法人の設立において、事業経営を開始しようとする外国人の方の実印を押印する書類が数種類あります。
日本に中長期滞在する在留資格を持っている方は、在留カード(特別永住者以外)が発行され、居住地の市区町村で住民登録がされていますので、自らの使用する印鑑を登録すると、いわゆる実印として使用でき、印鑑登録証明書も発行されます。
しかし、外国に居住する外国人の方または、短期滞在で日本に在留する外国人の方は、日本国内において、住民登録をすることができませんので、この実印、印鑑登録証明書を用意することができません。(2015年4月からは、「経営・管理」4ヶ月の在留資格で在留する方は、在留カードが発行され、印鑑登録をすることができます。)
印鑑登録をすることができない外国人の方は、各当事国政府が発行するいわゆる「サイン証明書」を印鑑登録証明書に替えて添付し、実印を押印する部分に署名をすることにより、これに替えることができます。
(以下は、私の経験上の記載であり、実際に利用できるとの保証はできません。)
外国に居住する外国人の方であっても、署名＋サイン証明書に替えて、日本に在留する中長期滞在者と同じように、押印＋印鑑証明書で対応することが可能な場合があります。
原則的には、この方法であっても、各種必要書類をその外国に居住する外国人の方にEMS等で送付し、本人に押印してもらう必要はありますが、緊急の場合には、日本側協力者に各種書類への押印権限が授与され、その日本側協力者がその印鑑を所持していれば、書類をEMS等でその外国人の方に送り、また送り返してもらうという時間のロスを減らすことができる可能性があります。(本人確認、本人の意思確認という点から、押印の権限授与については、厳格にする必要はあります。また、本人が実在することの証明としてパスポート認証等も用意する必要があります。)
この実印に替わる印鑑及びその印影の証明に関しては、その外国人の方の当事国の公証制度を利用することになり、また、その証明書の記載内容についても、必要事項が漏れなく記載されている必要があります。
実際に、この方法で、東京法務局管内で、定款の認証等の法人設立手続きができています。
次回からは、事業の場所、事業計画書の作成について書きたいと思います。