【前者後者論】引継書は料理本みたいなもの | 心とからだリリースサロン てぃんがーら(天の河)ちぃ のブログ

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カウンセラー、前者後者 大阪支部長、魔女活リーダー、原始反射の統合ワーカーで、数秘とカード詠み。
心と身体を緩め、その人の個性や才能を解き放つお手伝いをしています。


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今日も続く引継シリーズ。


私の作る引継書は、基本的にはクックパッドがお手本です。
そのものズバリ、料理のレシピのように作る。




と言うわけで、いきなりですが要約したものがこちらになります。





ポイントについて解説しまーす。



①お仕事に名前をつける
引継ぐ人と引継がれる人との間でのコミュニケーションを円滑にするための地固めです。
こないだやった実績資料ね、と言っても、あーはいはいと言いながら目が泳ぐのを何度も見たので。
共通の呼び名があれば、回避出来る(こともある)。


②目的を明記する
マニュアルには業務の目的を明記した上で、引継の最中にも何度も繰り返して口にします。
「この業務は〇〇が目的だから、この場合は…」
みたいな。
そのうち、目的呼称が2人の合言葉のようになってきます。
こうすれば、やってる内容と目的が合致する(こともある)。


③使うものを列挙
最初に仕事に使う資料や端末を用意するクセを付けてもらいます。
でないと、例えば入力途中で

「あ、あれ忘れてた!」

て探し物することになって、そしたら

「あー、前にナイナイって探してた資料こんなとこにあったー!」

なんてことが起こり、当初やろうとしていたことを中途半端に忘れて大事故になります。
忘れるなら全部忘れてくれた方が、ファイルの破損や変な上書き保存を防げる(こともある)。


④メニュー画面や伝票類の画像を貼り付ける
職場に似た名前の帳票や似た色の伝票が多い場合、間違った画面を開いたクセに

「あれっ?この帳票、前と違う!」
「画面勝手に変えられた?!」
「システムおかしいんですけどー?!」

とパニックになることもあるので(本当にあった。冷静に考えて基本に立ち戻れば分かる人だけど)、なるべく、見本を残しておきます。

…ただ、

「マニュアルでは楽天の広告なのに画面はAmazonになってる!マニュアルの不備だ!」

なんていうやばいタイプの人には役に立たないかもしれません。
※この広告ネタは、はやちゃん(八屋虎子さん)のブログから無断拝借しました。
リンクはこちら。


⑤関係者をとりあえず書く
こうすることで、ミスった時の謝罪先、または、わからない時に頼る相手としてロックオンされる。


⑥手順は箇条書き
これは作業をサクサクやってもらうために、なるべくシンプルに書きます。
ただし、どんなにくどい文章になってもいいので、指示代名詞(これ、それ、など)はなるべく避けること。


あのね、これ、たまに誤解されるんですけどね。
実は文章読解力の問題ではないんです。
あやふやに書くと、自分の頭の中にあるイメージに引っ張られやすいタイプの人は確かにいるんです。
ちゃんと読めば分かるのに読み飛ばしやがるして脳内イメージで補うんです。自動で。
つまり、文章読解以前にちゃんと読んでない。
前者後者関係なく、こう言った傾向を持つ人は居ます。
引継者はいずれ居なくなるので、マニュアルを凡ミスの抑止力にしたければ、指示代名詞の多用はやめることです。



番外編: この仕事の関係者にご挨拶と言う名の圧
私は異動ではなく退職するので、4月以降、後任者が頼れる人は私ではなくなります。
今回はたまたま後任がベテラン前者で、社内にも友達が多かったりするので問題ナシ。
もし新人でも前者なら、仕事の種別にキーパーソンに顔合わせさせておけばOK。



けど、万が一、後任者が後者(ややこしいな)だった場合。


その後者さんが気弱なタイプなら、ちゃんと関係者に顔合わせさせて「頼らせてね」「助けてね」と訴えます。


もしもウッカリ者な上に反省のないタイプなら、関係者に「こんな人ですので必要に応じて説教と指導ヨロ」と無言で訴えます。
ついでにマニュアルがあることも伝えて、何かあった時、それがリカバリーに入った人の役に立つよ、ということも暗に伝えます。



…と、言いつつも…



仕事は生き物なので、どんな下手な引継だろうと前任が居なくなってしまえば、今いる人達でなんとかしてもらうしかないんですよね。
レシピはレシピであって、料理を作るのは人なんです。
そして、レシピあっても見ずにマズイ料理を作っておいて文句言ったりとかね。
そんなん、


「知らんがな」


です。
私は「伝える」資料作りが好きなので、なるべく前者にも後者にも伝わるマニュアル作りを心がけてますが、不得意な人なら画像貼り付けなんてしなくていいし、特に番外編なんてしなくていいです。
ただ、人に何かを伝えるって(受取手の問題は横に置いといて)伝わるやり方を「私が」選択することは出来るし、そのために工夫する気が少しでもあるなら、参考にして頂けたらいいな。



ちぃ


 
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