テレワークの導入や活用を阻害している
大きな理由の1つに、
紙とハンコが必要な仕事の存在があります。
日経新聞社が3月下旬から4月上旬にかけて行った、
リモートワークで感じている課題に関する調査によると、
大企業の56%、中小企業の46%が「
押印等紙を前提とした業務があるので出社せざるをえない」
と考えているのです。
紙とハンコから完全に解放されるには、
2つの視点から検討が必要です。
(1)社内のルールに基づいて押印されており、
会社で決めれば押印を廃止できるもの
(2)法律によって署名押印及び他の方法が定められているもの
(1)については社内の決め事ですから、
例えばワークフローのシステムを導入することによって、
どこにいても紙資料への押印に代えて、
電子決済をすることが可能です。
一方、(2)については、
電子化に際して法律の要件を満たさなければなりません。
請求書や領収書、契約書、取締役会議事録等を
電子的に作成し、データとして保管しておくには、
法律に定められた手続きに沿って処理を行う必要があります。
様々なサービス(有料)がありますが、
ある程度の件数(枚数)がある会社は、
電子化サービスを利用する方が、
コスト的（時間、手間コスト）にも安くつきます。
(1)の社内ルールに関することだけでも実行すると、
紙とハンコからの解放は相当部分進むでしょう。
外部から送られてくる上書類で保管が必要なものは、
PDF化しておけばいつでもどこからでも見ることができます。
もちろん検索ができるような工夫をしておく事は必要ですが。
お付き合いいただいているあるITサービス会社は、
比較的小規模なのですが、どうしても紙を希望するお客様以外は、
請求書、領収書、契約書などの電子化を進め、
実にチューブファイル120冊分の書類を削減したそうです。
この機会に、これまで当たり前にやってきた
押印、紙書類の発行について見直しをしてみませんか。
押印を必要としているものをリストアップし、眺めてみましょう。
そして、それらにかかっている時間を計算し、
金額換算してみましょう。
驚く数字が出るのではないでしょうか。
きっと対処の仕方のヒントが浮かんでくることでしょう。
お読みいただき、ありがとうございました。
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