コミュニケーション大事！
ISO規格要求事項7.4／7.5項の具体的構築事例
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目次
ａ）コミュニケーション
ｂ）外部コミュニケーション
ｃ）内部コミュニケーション
ｄ）文書化した情報の管理
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ａ）コミュニケーション
コミュニケーションは、伝達する、情報を交換するなど双方向の情報の伝達のことをです。
次のことを決めます。
１）コミュニケーションの目的は何か
２）コミュニケーションを行うタイミングはいつか
３）誰とコミュニケーションをとりのか
４）そのような方法でコミュニケーションをとるのか
５）誰がコミュニケーションをとるのか
裏を返せば、コミュニケーションを行った記録を１）から５）が
わかるように残してくださいね！ということです。
図は打合せ簿の事例です。
ｂ）外部コミュニケーション
外部コミュニケーションは、利害関係者に十分な情報が伝達され、
利用できるようにすることです。
次の利害関係者とのコミュニケーション方法を決めます。
１）外部提供者(業者)や契約者
外部提供者に仕様などの私たちからの要求事項を明確にします。
仕様書や、契約書など取引内容によって色々な形式があるかと思います。
２）顧客、消費者
お客様やエンドユーザーには私たちの製品の仕様を明確に示さないといけません。
規格書や取り扱い上の注意事項、法的に決められた表示内容など
これもどこまで公表するかは、取扱い製品によって形式は様々です。
最近はWEB上から確認あるいはダウンロード出来るようにしている組織も多いです。
３）法令・規制当局
組織によっては定期的に法令・規制当局とコミュニケーションをとらないと
組織に大きな損失を引き起こす事態に陥ることがあります。
マネジメントシステムの一番上位に来るのは法律です。
４）消費者団体、業界団体など
あらゆる外部団体から幅広い情報を受けて、経営を行わない場合があります。
図は、標準商品規格書（ＳＳＳＰ/2014）は平成26年度の農林水産省補助事業『標準商品規格書とそのガイドラインの検討会』で定めた酒類・加工食品業界の標準フォーマットです。
ｃ）内部コミュニケーション
組織内のコミュニケーションは、とても奥が深く、重要な課題です。
コミュニケーションの良い集団は、あらゆる問題を自己解決する力を持っています。
そのような組織作りを意識して構築してください。
コミュニケーションツールを検討することも一つの方法です。
図は業務を変更したら、必ず報告する仕組みの一例です。
ｄ）文書化した情報の管理
文書管理方法は組織によって千差万別と言って良いと思います。
パソコンや携帯の普及で、多くの人々は電子媒体に対する
アレルギーはなくなってきています。つまり手書きが少なくなっています。
まず、管理すべき文書は何か、ある一定期間
残しておかなければいけない文書は何かをまとめてみましょう。
図は、文書管理一覧表です。
検索方法や保管場所、保管期間を含めて、
私たちが必要とする文書の情報がまとめられています。
サーバーあるいは文書管理用専用パソコンにて文書は管理すると
非常に簡単に最新版管理ができるだけでなく
機密性、完全性及び可用性（かようせい）といった
情報セキュリティも管理しやすいかと思います。
ちなみに機密性は情報漏洩（じょうほうろうえい）の防止
完全性は間違って重要文書が改ざんされない
可用性は使いやすさです。
文書管理は重要なことではありますが、
あまりこれに業務を奪われないようにシステムを構築しましょう。
ISO規格要求事項の解説を行ったYouTubeやe-ラーニングを用意していますので、次のホームページを参照してください。
また、ここで使用しました文書類は、ISO.netのホームページまたはベクターでダウンロードできます。無料文書、有料文書が豊富に掲載されていますので、ご利用ください。
