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秘書歴13年。時間管理コンサルタントわたなべゆかりです。

 

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皆様、仕事で手帳はお使いですか?

 

私は以前、パソコンのスケジューラーでスケジュールを管理していました。

 

しかし、急いでいる時に限ってパソコンがフリーズしたり。。。

 

サーバー障害でスケジューラーが使用できなかったり。。。

 

度々、苦い思いをしました。

 

それからPCのスケジューラーに加え、手帳を併用するようにしました。

 

そして少し前までは、隂山手帳を使用していましたが、ある日を境にCITTA手帳へ変更しました。

 

 

実際に一ヶ月実験してみて、良い使い方が出来るようになってきたので、私の使い方をご紹介いたします。

 

 

<その前に補足>

青木千草先生の手帳講座では「手帳はプライベートも仕事も同じものを使用する」とご紹介されています。

 

また、「ミリオネーゼの手帳術(P32)」にも「スケジュール帳は必ず一冊にまとめよう」とあります。

 

 

 

 

しかし私の場合には三つの理由があり、プライベートと仕事の手帳を分けるようにしています。

 

①仕事のスケジュールとタスクが膨大過ぎて、プライベートの手帳に書き込むスペースが無い。

②自分以外の他者のスケジュールも記入する場合もある。

③仕事中(朝の移動時間とお昼の休憩を含む)には仕事に集中したい(プライベートの事を一切考えたくない)

 

 

↓あくまでも見本の為、現在の会社の業務とは関係ありません。内容もかなり割愛しています。

 

 

 

それでは解説いたします。

 

■使用する色は?

 

使用する色は4色に限定しています。

 

ルーティーン作業:

その日自分がやる業務:

重要な事:

プライベートの予定:

 

 

■書き方は?

 

①出勤時間と退勤時間に線を引く。

②ルーティーン作業をで記入する。

 

 

ちなみに「e-mails」はPCのメールチェックで、「Mail」は郵便物や新聞の仕分け作業です。

自分が分かる単語で簡潔に記入出来れば良いです。

英語の単語だと、短い文字でもその作業をイメージしやすいので、お勧めです。

(漢字だと画数が多く、小さいスペースに書くのが大変)

 

例)

「Coffee」→ Bossのコーヒーを抽出する時間、作り直す時間

「Rest」→ お昼休憩時間

「Cash」→ 小口現金の確認、出納帳との照らし合わせ

「Fax」→ Faxをチェックする

「VM  (Voice Mail)」→ 留守電のオンとオフ

「SK (Safe Key)」→ 金庫に鍵をかける

 

など。。。

ご自身が理解できれば、省略しても良いと思います。

 

 

何故ルーティーン作業をわざわざ手帳に記入するか?

 

習慣化していて当たり前にこなせる業務でも、朝から急な来客があったり、突発的なイレギュラー案件が入ったり。。。

いつも順番に行うルーティーンが、順番があべこべにこなさなくてはいけない時もあります。

そして、自分に余裕が無い時にはその習慣でさえも飛んでしまう時があります。

しかし、その飛んでしまっては困る作業が沢山ある為(見本には記載していません)その小さなルーティン作業も手帳へ記入しています。

 

そして終えた作業には終了線を引きます。

 

 

 

 

チェックボックスにチェックを入れず、何故終了線なのか?

 

チェックを入れただけだと、「終了した」ものか「未完了」なのかが一瞬で分からず、つい文字を読んでしまいます。

既に終了したタスクをまたうっかり読んでしまう時間(数秒)が勿体ない、頭に負担をかけたくないので、ボイドするようにしています。

 

 

反対に、終了線を引くならチェックボックスは必要あるのか?

これには、2つの理由があります。

 

1、□があると「未完了のタスクがある」と認識する

2、□をチェックしたいという意識が働く事

 

このチェックボックスの「有」「無」のバージョンと、「終了線を引く」代わりに「チェックボックスにチェックする」は、何度か実験しましたが、このやり方が私には見やすく、作業がはかどったのでご紹介しました。

 

なんだか、楽しくなってきませんか? ←私だけ?

私は、終了したタスクにボイドラインを引く事が爽快で仕方ありません。

 

 

さて、次回は詳しいスケジュール記入方法に入っていきます。

 

 

お読み頂きありがとうございました。