RPAとOCRの連携によって具体的にできることについて、いくつか例をご紹介します。

 

●勤怠情報の登録

 

BPO業務を行う企業の多くは、給与事務の代行をしたり、勤怠情報の登録作業を行ったりしています。

 

こうした情報がデータ化されている場合は比較的楽に済みますが、依然として書類で管理されている場合も珍しくありません。

 

こうした場合、紙に書かれた勤怠情報を各支店から送付してもらい、それを見ながらシステムに手入力する作業が発生します。

 

この作業にRPAとOCRの技術を採りいれることで、勤怠情報の自動登録が実現します。

 

一般的に、こうした勤怠に関する連絡は業務終了後に送られることも多いですが、RPA・OCRであれば人がいない夜間においても処理を実行することができます。

 

●物品受領書と販管システムの自動照会に適用

 

食品メーカーや日用品メーカーは取り扱う物品の分量も多く、物品受領書の処理業務だけでも膨大な作業量になりがちです。

 

そこで、物品受領書をOCRでデータ化し、RPAで受領書と伝票の照会作業を自動化することで、業務コストを大幅に削減できます。

 

また、いままで紙の帳票で管理していた場合でも、システム上で目的の情報をすぐに見つけられるようになるので、問合せの際にもスムーズに対応できるようになります。

 

●受付に関する定型業務

 

顧客企業からの連絡手段にFAXが多い場合、データの入力作業・登録・申請・顧客へのメール報告など、踏むべきステップも多く、定型作業が業務を圧迫してしまうケースもあります。

 

特に繁忙期になるとさらに業務量が増え、従業員のモチベーション低下につながってしまう課題もあります。

 

しかし、FAXで受け取った情報をOCRで読み取った後、RPAで基幹システムに取り込むことで、業務を自動化できます。

 

その他にも、月末や月初に立て込むことが多い経理業務を任せることで負担を軽減したり、申込登録の処理を自動化したりすることが可能です。

 

特に、経理業務や発注業務は紙で管理されていることも多いので親和性が高い分野でもあります。業務効率が上がらずに悩んでいる方は、ぜひ導入を進めてみましょう。

 

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