3月末の棚卸のポイント①(コントロールシート) | 体脂肪率4.4%の公認会計士 國村 年のブログ

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★★★2013年2月8日、中央経済社より『誰も教えてくれなかった実地棚卸の実務Q&A 』を出版しました。★★★




皆さんは、棚卸に携わったことがありますか?

 3月決算の会社が多いと思いますので、今週は、3月末に行われるであろう棚卸のポイントについて書きたいと思います。

 棚卸とは、棚卸資産の数量を把握する作業のことです。

 基本的なことについては、以前、『棚卸のことがよく分からない担当者のための棚卸の基礎知識 』で書いていますので、今回は具体的にひな型などをご紹介しようと思います。

 予定としましては、以下のとおりです。

   ①コントロールシート

   ②棚卸原票

   ③カウント

   ④棚卸集計表

   ⑤差異分析

 初回の今日は、①のコントロールシートについてです。

 

 棚卸当日の一般的な流れは、以下のようになります。

棚卸の説明

  ↓

棚卸原票を配布し、コントロールシートに配布枚数などを記載

  ↓

カウントを行い、棚卸原票に記載

  ↓

棚卸原票を回収し、棚卸集計表により集計を行い在庫数量を入力

  ↓

棚卸原票の回収枚数などをコントロールシートで確認

  ↓

帳簿上の在庫の数量と実際の在庫の数量を比較し、差異分析を実施し、

再カウントを行うなどして最終的な在庫の数量を確定

  ↓

棚などに残った棚卸原票の回収



このような流れの中で、棚卸原票(タグともいう。)などのコントロールを行うのがコントロールシートであり、それを、タグコンと呼んだりします。

特に書式に決まりはないので、会社ごとに何を記載するかは当然異なりますが、例えば、以下のようなものを記載します。

1.実施日

2.実施場所

3.エリア

4.担当者(1次カウント・2次カウント)

5.配布した棚卸原票No.及び枚数

6.回収した棚卸原票(使用分)の枚数

7.回収した棚卸原票(白紙分)の枚数及びNo.

8.回収した棚卸原票(書損分)の枚数及びNo.

9.回収した棚卸原票の枚数

10.チェック欄

 コントロールシートには、大きく分けて以下の2つの目的があります。

A エリアごとに担当者が適切に割り当てられていてカウント漏れがないか確かめる。

B カウントを行い棚卸原票に記載したものがきちんと実際の在庫の数量に反映されることを確かめる。

Aについては、事前に、棚番などを記載したレイアウト図を作成するなどして、そこに漏れなく担当者を割り振って、カウント漏れのエリアがないかどうかを確かめることになります。

もちろん、レイアウト図に載っているところ以外に在庫が置かれているケースも場合によってはありますので、そのような場合の対応も事前に決めておくことが必要です。

Bついては、例えば、棚卸対象外のものをカウントしてしまったような間違えた場合(いわゆる書き損じ)や、まったく記入していない白紙の棚卸原票を捨ててしまうと、カウントしたものを紛失したかどうかとの区別がつかないことになってしまいます。

カウントして記入した棚卸原票を紛失してしまいカウント漏れが生じることになったり、書き損じたものを正として取り扱ってしまい二重カウントすることなどを防ぎ、また、後ほどコントロールの働かないところで追加で記入するという不正を行うことなどを防ぐためです。

このために、棚卸原票には連番をふり、書き損じた場合には、棚卸原票に大きく×印を書くようにします。

参考までに、ひな型は以下のとおりです。


実施日  
実施場所  













エリア 担当者 配布 回収 チェック
1次
カウント
2次
カウント
No. 枚数 使用 白紙 書損 合計
枚数 枚数/No. 枚数/No. 枚数
                   
合計                  



 コントロールシートについて、イメージは湧きましたか?

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