履歴をとること・後で検索しやすいことのお話 | 鉄は熱いうちに打て! ~ IT社会保険労務士 濵本絵美 @東京都府中市~

鉄は熱いうちに打て! ~ IT社会保険労務士 濵本絵美 @東京都府中市~

IT企業に12年間勤めていましたが、これまでとは異色の業界の「社会保険労務士」として開業しました。
こんな社会保険労務士がいても良いのでは?!


テーマ:
おはようございますトースト
IT社会保険労務士濵本絵美虹ですアップ


事務作業で大事なことは

①効率よく進めること
②履歴をとること
③あとで検索しやすいこと


事務作業は手順を確立すれば、誰でもある程度スピーディに作業できるものです

さて、今日は②の履歴をとること・③あとで検索しやすいことのお話

私は比較的記憶力が良いと思っています
知識の記憶というよりは、いつ、どこで何の話をしたか、というのをよく覚えています

特に恨み・・・
1歳3か月の時のことを今でも覚えています
恨みって怖いですな~

それはさておき、人間は忘れる生き物です

私も全部覚えきれませんので、全てやることはToDoに入れてスケジュール管理しています
朝一に必ず、ToDoを一通り見て、やるべきことを把握し、順番を決めています
Googleタスクが一番なじみがあるので、ここ数年はずっと使っています

今まで一人だったので、情報共有というのは必要ではなかったのですが
スタッフもいるので、今後は何かしらのグループウエアを使いたいなと
最近はサイボウズさんのkintoneが気になっています

さて、仕事の履歴ですが、電話等、口頭で話したものは、リマインドで
メールするように徹底しています
言った言わないの世界になったりもしますし、後で見返すときに非常に楽です
これもIT企業時代の名残です

あと、他の社労士さんと大きく?違うと思われる履歴の取り方は
基本的にデータにして管理していることかと
社会保険・労働保険に関しては電子申請なので基本的にはデータになりますが
一部紙でないと対応できないものもありますので、その場合、原本はもちろん
お客さんにお返ししますが、控はコピーではなくPDFに変換してデータ保管です

郵送する際の、レターパックの追跡番号や特例記録郵便の控も全てPDFにして保管です
これは流石にスタッフが「ここまで徹底しているんですね」とビックリしてましたね

原則データ管理、どうしようもないものだけ紙
どうしても紙が残っているのは、お客様との契約書関連でしょうか

お蔭で本棚も書籍のみでお客様のものは袖机のキャビネットに全て収まっています
省スペースで事務内もスッキリです

データ保管も自分なりのルールがあります
お客様毎のフォルダの中に、給与、手続き等、作業毎のフォルダがあって
基本的にはどのお客様の同じ構成にしているので、後で見なおした時に非常に見やすい状態です
これも、IT企業の名残ですかね、プロジェクトによってはかなり徹底されてました

ファイルのネーミングルールにも拘りがあって、基本的にはユニークになるようにしています
また、客様毎に英数字三文字のコードを付けていて、必ずファイルに頭につけています
メール添付などやクラウドに上げるときに、別のお客様のものと間違ってしまうのを防ぎます
その英数字三文字の付け方は、お客様の事業所名から付けています
例えば、濱本絵美社会保険労務士事務所→HSJ
これは、IT企業時代にインスタンスを作成する際に、こんな感じで決めてたんですよ
インスタンスって簡単に言うとデータベースのシステムのまとまりかな

以上のとおり、マシン、メールを検索すれば、大よそ、どっかに履歴
となるものがあるように徹底してます

後で探して状況が分かるようにしておくこと
つまり、これが履歴をとることの重要性ですね~

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府中(東京)をこよなく愛ラブラブする自称「IT社労士」です
人事労務・年金に関するご相談等、お気軽にお問合せ下さい!

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