課題、問題、リスクを区別できていますか? | プロジェクトマネジメントの現場

課題、問題、リスクを区別できていますか?

プロジェクト管理上の重要なタスクとして「課題管理」がありますが、きちんと「課題」を捉えて管理されているケースは少ないと感じています。


・「課題」と「問題」を区別できていない。

・「課題」と「リスク」を区別できていない。

・「課題」と「ToDo」or「備忘録」を区別できていない。

・「課題」の粒度が適切ではない。


課題を管理する人間が上記について明確な基準を示すことができなければ、課題管理表は形骸化してしまうでしょう。

私も今回のプロジェクトで14の開発チームからエスカレーションされる課題を確認していましたが、チーム毎に課題の解釈にばらつきがあり、管理に苦労しました。


課題管理に苦労されている方は、一個人の見解としてご参考頂ければと思います。


まず押さえて置きたいのは、上記のいずれも何らかの目的があり、その目的の達成に対して阻害する「何か」に対するアクションのレベルが異なるということです。「目的」ない所に上記のいずれも存在し得ないということです。


「問題」とは目的を阻害するような「現象」、「事象」を表します。例えば「プロジェクトが遅延している」というのは問題と捉えることができます。

「課題」とは「問題」に対して原因の所在を分析した結果です。プロジェクト遅延の原因があるタスクに対するリソース不足であると分析できた瞬間に「課題」に変わります。

「課題」に対して、解決策が導き出され、解決策に対して誰がいつまでに何をやるのかを決めたものが「ToDo」にあたります。


「課題」は「問題」に対して解決策を効率的に導き出すためのツールであり、何を課題と捉えるかで解決の方向性が大きく異なります。「問題」に対しては、別途問題を管理するためのツールを用意するべきです。

また、「課題」の粒度が大きすぎると解決策も漠然としたものになってしまいます。「課題」の粒度が大きいということは、「問題」に対する原因の分析が甘いということです。粒度の大きい「課題」に対しては、「問題」に立ち返り、「So Why」を再度繰り返すよう、指示を出すべきです。


また、「リスク」とは現時点で顕在化していないものの、ある確度で将来課題になりうる事象を指します。あくまで不確定な事象であり、且つ対応策を事前に取っておかないとプロジェクト運営上大きな課題になるものを洗い出します。リスク管理も課題管理とは別のプロセスで実施するべきものです。


良くあるケースとして、顧客から指摘された問題点をそのまま課題管理表に記載することがあります。が、課題管理表への記載は「それが本当に課題なのか」を分析した上で、顧客の承認を経て「課題」に昇格させるというプロセスを踏むことが正しい管理の仕方です。


それは本当に「課題」ですか?なぜ「課題」と思ったのですか?


プロジェクトマネージャの方々はエスカレーションされる課題に対してまず問いかけて見て下さい。