前職では、日々、当たり前のようにやっていた仕事が、
実は結構重要なスキルだったりする・・・
というのは転職して気づいたこと。
今日気づいたのは、
「忙しい人に自分の話を聞いてもらうスキル」
の存在。
クライアントさんしかり、上司しかり、
エライ人というのは得てして忙しいものである。
なので、自分の話をいかに相手に重要だと認識してもらい、
かつ、「”こいつの話なら聞くか・・・”と思わせるスキル」を今日は書きます。
例によって、このブログは推敲しませんので、
つらつらと書き殴りスタイルになりますがよろしくです。
※あくまでも、なかなか返事をくれない人からどうやって返事をもらうか、の話に焦点をあててます。
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スキルその１「要点はまとめる」
基本の基ですね。
相手にコンタクトを取る前に、
話す内容をまとめておく。
長い話は短く、要点が複数項目ある場合は重要度順に。
あらかじめ要点が何個あるかも書くとよい。
（このブログではなんかそれやると意識高い系みたいなのでわざとやってません・・・）
関連して、
「なるべく箇条書きにする」
っていうのも結構だいじ。
メールとか、見た目が長いと、もうそれだけで読む気うせられてると思っておく。
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スキルその２「メールの添付は開かなくてもいいようにする」
添付くらい面倒臭がらずにひらけよ！
って思うのが普通ですが、
よほど重要な資料or相手が暇でない限り開いてくれないと思ったほうがいいし、
相手の時間をとらせないためにも、
添付の中で何が重要なのかをメール本文にきちっと書く。
これで、メールを読むだけでだいたいOKな状態になる！！
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スキルその３「自分の意見、意味のある一言コメントを極力添える」
まあこれはケースバイケースでしょうが、
判断を相手にすべて委ねるのはそれは責任放棄とおなじ。
これについてどう思うか、を自分なりに必ず書く。
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スキルその４「相手の好きなツールを優先して使う」
人によって、
対面が好きな人、
メールが好きな人、
電話が好きな人、
チャットが好きな人、
LINEが好きな人・・・・
いろいろあるので、なるべく相手が返事しやすいツールを使う。
（お金のこととか、エビデンス必須の話の場合はもちろん何かしらの形で後々書面にのこすこと前提。）
会議が多い人なら電話よりチャットのほうが話せるとか、あるあるですよね。
私は文系職におけるチャット文化は無駄、駆逐するべきだと思ってますが、
この話はまたおいおい・・・
対面主義かつ、なかなかオフィスにいない人と話したいときは、
どこかまで出かけて相手を待ちぶせしないといけないのでつらい。
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スキルその５「返事が来るまでしつこくつつく」
まあ何当たり前のこと言ってんだって話ですが、
これも重要なことなので一応書いておきます。
自分にとっては重要でも、相手にとっては重要でない場合がある。
でも相手に返事してもらわないと自分の仕事がすすまない！！
これは結構あるある。
そういうときは適宜つついていく。
もしかしたら、自分は今日中に返事がほしいのに、
向こうは今週中でいいや～って思ってる認識のズレとかあるかもしれないし、
いつまでにお返事お願いします、というのは都度都度言う。
まあこれもどれくらいがちょうどいいのかっていうのはケースバイケースでしょうが、
私の場合は一日1回、返事がもらえるまで毎日リマインドする感じかな～。
モノにもよるけど、それくらいのほうがウザくなくていいと思う。
その場合、なるべく対面に近い手段からとる。
あと、リマインドのテンションとしては、
もちろん、「あの件、返事まだですか！？話きいてます！？！？」みたいなテンションじゃなくて、
相手も頭ではわかってるっていう前提で、
「お忙しいところほんとすみません～＞＜ 先日から度々お願いしてる件ですけど～～
あのあと何か進捗ありましたか～～？？」
みたいな感じのテンションでいく。（実際はもっと丁寧だよ！！！！！）
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こんな感じかな～～。また思い出したら書き足します。
こんなの当たり前じゃ～～んって思うかもしれないですけど、
意外と出来てない人いる気がするんだよなあ～。
あと覚えておかないといけないのは、
返事がこないからといって、読まれてなかったり忘れられてるわけではないということ。
実は、言わないけど、
「こいつバカだな～、こいつには返事しなくていいや」
って思われてる可能性もある。
そうならないように、日々、丁寧で簡潔明瞭な連絡をこころがけましょう！！！！！！