黒澤公人のドキュメンテーションシステムの100年(1960年-2060年)

一次情報ダイレクトアクセス時代のドキュメンテーションシステム


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自動化書庫に、本が入っているかぎり、マジックボックスであるが、一端、図書が、自動化書庫の外に出て行ってしまった場合は、もう、自動化書庫の管理外になってしまう。可能な限り、自動化書庫に戻すべきだが、なかなか、そうはいかないのが、この世の仕組みだ。

 

ICU図書館の場合は、1日に出庫される本は、100冊から150冊程度。しかしながら、出庫中図書は、常時2000冊から3000冊になる。そのほとんどは、貸出処理されたものだ。

貸出処理されたものは、問題ないのだが、問題は、貸出手続きをしないで、長期間戻ってこない本の管理がいささか大変。

ICU図書館の場合は、基本的な考え方が、全面開架制度的なので、自動化書庫からの出庫指示した人も特定しない。また、出庫された図書も、ミニ書架というべきところに置いておくだけなので、誰が、取っていったのか、取りこないのかも、別にチェックしない。誰かが、間違えてもっていく可能性もないわけではないが、実際、そのようなケースはない。問題なのは、目録データと、背表紙の表記が異なっていたりすると、自分が出庫指示を出した本が、どれなのか、わからないというケースが、時々ある。いろいろ探していると、ミニ書架にちゃんと出ているというケースが時々ある。

翌朝、出庫されたが、使われなかった本があるが、それは、そのまま、自動化書庫に戻してしまう。

返却された図書の中に、自動化書庫に戻すべき本があるので、それも、翌朝、一緒に、自動化書に戻す。

そのようなサイクルで、図書を戻していても、どうも、戻るべき図書が、行方不明になってしまうことがある。通常は、開架書架に間違って戻されてしまうケースだ。

時々、チェックする。それでも、みつからないでいると、蔵書点検のとき、ようやく見つかるケースがある。

蔵書点検であるべき所在が、自動化書庫なのに、開架書架にあれば、所在不一致ということで、本が見つかるわけだ。

 

さて、自動化書庫をマジックボックスにするためには、この出庫された図書の所在を管理する必要がある。1日10冊程度なら、簡単だが、100冊、200冊、300冊となると、それなりの管理が必要になるが、むやみに、人手やシステムを複雑化してもたいへんなことになる。省力化にならなくなってしまう。

 

と、いって、放置すると、行方不明本か多くなってしまうことになる。

 

OPACで出庫指示をしたい時に、出庫中図書が、どのような状態なのか、簡単に知る方法が必要である。

貸出中なら、返却されるまで、出庫中となるが、利用者にも、その情報がわかれば、返却されるまで、待てばいい。

問題は、貸出中でもないのに、出庫中の本だ。

1分前に出庫されたものかもしれないし、1週間前に出庫されたものなのかもしれない。

1年前に出庫されて、そのまま、行方不明になっているものかもしれない。

 

長期行方不明本は、定期的にチェックして、行方不明本であることを明示しておく必要がある。

ICUの場合は、Missingさんに貸出をしておく。みつかったら、返却して、自動化書庫にもどせば、出庫可能になる。

 

どうも、蔵書点検や長期不在傾向は、図書館員がかなりあやしい。机の上やブックトラックの上においておくケースが多い。ICUの場合は、中央集中制度なので、先生方は、必要な本を貸出して利用するようになっているので、研究室に持っていく本も、貸出手続きをする。さもないと、出口で、警報がなってしまうので、そうするしかない。

 

図書館から外に持ち出そうとする場合は、貸出手続き等の処理ができないと、図書は行方不明になってしまうので、せっかくの自動化書庫のマジックボックス効果は半減してしまう。

そして、定期的に、長期行方不明本がないか、チェックして、OPACの出庫中というのは、館内利用などの短期利用の本であることがわかるようにしておくことが大切である。

 

行方不明本は、行方不明であることがわかるようにしておけば、残った出庫中は、数日中に入庫される可能性のある本であることがわかる。

 

そのためには、図書館システム上で、貸出になっていない出庫中図書をチェックしている必要がある。

 

 

 

 

 

 

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