管理組合活動のための常設の事務所はありますか? | 廣田信子のブログ

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マンションコミュニティ研究会、MSC㈱代表廣田信子より
日々のマンション生活やお仕事に、また人生にちょっとプラスになるストーリーをお届けしています。
一人ひとりが自分らしく活躍しながら、力を合わせることで豊かに暮らす、新しいコミュニティ型社会を目指して・・・

こんにちは! 廣田信子です。

 

昨日伺ったマンションの「管理組合事務所」は、

ものすごく機能的で、しかも居心地のいい場所でした。

 

独自のアイデアと住民の力をうまく活かすことで、

しっかりした運営をしている

民間分譲の築40年の大型団地です。

 

管理事務所は、どのマンションにもあり、

管理会社の管理員の方等が詰めていて、

受け付けや事務処理に当たっていますが、

 

それとは別に、

管理組合運営の執務のための事務所があるのです。

 

管理事務所の中で、

理事長が、管理員さんと隣り合って仕事をしていたり、

一部を仕切って、

理事の居場所をつくっているのはよく見ますが、

 

管理会社が委託管理業務をこなす部屋とは別に

管理組合運営のための

独立した執務室を持っているところはあまり見ません。

 

管理事務所の隣にあるその部屋は、

数人のスタッフが常駐し、会員が集まることも多い

NPOの事務所のようです。

 

まず、事務所としての機能がしっかりしています。

数台のパソコンがあり、

事務所仕様の大型プリンターやシュレッダーも

備え付けられています。

 

そして、

すべての壁面には、しっかりした書庫が並び、

竣工図面や管理組合の過去の記録が

きれいにファイリングされて見やすく保管されています。

資料の保管庫としての機能も整っているのです。

 

さらに、

真ん中には10人ほどが囲める

打ち合わせ用のテーブルとイスがあります。

 

そこは、何だか和めるスペースで、

お茶を飲みながらコミュニケーションするのに、

最適な空間です。

 

奥には、もちろんキッチンもあります。

 

このマンションでは、

多くの方が、理事や専門委員だけでなく、

小修繕や植栽のメンテナンスの協力スタッフとして、

参加しています。

 

たくさんの方に動いて頂くには、

その拠点となる場所が必要で、

それが、この管理組合事務所になります。

 

大手の管理会社に管理委託をしていて、24時間警備で、

常に管理事務所には人がいますが、

 

それとは別に

管理組合として常設の事務所を持っているということは、

自立した管理組合運営にものすごくプラスだと思いました。

 

管理事務所と管理組合事務所は、

隣り合っていて行き来ができますから、

何かあったら連携して対応に当たれます。

 

ここでは、

建物や設備をしっかり維持管理するのは、

管理組合の仕事であるという信念のもと、

 

管理会社に任せ切りにしないで、

どんな小さな不具合でも、管理組合がすぐ対応し、

決して課題を積み残さないしくみをつくっています。

 

また、

建物の維持管理に関しては、

大規模修繕工事のときにまとめてやろうというのが、

無駄な工事やコストアップにつながるということで、

 

ちょっとした汚れや錆を放置しないで、

すぐに自分たちでメンテナンスしているので、

建物が常にいい状態に保たれているのが、

このマンションの特徴です。

 

そういうことができる秘訣が、

この管理組合事務所の

機能的で居心地がいい空間にあるような気がしました。

 

定年退職後、時間に余裕ができた人にとって、

この事務所が、居心地いい「居場所」になるのです。

 

ですから、人材が集まるのです。

 

わざわざ時間を決めて集まらなくても、

ここに寄ったときに、

そこにいる人と自然に会話ができますから、

 

一人暮らしの人にとっては、

それは、重要な外とつながる機会になります。

 

また、ご夫婦で暮らしていても、

定年退職後、夫が家にいる時間が多過ぎると、

奥さんにとっては、ストレスになるようで、

 

「管理組合事務所」という出かける場があり、

そこに自分が役立てる「仕事」があるということは、

家庭円満のためにも役立っている…と。

 

で、ここでは役員報酬も作業をしてくれる方への報酬も、

支払っています。

 

金額は低めでも、

みんなで一杯やるための経費にするには十分なので、

仕事の後のコミュニケーション用に、

キッチンの冷蔵庫には、ビールも入っています。

 

で、忘れてはならないのが、

事務所としての機能もすばらしいということです。

 

今回も、

私のその場のリクエストに応えて、

瞬時にいろいろな記録を、

紙ベースでも、パソコン内のデータからも

引き出していただきました。

 

過去の記録が、

いつでも引き出せる状態になっている事務所は、

機能としても一流だと思います。

 

考えてみたら

理事等が会議時以外に仕事をする

拠点となる事務所がないというのは変ですよね。

 

管理会社に貸与されている管理事務所の隅で、

理事さんたちが打ち合わせをしている光景を見ますが、

それじゃあ、自立した運営は難しいですよね。

 

管理会社には聞かせたくない話をする場がなくて、

苦労しているという話はよく聞きます。

 

民間分譲で系列の管理会社が管理をする予定だったのに、

管理組合運営のための部屋をつくったのは、

中々の設計だと思いました。

 

いやいや、

管理組合事務所なんてなくも、

資料はすべてデータとしてネット上で保管し、

それぞれの理事のパソコンからアクセスできればいいし、

 

コミュニケーションは、

ネット上のチャットですればいい…

 

と思う若い世代もいるかもしれません。

 

でも、

少し時間の余裕ができたリタイア後の方に

気持ちよく管理組合運営に参加して頂くためには、

 

いつでも行ける居心地がいい

リアルの「場」があることは、

重要なことなのです。

 

常設の独立した管理組合事務所があるって、

 

管理組合が自立して活動するために

とても重要なことなのでは…と

感じさせられました。

 

 

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