造りをシンプルに調整する

仕組みが仕上がってくると仕事は非常に楽になってきます。たとえば、売上を上げるために集客活動を自動化にするとか、日々の事務処理を行うだけで売上分析も出来るようにするとか、従業員の生産性を上げる仕組みなどなど。。。

 

こうした仕組み作りを行っていくことで、あなたの毎日の時間を多く生み出すことに繋がります。時間が出来るという事は、より生産的なことにあなたの時間を使うことが出来るようになります。

 

生産的な時間を多く生み出すことは社長にとって非常に大事なことです。会社の方向性を考えたり、より生産的な時間を生み出す仕組みを作りだしたり、新商品や新しいサービスを生み出すなど会社を今以上に大きくすることに使える時間が増えますよね。

 

しかし、ここで大事なことを見落としてしまうと、せっかく作った仕組みが足かせになることがあります。それが仕組みをシンプルにする事。です。なぜ、仕組みをシンプルにしないと大変な結果になってしまうのか?これから、その理由を説明いたします。

 

仕組みをシンプルにする3つの理由

 

① 誰がやっても同じような結果を出せるようにするため

能力には必ず個人差が出てしまいます。突出したスーパースターがいれば会社の業績に大きなインパクトを与えてくれます。ですが、優れた能力をもっているスーパースターはいずれ会社を去ることが多いです。いつまでも会社に残って売上に貢献してほしいと思っていても、優れた能力を持っているということは、より多くのお金を払ってくれるところに移るか、自分で会社を立ち上げていくからです。

 

こういったスーパースターを会社に長く残すには、相手が求めるキャッシュを払うしかありません。ですが、そんなことをしても会社に残る時間を少しだけ引き延ばすことにしかならないとは思います。

 

そして、こうしたスーパースターに頼っている状態では、いずれいなくなってしまった時に会社の売上に大きなダメージを受けてしまうことになります。そして、そうなったときに他の従業員に目を向けたとしても時すでに遅しです。

 

これまでスーパースターにばかり目を掛けてきたために、他の従業員は仕事に対するモチベーションは下がりきっています。今更なにを言ったところで、この従業員たちの心を動かすのは難しいでしょう。

 

ですので、こういった状況を作らないためにも日頃から、どんな従業員がやってもある程度同じような結果を出せる仕組みが必要となるのです。

 

突出した一人がいるなら、その従業員のやっていることをマニュアル化するといいでしょう。いないなら業務自体をマニュアル化することで最低限のパフォーマンスを維持できる仕組みを

作る事が出来るはずです。

 

② 同じような作業を排除できる

いろんな仕組みを作っていくことで、一つひとつの業務を自動化することが出来ます。しかし、目の前の問題を解決することばかりに目を向けて仕組みを作り続けると、いずれ仕組みばかりが出来て同じような作業を繰り返してしまう恐れがあります。

 

仕組みを作るさいにはプロセスマップを作るなどして、全体像を把握することが大事です。全工程を把握することで、どの仕組みを作る必要があるかを知る事が出来るからです。従業員のフィードバックを受けて仕組みを作ることも出来るのですが、より効果的な仕組みを作るには全体像を把握してからの方が仕組みの精度が上がります。

 

さらに作った仕組みを定期的に見直すようにすることで、無駄な仕組みがあったり同じような作業をシンプルにまとめる事が出来るようになります。

 

特に社内で部署が分かれているような会社の場合、各部署で同じような作業をしていることがあります。こうした無駄な工程を省くためにも全体を見渡せるプロセスマップは必需品となるでしょう。

 

③ 誰でも改善できるようにしておくため

仕組みを作る最大の目的は『あなたの生産的な時間を増やす事』です。仕組みを作る作業をいつまでもあなた自身がしていては、より多くの生産的な時間を生み出すことは出来ません。

 

仕組みを作る作業自体のマニュアルを作成するなどして、仕組み作り自体を従業員に委任出来るようにしておきましょう。

 

仕組みのすべてをまとめた仕組みマップを作成すると、会社を分解してみる事が出来ます。あなたの会社がどういう仕組みで動いているのかをまとめてあるからです。つまり、あなたの会社の説明書を作るのです。

 

こうした仕組みマップを作っておけば、現在起きている問題は仕組みマップのどの部分の問題なのか?を知ることが出来ます。そして、仕組みを改善した時には『いつ、どのように、どう変えたのか?』を書き記しましょう。

 

そうすれば、改善した仕組みは改善する前とどう変わったのかを知ることが出来たり、あなたが見たときに何を変えたから業績にどんな効果があったのかを知ることが出来るようになるでしょう。

 

以上が、仕組みの造りをシンプルにしておくべき3つ理由となります。誰がやっても同じようなパフォーマンスを発揮できたり、無駄な作業を省いたり、仕組み作り自体を他人に委任出来る環境を作るためにも仕組みの造り自体をシンプルにしておく必要があるのです。

 

仕組み作りは、時間のかかる作業です。仕事一つひとつを分解して考える必要がありますし、改善を繰り返さなくてはいけません。ですが、その分の見返りは大きく必ずあなたにとってより多くの生産的な時間を生み出すことになります。

 

 

毎日を楽しく過ごすことが出来る仕組み作りに時間を投資するのは、あなたの人生にとって最も多くのリターンを生んでくれることでしょう。

 

 

ブロトピ:目指せ!ホットエントリー!!みんなの記事 ブロトピ:ブログ更新しました ブロトピ:ブロトピ投稿でアクセスアップ‼ ブロトピ:アクセスアップのお手伝い!ブロサーあんてなにあなたも入会してみないか!

AD

コメント(2)