Question; 
 規則なので、誰に対しても説明内容は同じになるのですが、それを伝えた時、たまに感情的になる人がいるので困ります。
 
Answer;
 それは、あなたがネガティブ(消極的)な対応をしているからだと思います。つまり「それは規則なので、できない」という「結論ありき」の対応です。

 相手は「無理だろうな」と思いながらも、納得がいかないので、自分の言い分を聞いて欲しい、分かって欲しいということで発言している可能性があります。

 その時、即座に「規則ですからできません」と拒否されたら、素直に「そうですか」と納得できますか? 

 拒否するのは簡単です。なぜなら、そう言えばその後、何も考えなくて済むから、楽だからです。

 そのような「できない」というネガティブな言葉は、相手を落胆させたり、悲観させたり、失望させたりして気持ちを後ろ向きにさせます。

 相手のタイプによっては、それでは納得できずに怒り狂う人もいるでしょう。つまり、あなたと相手は「敵対関係」になっているからです。

 一方、アクティブ(積極的)な対応では「どうしたら、できるようになるのか?」または「こうすれば、できるのでは?」という思考や「こういうことはできませんか?それなら、できるかもしれません」という問い掛けです。

 この場合は、相手に寄り添い、互いに知恵を出し合って、何か解決の糸口を探す姿勢です。つまり、あなたと相手は「パートナー」になっています。

 そのような「こうすれば、~~できるかも?」というアクティブな言葉は、相手に希望を持たせたり、奮い立たせたり、可能性を開いたりして、気持ちを前向きにさせます。

 もちろん、必ずしも解決策が出せない場合も多くあると思います。しかし、まずは、相手の発言を傾聴し、相談する姿勢であれば、相手は、即座に拒否するより、納得してくれる可能性が高くなると思います。

 今後は何事に対しても「どうすれば、~~できるようになるか?」という思考にチェンジしてください。きっと何か変化が起きますよ。