私が仕事をする上で、常に意識しているのは「なるべく早く済ませたい」ということです。
きっかけは、子どもが小さかった頃の経験です。
- 突発的な対応: 子どもが小さいと、緊急で予期せぬ事態が起こり、すぐに仕事を切り上げて帰宅
しなければならないことがありました。 - 長期の休み: インフルエンザなどの病気で、3日や4日といった長期間、仕事を休まざるを得ない状況も頻繁に発生しました。
このような予期せぬ事態が多発する中で、相手がある仕事ではキャンセルをお願いする申し訳なさ
、締め切りがある仕事では提出期限に間に合わせられない焦り
を感じていました。
そのため、仕事の予定を組む際は「予備日」を設けるなど、常に最悪の事態を想定して、注意を払ってスケジュールを管理していました。
仕事だけでなく、子どもの保育園関連の用事などでも、常に神経をすり減らしていて、イライラする
ことが多かったです。
目次
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自分の力で仕事を楽にする「マニュアル化」という戦略
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効率化と共に「デザイン」も重視
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パワポとの出会いとAI時代の変化
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AIを活用した未来のマニュアル
自分の力で仕事を楽にする「マニュアル化」という戦略
当時の私は、「どうにかして自分の力で、少しでも仕事を楽にできないか
」と考えました。
当時はまだ生成AIがなかったため、全ての業務を自分一人で考え、実行する必要がありました。
そこでたどり着いたのが、徹底的な「マニュアル化」です。
私が担当している装置の管理や、利用者への指導において、質問や問題が発生するたびに、その場で対応するだけでなく、すぐにそれを「マニュアル」として形にすることにしました。
【私のマニュアル作成の基本原則】
- 質問があれば即マニュアル化: 装置に関する質問があれば、とりあえずマニュアルを作成し、すぐに実装しました。
- マニュアルを見れば完結: 基本的な使用方法は、マニュアルを見れば全て載っている状態に。
特に、メーカーが提供するマニュアルは、専門的で分かりにくく、使用しない余分な情報が多い傾向にあります。
私のマニュアルは、その使わない部分を大胆に省き、「知識ゼロの人でも、この通りにやれば間違えない」というレベルまで、分かりやすさにこだわって作成しています。
この「分かりやすく、ミスをなくすマニュアル作り」は、私の得意分野の一つであると思っています。
効率化と共に「デザイン」も重視
マニュアル作成や資料作成の効率化を図る中で、私は「デザイン」の魅力に気づきました。
文書作成においても、生成AIがない時代は、自分で表現方法を考え、分かりやすい文章のテンプレートを収集・用意し、依頼されたらすぐにそれを使って作成するようにしていました。
これも、やはり「早く済ませたい」という思いからです。
5年くらい前、所属部署のパンフレット作成を依頼される機会がありました。
これは、私の最も得意とする分野です。
- 視覚的な分かりやすさの追求: 業務としてだけでなく、見た瞬間に内容が理解できるようなデザインを考えることが元々好きでした。
- 業務外の楽しさ: どんなに忙しい時でも、デザイン的な構成を考えたり、マニュアルや冊子といった「見てわかるもの」を作成したりする作業は、他の業務よりも楽しく
感じられました。
本屋に行けばパワポやデザインの書籍を手に取り、YouTubeではパワポの作り方チャンネルを見るのが好きでした。
私のデザインはプロの専門家には及ばないかもしれませんが、一般の業務においては、この「デザインへの情熱」が効率的で分かりやすい成果物を作る力になっていると感じています。
パワポとの出会いとAI時代の変化
私のデザインに対する関心の原点は、今から約20年前、大学4年生の研究室での出来事にあると思います。
当時、私は初めてPowerPoint（パワーポイント）を使いました。
Windows Vistaの時代で、今のようにネット情報も発達していなかったため、どうすれば見やすい発表資料が作れるか、試行錯誤しながら自分で方法を学んでいく必要
がありました。
その時、たまたま同じ研究室にいた現在の夫に、パワポの使い方を教えてもらい、図形や見た目を工夫するのが非常に楽しいと感じた記憶があります。
この経験が、私のマニュアルや資料作成におけるこだわりにつながっています。
そして、時代は大きく変わりました。
今では、AIを使えば、より洗練されたパワポ資料が驚くほど簡単に作成できます。GammaやGoogleのキャンバス機能なども進化し、素早く美しいビジュアルを作成できるようになりました。
2022年秋にChat GPTが普及して以降、デザインや構成のハードルは劇的に下がり、「人間がゼロから作る」のではなく、「AIがある程度たたき台を作り、それを人間がさらに良くする」
という流れができてとても便利になりました。
AIを活用した未来のマニュアル
AIの進化は、私の得意分野であるマニュアル作成に大きな革新をもたらしました。
「もっと見やすく、もっと分かりやすいマニュアルができるだろう」
という確信のもと、私はマニュアルの改良を続けています。
AIを活用し、直感的に理解しやすいデザインへとブラッシュアップしていくことで、利用者がミスをするリスクを徹底的に排除することが目標です。
利用者側のミスが減れば、私の対応業務も減り、さらに仕事が楽になります。
この好循環を実現するために、これからも最新のツールを取り入れながら、分かりやすさを追求したマニュアル作りたいと思います。