実地指導に備えた書類整備ができていない。。。 | デイサービス経営相談実例集

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【質問編】ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

現在相談員を中心に通所介護計画書などを作成しておりますが、
書類整備だけをしているわけではないので、諸々ぬけもれがある状況です。

そろそろ実地指導が来るのではないかという時期ですので、
書類整備に着手したいのですが、なかなか手が回りません。

他事業所を含めて、どのように書類整備をしているのかを教えてください。

【回答編】ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

こんにちは。介護経営コンサルタントの伊谷(いたに)俊宜です。
ご質問ありがとうございます。

介護事業は本当に書類が多いですよね。。。
厚労省も2016年1月12日の会合で、介護職員の負担軽減のため、
業務文書を半減するような形で話を進めているようです。
「遅い!!」と一喝したいところですが、具体的な内容に期待したいですね。

ご質問の書類整備ですが、私自身の事業運営上の経験と、
クライアント様で上手く運営しているところの書式を合わせ見ると、
ほぼ例外なく、ギリギリまでシンプルに作られています。

もちろん必要な情報を網羅しているのが大前提ですが、
介護事業における記録の考え方は、下記のとおりではないでしょうか。

お客様の必要な情報は網羅しつつ、行政に刺されない程度の内容に留める

当たり前ですが、記録は手段ですよね。
お客様に対してのサービス提供の根拠、また今後提供するべきサービスを見直すために作成するわけです。
事業所の目的は、お客様に満足いただき、尚且つ計画に沿って成果を出すことです。

例えば、個別機能加算を算定してリハビリをおこなっている場合、
個別機能訓練計画書が必要になりますが、当然個別機能訓練計画書を作るためにリハビリをおこなうわけではありません。
計画書に目標を記載し、その達成度や課題を記録していくわけですが、
この場合、お客様が計画書に記載した目標をクリアし、
自宅での生活が豊かになることが目的なわけですよね。

そんなの当たり前じゃないか!と叱られそうですが、いろんな事業所様をこれまで見てきて、
本当に顧客のことを考えて運営されているなと感じる事業所様は、冒頭に述べたとおり
ほぼ例外なく書類の内容もイキイキしていて、尚且つ簡潔にまとめられています。

これは、アセスメントをしっかり行い、そのお客様にどのようになってほしいかを、
明確に描けているからだと感じています。

まずこういった視点が重要ですが、そのうえで、記録が目的ではないことを再度確認していただき、
もちろん行政の方の意見も聞きながら、書類のフォーマットを見直すことが重要です。
普段より書類の意義を理解し作成していれば、実地指導も何ら恐れることはありません。
実地指導では特に給付に纏わる書類を見られますので、
まずはこういった書類を見直すことからはじめられてはいかがでしょうか。

記録業務に追われて、お客様と関わる時間が減ってしまうようでは、
本末転倒な話になってしまいますよね。
(残念ながらこのようなサイクルになっている事業所様も多いですが。。。)

なかなか文章でお伝えすることが難しいので、一度現在の書式を拝見させていただければ、
具体的なご提案ができるかと思います。

どうぞお気軽にご相談ください!



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