こんにちは。KANZOです。
今回は仕事の依頼を受けたときに意識していることについて書いてみようと思います。
私の職場は中小規模の病院です。
そういったところの総務という部署は、事務部門が細かく分かれていない、分けられないことが多いのではないかと思います。
経理や人事、広報、場合によっては経営や運営の部署を兼ねているような医療機関も少なくないと感じています。
そうなってくると総務はいわゆる「なんでも屋」として、突発的な仕事やだれがするかわからない、決まっていない仕事が舞い込んでくる部署でもあります。
「パソコンの調子が悪いから見てくれ」とか「トイレが水漏れしている」とか「ワードが苦手で議事録の作り方がわからないから作ってくれ」とか挙げればきりがありません。（まずはお願いだから「ググって」くださいな。。。）
本来なら営繕担当、IT担当など分けることができればよいのですが、人員に余裕がないところはそれだけの業務でなかなか人は雇えません。。。
そこで私がこの手の問題を解決するときには同時に「解決できる人を増やす」ということを意識しています。
先ほどのパソコンの不具合の件も、事務員が解決して終了ではなく、持ち主と一緒に解決したり、その所属する部署全体に解決方法を教えたり、必要に応じてフィードバックをしています。
解決できる人を増やすことのメリットは私なりに大きく分けて3つあります。
- 今後同様の問題で対応する時間を割く必要がなくなる
- 発生部署で問題が完結するため解決までの時間が短くなる
- ノウハウの蓄積と職員に考える力がつくことで組織力が向上する
私はこの中でも特に３番目は重要だと考えています。
職場の中で「問題に対処して解決した」という成功体験を積み重ねることは、職員の自信と成長につながります。（離職率の低下にもつながっているといいな。。。）
これは職員のモチベーションを上げるのみならず、「あの時は○○して解決したから、今回も○○してみてはどうだろうか」と考えて実行してみる意識を育てることにつながります。
医療業界は労働集約型産業といわれるほど売り上げに対する人件費の割合が高く、なんといっても「人」が根幹の業界です。
組織の成長は人材の成長と育成にかかっています。
少しばかりの手間をかけてでも「解決できる人を増やす」ことを意識して仕事にかかりたいところです。