メールは相手との距離感に気を付ける | 従業員教育応援ブログ

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「従業員教育が企業とビジネスパーソンを強くする!」
をモットーに、ビジネスマナーや接遇マナー
ビジネスメール、文書の書き方などの
ビジネススキルをお伝えしています。

目の前にいない相手に、声だけで印象良く伝えるためには、
電話でどんな対応をすればよいでしょうか?

患者様に選ばれる病院が気を付けたい接遇マナーとは、
どんなことでしょうか?

従業員の方に必要な研修を一緒に考えお伝えしています。
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こんにちは。オフィスチャーリの花井です。

気が付けばもう6月ですね。
今年も半分が過ぎようとしています。

年頭に“やるぞ!”と決めたことは、
ちゃんとやっていますか?

あと半年なんてすぐですから、
まだ手を付けていないことがあったら、
取り掛かりましょうね。


さて4月に入社した新人さんも、
入社から2ヶ月たって、
会社に、新しい環境に、慣れてきたころだと思います。

4月は「挨拶の仕方」「言葉づかい」など、
ビジネスマナーの研修が主だったのですが、
ここのところ「ビジネスメール」の研修が増えてきました。

入社したてのころは、上司宛の社内メールが主でしたが、
そろそろ取引先やお客様宛に、
メールをする機会が増えてくるからだと思われます。


そんな中、先日受講者からこんな質問を受けました。

「何回で“Re:”を消すのが正しいのでしょうか?」

相手とメールのやり取りをするとき、
同じ話題が続く場合は件名を変更せずに、
そのまま返信を行います。

返信をすると件名の前に『Re:』という文字が付きます。

件名をそのままに何度もやり取りを繰り返すと、
この“Re:”が何個もついてしまいます。

何個もついたときに、

「邪魔だな」「うっとうしいな」「見づらいな」

と感じるのであれば、
一つ残して後のRe:を消せばよいのです。

しかし、先ほどの受講者はこの話をした後で、

「何個までならそのままにしておき、
何個以上だったら消すべきですか?」

と質問をされたのです。

これって正直言って“お好きなように”です。

自分は何個ぐらいついていると「うっとうしい」と感じるか?

相手は何個ぐらいで「うっとうしい」と感じるだろうか?
人によって感じ方は様々です。

「何個以上は消しましょう」という決め事はありません。

それよりも何度も同じ用件で、
メールを往復しないと答えが出ない効率の悪さが気になります。


また、相手の宛名を書くときも、

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○○商事株式会社
総務部 部長
○○△子様
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のように、相手の会社名、所属先、役職、お名前を書くのが
一般的ではありますが、
相手とのメールのやり取りの頻度や関係性によっては、

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○○商事株式会社
○○様
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のように簡潔に書いても構いません。

しかしこれも、

「何回ぐらいのやり取りで簡潔に書いてもいいのですか?」

と聞かれることがあります。

当然先ほどと同じように“何回で”と決まっている物ではありません。


丁寧に、丁寧に・・・というのが求められる相手なら、
所属先や役職などきちんと書くほうが良いでしょう。

また、つい先ほどメールしたのに別件で・・・
というのであれば、さすがにここまできちんと書く必要はないでしょう。


「何個まで」とか「何回で」と決めつけるのではなく、
相手との関係性や状況によって、
臨機応変に対応できるようにしましょう。

若手の皆さんには、そんな臨機応変な対応力を
身につけてほしいと思います。

 

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