9月に実施した「あした会議」で決議された、「全社・棚卸強化月間」を開始しました。
■全社・棚卸強化月間とは
・個人や組織のパフォーマンスを上げるための業務改善の取り組み
・強化月間を全社で「年に2回」実施する
・人事主催もしくは部署で行う「棚卸会議」を実施する
・実施月の翌月にGEPPOで棚卸できたものを「全社員にアンケート」をとる
・改善が必要な部署には「役員会で改善計画」を決議し、実行する
※GEPPOは人材開発本部で運用しているタレントマネジメントシステムです。
11月は初めての強化月間として、全社告知と同時に「棚卸会議」を開始しました。
棚卸会議の第一号は、宣伝本部。全社横断でさまざまな事業やサービスの宣伝やマーケティングを推進してくれている部門です。
やることとしては、下記の３つ。
■棚卸会議３つのステップ
1)棚卸リストアップ
2)棚卸ホワイトボード
3)棚卸ゴール
流れをひとつひとつみていきます。
1)棚卸リストアップ
ふせんに業務を書きだすステップです。正方形のふせん一枚につき、自分の業務をひとつ書いていきます。細かさは特に気にせず、リストアップしていきます。その際、時間や負荷がかかっている業務であればあるほど優先的に書いていくようにします。特に経験の浅い人や、同じ業務を続けている人ほど枚数を多くするように上司や周囲の先輩が声をかけるようにすると見えない業務が俯瞰されて評判がよかったです。
2)棚卸ホワイトボード
ホワイトボードに書いたふせんを並べます。まずホワイトボードの一番上に、自分たちの名前を書きだします。自分の名前の下に、自分のふせんを縦一列で並べます。まずは順番などは気にする必要はありません。そのあと、優先順位付けを行います。改善したい・圧縮したいものから順番に、上に張っていきます。一番上のふせんが、自分が一番改善したいものという順番です。
3)棚卸ゴール
棚卸する業務のゴールを決めます。1人目の1番目の業務、2人目の1番目の業務、3人目の一番目の業務、といった感じで、ひとりひとり順番に改善したい業務を議論します。ゴールの基準は「どのようになればOKなのか」をきちんと決めること。やめるのか、圧縮するのかなど、どこまでいけばOKなのかを「上司を交えて議論」していきます。今回の宣伝本部では、チームみんなで議論したチームもあれば、上司が一対一で面談しながらゴールを決めていったチームもありましたが、だいたい40分の議論で各チーム8個から10個の決議ができました。今回は50人ほどの参加でしたが、
１時間ほどで、「約50個の棚卸決議」がされました！
参加してくれたみんなが積極的に参加してくれたことで、アンケートもとても好評でした。
業務の棚卸がうまく進むためには、上司の支援が欠かせません。
2011年のツイートですが、今でもリツイートやいいねがあります。
業務の棚卸ができて成果に集中できている部署は、上司が会議や面談を通じてきちんとメンバーの業務の棚卸をサポートしているという習慣があります。棚卸会議でも効果が上がりやすいのは下記のようなポイントがあります。
■棚卸会議のポイント
・部署全員でやること
・上司が決めること
・負荷の高い業務を出し切ること
部署全員でやることで、負荷の高い業務が自分だけのものでないことを再確認することができ、議論がしやすくなります。上司が決めることで、必要・不要の議論も進みますし、不要の際にはその進め方まで一緒に推進してくれるようになります。そのためには、メンバーが自分の業務の中でも負荷の高い業務をきちんと出すことで、組織と個人のパフォーマンスを上げるヒントをみつけることができるようになります。
今回の宣伝本部の棚卸会議では、担当役員である小池さんと部門長である野村さんが参加してくれました。
みんなが掲げた業務を俯瞰したり、時には議論に参加することで、部門特有の業務フローの課題や、組織全体の改善ポイントを見つけることができたようです。野村さんも最後のまとめで自分自身と幹部みんなでこの決議を推進すると話してくださり、とてもよかったです。
全社で棚卸会議を推進し、組織と個人のパフォーマンスを向上させていきます！！！
「全社・棚卸強化月間」開始！