工務店の日常業務でよくあるトラブルで「メール送受信」があります。
まず受信ができないというトラブルの原因としては、
- 受信サーバー（POP）のサーバー名またはポート名が変わった
- メールアカウントのパスワードが変わった
- メールボックスが容量オーバーで受信できない
- セキュリティーソフトがメールソフトの受信パケットをブロックしている
- 代表メールを複数の社員のメールソフトにアカウント設定していて誰かがメッセージを残す設定にしていない
上記の原因が考えられます。
上記の原因で1と2はメールアカウントの正しい設定を管理できていて、
メールソフトにアカウント設定ができれば解決できるトラブルです。
多くの場合、メールアカウント情報を会社や個人が管理していないために、
メールアカウントの再設定が必要な場合に自己解決ができないという問題です。
自分の会社が推奨しているメールソフトのアカウント設定方法の手順を
手順書にして各自がいつでも参照できる体制があれば自己解決できる難易度の低いトラブルのため、自分のメールアカウント設定くらいは自分で設定できる仕組をつくっておくといいでしょう。
3のトラブルに関しては、メールソフトの設定でメールサーバーにメッセージを残す期間を定めずに、無期限で残す設定になっていたり、数十メガバイトの添付ファイルがメールボックスに存在し、メールソフトで受信するとタイムアウトになって、数十メガのメール以降に送信されたメールが受信できなくなると言う症状です。
この場合は、メール管理者に連絡して数十メガのメール送信元を特定してもらい、添付ファイルではなくクラウドストレージ経由でファイルを送信してもらうように連絡し、WEBメール画面などから添付ファイルの削除を管理者に依頼しましょう。
自分でWEBメール画面にログインして削除する方法を知っていることに越したことはありません。
この場合も、手順書を作成して社内で共有すれば、このようなことでアタフタすることもなくなります。
4のトラブルは、ウィルスソフトによって操作方法が異なりますし、ウィルスソフトによってメール受信が制限されているというのも見つけにくいトラブルです。
発生頻度としても低いトラブルですが、1～3までを実施して解決しないのであればウィルスソフトを疑っても良いかと思います。
「ウィルスソフト名＋メール送受信できない」 というようなキーワードで検索すれば、解決方法が出てきますから、それを見ながら操作してみましょう。
5のトラブルは、代表メールアドレスを複数のパソコンのメールソフトに設定していて、誰かのパソコンでメールサーバーにメッセージを残さないという設定になっている場合に起こります。
よくあるトラブル事例としては、たまに電源を入れるようなパソコンのメールソフトに代表メールの設定がされていてメールサーバーにメッセージを残さない設定になっているというケースです。
いつもは気付かなかったのに、たまに電源を入れたパソコンのせいで問題になるのですが、そのパソコンが原因だと気付かないということは、しばしば経験します。
根本的な解決としては、代表メールをエイリアス設定にしてメールボックスを持たないメールアドレスにして、各担当者のメールアドレスに代表メールを無条件転送する設定をメールサーバー側で設定するという方法です。
これができれば、各端末のメールソフトの設定に依存せずに代表メールを運用することができます。
送信の際は、差出人メールアドレスを代表メールにして送信することができます。
業務上だれもが必ず使うメールというツールですから、トラブルがあったときに自己解決できないと、とても困ると思います。
原因が特定できていてトラブルを解決するための手順書が会社にあれば、全社員誰でもメール受信のトラブルがあった場合に自己解決して仕事を中断することなく進められます。
トラブルがあったときに解決するプロセスを手順化するという仕事を加えるだけで、その先ず～と同じ問題に悩む社員がいなくなります。
このような手順化を新人社員にやって頂くのが、業務改善上とても効率がいいです。
日常業務の進行手順やトラブル解決手順は、
ぜひ新人に作成してもらいましょう。