特許明細書作成の効率化 ~ワードマクロ編その1~ | 働く母 2男児育てながらの「自由時間!」

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7歳&3歳の2男児を子育て中の働く母です。
読書、マラソン、知財、育児を中心に、日常を綴ります。


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最近ちょっと余裕が出てきたので、今まで薄々感じていた
「この作業、無駄が多いが、今は忙しくてどうにもできない・・・ガクリ
の改善に取り組み始めました。

今日は、手始めに、一瞬と思っている時間も、「塵も積もれば山となる」という話。
Word2007以降に導入された「クイックアクセスツールバー」の活用法です。

この部分を「クイックアクセスツールバー」というらしいです。


このクイックアクセスツールバー、実はマクロも追加できるそうなんです!
(え?ひょっとして、常識だった・・・?


特許明細書を書いていると、「段落番号」を連番にするマクロをよく使います。
(墨付きカッコで記載された4桁の段落番号(【0001】)を連番にするもの。
インターネットで、多くの方が提供されており、簡単に入手できます。)

今まで、このマクロの実行は、主に「キーボードで操作」していました。
作業1:「Alt」+「F8」でマクロウィンドウ開く
作業2:マクロ選択(設定しているマクロの数(配置)によっては不要)
作業3:実行

キーボード操作の場合、実際の作業数は2~3。
これを、今回見つけた時短ワザ↓を使うと、
クイックアクセスツールバーのマクロボタンを「ポチッ」とするだけでマクロが実行されるので、
作業数1になります。

クイックアクセスツールバーにマクロを追加する(Word2007以降)


これだと、短縮される作業は、たったの手順1つか、2つなのですが・・・(笑)
でも、実際にやってみたら、けっこう楽になったと実感。
段落マクロの使用頻度を考えると、意外とバカにできなかったです。
(その後、さらに効率化しましたが、それは別記事にてご紹介予定。)


というわけで、上記ブログの筆者が提唱する
「2 秒×1000 回=30 分」という考えにも、納得したのでした。
~ キーワードは、「2 秒×1000 回=30 分」。
つまり、「2秒程度の作業を自動化する簡単な Word マクロであっても、
それを何度も繰り返し使えば大きな成果に結びつく」という考え方 ~

↑日本翻訳ジャーナルNo.259 2012年5月/6月号より


「塵も積もれば山となる」ですね。
ボスに暇だと気づかれないうちに(?)、
じゃんじゃん効率化しておきたいなー、と思っていますきゃ



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