第2領域優先で時間管理を加速する | 従業員教育応援ブログ

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「従業員教育が企業とビジネスパーソンを強くする!」

をモットーに、ビジネスマナーや接遇マナー

ビジネスメール、文書の書き方などの

ビジネススキルをお伝えしています。

 

目の前にいない相手に、声だけで印象良く伝えるためには、

電話でどんな対応をすればよいでしょうか?

 

患者様に選ばれる病院が気を付けたい接遇マナーとは、

どんなことでしょうか?

 

従業員の方に必要な研修を一緒に考えお伝えしています。

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こんにちは。オフィスチャーリの花井です。

 

先日stand.fmで、時間管理についてお話をしました。

 

それは、業務を4つに分類することで、

仕事の効率を上げるという、

スティーブン・R・コヴィーの

著作である『7つの習慣』の

第3の習慣のことです。

 

「重要な仕事」「緊急な仕事」か、

この2つの軸で考えることで、

どの仕事を優先するかということを

整理していきましょうということなんです。

 

当然、重要で緊急の仕事は優先すべきことですよね。

これを『第1領域』と呼んでいます。

 

『第2領域』は、重要だけれども急ぎではない仕事。

期限が決まっていないとか、

資格やスキルアップのための勉強。

これなんかは、とっても大切だけれども

急ぎではないですよね。

 

『第3領域』は重要ではないけれども急ぎの仕事。

いきなり振られた上司からの仕事とか

(これは重要な場合もありますね)

 

そして『第4領域』は、急ぎでも重要でもない仕事。

 

実はこの話、受講者の方にもお話をするのですが、

私にとっても課題の1つなんです。

 

開催日が決まっている研修のテキストや資料を作成すること。

期限が決まっている研修案を作成すること。

 

これらは急ぎでもあるし重要でもあります。

なので、私にとっては『第1領域』の仕事です。

 

問題は『第2領域』なんです。

 

「こういう研修を皆さんに提供したいな」と思い立ち、

資料を読み、案を作成し、媒体を使って広告する。

 

これに関わることというのは急ぎではありません。

期限も決まっていません。

しかし私にとってはとても大切な仕事です。

 

でも・・・

どうしても目の前の第1領域の仕事に集中してしまい、

またその第1領域の仕事に時間を奪われてしまい、

なかなかこの第2領域の時間が作れないのです。

 

そこで「これではいけない!」 とやり始めたのが、

“第2領域の優先”です。

 

私たちはどうしても、

期限のある重要な仕事を優先してしまいがちですが、

ここは気持ちをぐっと抑えて、

第2領域の仕事から手をつけ始めます。

 

例えば1日の中で、

午前中はこの第2領域中心に仕事を進めます。

 

資料の本を読むのも午前中、

研修の案を練るのも午前中、

前日行った研修のレポートを作成するのも午前中、

このようなSNSの下書き文書を作るのも午前中。

 

そして昼食後、

ここからが第1領域です。

 

だらだら仕事をするわけにはいきません。

今日は何時まで仕事というのが決まっているわけですよね。

 

当然、作業速度も早まります。

「ちょっと休憩」「気分転換」 なんて、

スマホやSNSのチェック時間はありません。

 

私もまだまだ完璧ではありませんが、

いつも「 あー時間がない!」とお悩みの皆さん、

一度、試してみてください。

 

慣れてくればきっと、

自分にピッタリの時間管理ができるようになりますよ。

 

もちろん私も頑張ります!!

 

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