こんにちは。数あるブログの中からご訪問あり がとうございます。このブログは私の個人的感 想や経験なので1例として参考にしていただけ たら幸いです。*もし本ブログ内の内容や言葉を一部抜粋して使 用される場合は事前に必ず(コメント欄などに て)ご連絡いただきますようお願い申し上げま す。
学期期間は本当に忙しいです。講義と個人のお仕事と大学の業務が重なった日のボスは息つく暇もありません。15分でも休憩がある場合は一瞬でも落ち着いてもらえるようにお茶で一服のご提案をさせていただくようにしています。とにかく一瞬でもホッと力を抜くときがないと逆に大きな疲れがあとから襲ってくるものです。一息つく時間を作るのも秘書の仕事だと思っています。
他には普段から講義の資料の準備をお手伝いすることも一服時間を増やすことに役立っています。その日に思いついて急遽準備する資料は急ぎなのでボス自身が探してコピーなどされることが多いですが、普段ボスと相談して私が資料を色々準備しておくと、学期や年度のはじめにどういったコンセプトの講義内容にするかのヒントにもなります。
例えば、ボスが収集した資料（紙であったりデータであったり実物であったり）を私が整理するようにしています。使うために整理するという意味もありますが、整理した資料をヒントに講義科目を考えることもあります。忙しいと毎回同じ講義内容にしてしまいがちですが、資料が色々あると「今年はこの資料を使って〇〇とい科目でやってもいいかもしれませんね」と学期や年度初めにボスの新しい試みのモチベーションにもなるようです。
資料整理の仕方ですが、事務的にはスタンダードなやり方はあります。ファイリング方法やデータ整理など一般的な方法はあります。それをベースに、うちのボスの性格ややり方を考慮してボスが使いやすいように整理して保管保存します。
よく「上司の性格をよく知れ」とか「上司の好み知れ」と言われますが、私の場合それが資料の整理に生かされています。がむしゃらに「上司の性格や好みを知る」努力をするというより、そうすることで自分の秘書業務のなにに役に立つのか？を考えて知ろうとするほうが効率も良くなりますし実りのある結果を生み出すと思います。
※資料整理についてお問い合わせいただくことがあります。それについてはまたnoteなどをブログに貼り付けてそちらのリンクでご紹介させていただきたく存じます。