貰えたな、とか、
聴きやすい声のトーンはこっちのテンションだな、とかを日々反省する機会です)
例えばお客様との会議や部下との面談などを録音しておき、
あとで落ち着いて聞き直してブラッシュアップに繋げるのもとてもいいと思いますよ。
④スマホ見るのはホンマに止めておいて下さいね?
誘惑が多く、人間ごときに制御できるシロモノではありません!(笑)
寝る前の読書はよく推奨されていますが、
私は睡眠学習的に「覚えたい事・身に着けたい事」を
寝る前5分でもいいので紙で読むのをオススメしています。
これは睡眠学習的に、寝ている間に脳みそが反芻してくれそうだから。
尊敬する人の書籍で、その方が紡いだ言葉を
ぜひご自身の身体に覚え込ませてみて下さい。
きっと今後、ふとした瞬間にいい言葉を言える自分になれているかもしれませんよ?
【ご質問】ペンネーム・てるみさん
①どうしても予定をキツキツに詰め込んでしまい、疲れてしまう。
ゆとりの作り方を知りたい。
②昼ごはんを食べる時間を作るのが苦手。
(いつも電車で買った物を食べて済ませている)
ごはんの時間の確保の仕方。
③ついついダラダラしてしまう。切り上げ方法は?
④使える時間って少ない気がする。やりたいこととのバランスのとり方。
【槙本の回答】
①各予定にかかる時間の見積もりが甘いのかも。
自分を過信せず、移動時間や、
終わってもその場に残っていそうな時間も加味して計算しましょう。
疲れやすい認識があるのでしたら、予定の間に
自由に出来るクッションタイムをあえて組み込みましょう。
②予定を詰め込めるスキルがあるのですから、それを活かして
お昼ご飯に行きたいお店を予定の行き先と一緒に調べておき、
何時~何時はこのお店でランチをする、というスケジュールを組んでみては?
それが自分のリラックスできるゆとり時間にカウント出来るかもしれませんよ。
③ダラダラに関しては、お一人目のなおこさんと同じですのでコピペしておきますね。
だらだらタイムとシャキシャキ動く時間のメリハリをつけてみると、罪悪感が無くなるかも。
まずは体が疲れているのであれば、「だらだらタイムを1時間」と決めてタイマーをかけ、
思う存分だらだらしてみる!(片付けとか一切しないで、思いっきりだらだらを実行!)
タイマーが鳴ったらだらだらタイムを終了して、
気になっていた片付けなどに着手してヨシ!とする。一度お試し下さい。
④だらだらしているうちに、やりたい事をする時間がなくなってしまう、と言う事ですね?
やりたい事があるのでしたら、ちゃんと今日中にやることとしてリストアップしておき、
先に済ませてからしか、だらだらタイムを持たない!というルールにしてしまうのはどうでしょう?
また、やりたいことがすぐに着手できない状態なのも後回しにする要因なので
やりたい事を整理し、やるために必要な物も用意し、必要な時間も計算して、
その日のスケジュールを時間割のように書いておくのもオススメです。
集中力の高い午前中にやりたい事、やるべきことを済ませ、
夕方に「思いっきりだらだらタイム」を入れておくと
そのご褒美の為に頑張れるかもしれませんよ。
以上、皆様のお悩みに槙本が即答!の時間でした。
有料の講座にも関わらず、貴重なお休みの3時間を使って学びに来て頂き
ありがとうございました!
皆様のお仕事時間と人生時間の使い方が変化しますよう、
祈っています!!
以上、オフィスhint linkの槙本千里でした。
槙本千里総合WEBサイト:
http://makimotochisato.wixsite.com/hintlink