エクセル連携 | カテナスのブログ

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 カテナスのエクセル連携は、エクセル表示ではない。何が違うのか、少し詳しく説明したい。
 会議室の会議予定一覧表示や、ホテルの宴席一覧表示は、従来は黒板などに手書きしたり、特殊なプリンターで印字した大判の紙をボードに貼り会わせたりしていた。さすがにこれでは効率が悪いというので、これをデジタル化したいという要望があり、最近ではスケジュールをエクセルで管理して、ディスプレイに予定一覧を表示することが珍しくない。
 その場合に一般に行われるのがエクセル表示である。すなわち、表示用にフォーマットされたエクセルのテンプレートに、宴席名や宴席の開催時間などの必要事項を入力してサーバーにアップロード。サーバー側でこのエクセル表の該当範囲を画像化して配信。ディスプレイ側でその画像を受け取って表示するのである。これによって、それまで手作業でやっていた業務が大幅に楽になることは間違いない。
 しかし、その仕組み上、エクセル表示にはいくつかの問題点がある。

  • 配信されるものが画像なので、拡大すると文字にジャギーが発生する。
  • 表示が画像なので一日中同じ内容が表示されることが多い。したがって、その日の予定が全て終わった後でも、予定としてそのまま表示される。
  • 表示内容を訂正するには、エクセル表のデータを編集し直して、再度サーバーにアップロードする手間が必要になる。宴席などの場合、会場に早めに到着した幹事から誤字などの訂正の要望が出されることが少なくないのだが、そのような要求に迅速かつ柔軟に対応することが難しいのである。

 一方で、エクセル連携では、エクセル表の一部あるいは全部をそのまま画像化して表示するわけではない。STB側のプレーヤーソフトが、ローカルあるいはネットワーク上にあるエクセル表を参照してデータを抽出し、並べ替え、加工して表示することができる。したがって、最終的な表示に関係なく、エクセル表に自由にデータを記入することができる。例えば、翌日以降のデータが入力してあっても、当日分だけを抽出して表示することができる。あるいは、備考等の余分なデータ項目があっても、それらが表示されることはない。プレーヤー側でデータを処理して表示するわけだから、当然文字をどれだけ拡大してもジャギーが発生することはない。
 また、エクセル表から読み取ったデータをいろいろなスタイルで表示することも可能である。下の表示例は、いずれも同じエクセル表のデータの同じデータ項目を表示しているのであるが、見た目は全く異なっている。特に、右側の表示では区切り線も画像になっているので、一見したところではエクセル表のデータを表示しているようには見えないだろう。


 データの内容によって、文字色や背景色を変更することもできるし、データに応じて、それぞれのデータに対応した画像を表示することも可能である。エクセルの元データに対して、四則演算や文字列演算してその結果を表示することなども自由自在である。下の例では、日付のデータに基づいて、曜日を計算し、曜日によって背景の色を変えて表示している。


 エクセル連携では、エクセル表からデータを動的に抽出して表示することができるので、当日の会議や宴席で終了予定時刻を経過したものは表示しないという設定も可能になる。その場合時間の経過とともに画面に表示される会議などの数は少なくなっていく。そこで、ある程度より表示数が少ない場合には、予定表示の他に、プロモーション画像などを表示することさえもできる。


 さらに、エクセル連携には特別なサーバーを必要としないというのも大きな特徴である。したがて、ネットワークにつながったフォルダの中にあるエクセル表のデータを単純に書き換えて、上書き保存するだけで更新作業を完了することが可能である。変更結果はディスプレイの表示に即座に反映される。
 ところで、会議施設やホテルなどでは、施設予約システムが導入されているところが少なくない。そのような業務システムでは、入力されたデータを印刷して確認する目的で、あるいは入力されているデータをバックアップする目的で、データをcsvファイルに出力する機能が備わっていることが一般的である。そのような場合には、表示のもとになるエクセルデータをわざわざ手入力する必要はない。施設予約システムから出力されるcsvファイルをそのまま利用して、自動的に予定一覧を表示するのである。元のシステムへの入力が正確であれば、転記ミスも防げるというものである。このとき、エクセル連携ではデータファイルから必要なデータ項目のみを抽出・加工して表示できるので、サイネージに表示するためだけに業務システムの側に特別なカスタマイズを施す必要のないことを付記しておこう。
 ちなみに、エクセル連携は、当然のことながら、会議や宴席の予定表示にのみ利用されるものではない。大学の休講・補講の情報表示、社員のプロフィール表示、ゴルフのハンディ一覧表示、病院の担当医表示、病院の待合番号呼び出し、などにも応用されている。

 

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