感性のある暮らし、未来を描く段取り - 子どもと家族と社会で感性を育む

感性に触れる暮らしが、自分らしい生き方を見つける。仕事や生活に追われストレスフルな毎日から開放されれば、日々を彩り楽しむ生き方から未来を描けます。五感で感じる毎日、幸せや健康、時間を充実させる段取りは人生を豊かにするはずです。


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先日、集まりがあり冒頭から進行役がこんな話を始めました

 

えー、本題から入りますが、結論から言うと・・・

 

みんな、えー!?って顔をして、キョトンとしていました。

そして話を聞き、話が終わった後に大混乱が起きました。

 

何が問題だったのでしょうか?

 

とても極端ではあったものの、実はよくあるケースです。


【こんなことありませんか?】

 

主催者だけが、目的を理解している

参加者は体だけ集まってて、頭と心はまだここにない

だれが参加者しているか知らない

自分がなぜ呼ばれたのかわからない

認識している情報はバラバラ

 

こんな状態で会議を始めては、うまくいきません。

最初の数分間をうまく使って、有意義な会議の時間を作ることが大切です。

 

 

春は何かと集まる機会が多い季節です。

 

集まりの時にどんなことを考えてミーティングを進めるべきか考えてみましょう。

 

1.心と頭をリセットする

そのミーティングに集まった人は、直前まで異なる何かに取り組んでいます。

 

頭を切り替えたり、気持ちを切り替えたりしながら、決められた時間に集まってきます。

 

頭や気持ちの切替が進まなくても、体だけはとりあえず移動させてきます。

 

ですから、ミーティングに集中してもらうために、他事を考えるのをやめてもらう必要があります。

 

まずすべきことは、頭や心をリセットさせる

 

ことです。

 

そのためにはまず、挨拶をしたり、多少の会話をしたり、今日の主旨などを話するなどして気分転換の時間を設ける必要があります。

 

 

2.全体と今日の目的を伝える

そして、目的の共通認識を持ちます。

 

とりあえず体だけ持ってきたという人も多いので、ミーティング内容の再認識をする必要があります。

 

また、ミーティングの議題は、それなりに理解していることがあっても、ただのキャッチコピーにすぎません。

 

ですから、

 

議題によって解決したいこと

解決したい事のレベル

 

など、

 

議題の最終目的地、
その上で今日のミーティングの目的地を共有することが大切

 

です。

 

3.参加者の顔ぶれを理解する

発言や交流を活発にさせたいのであれば、知らない人同士が、お互いをさぐりながらという状態ではなかなかうまくいきません。

 

少なくとも名前をお互いに知る必要があり、何かしらの立場も理解しておく必要があるでしょう。

 

できることならアイスブレイクなど、お互いが会話できる機会を用意して、

 

議題とは関係のない話題で発言をすることで、会話することのハードルを下げる

 

ことが大切です。

 

 

4.自分の役割を理解する

参加者の理解はできたものの、なぜ自分はこの場に座っているんだろう?ということがあります。

 

自分に求められていることがわからなければ、発言もできませんし、方向性の異なる発言をしてしまうこともあります。

 

それぞれの立場で話をするために、ある一定の数が集められているのでしょうから、何を求めているのかを伝えておきましょう。

 

たとえば学校の行事であれば、それぞれの学年もあるでしょう。

 

地域という点があるかもしれません。

 

仕事であれば、役職や職種、性別や職歴なども関係するかもしれません。

 

会議に集めた人のバリエーションなどの意図を、参加者が理解していないことが多い

 

ので、参加者全員の理解に加え、それぞれが持っているポジションの理解もしてもらう必要があります。

 

5.参加者の理解レベルを揃える

いきなり本題に入って結論を言ったとしても、参加した人の情報量の違いもあります。

 

前回欠席していた人や、初めて参加する人がいたら、何もわかりません。

 

背景などを伝えて、

 

本題に入っても大丈夫ですか?

 

というようなステップが必要です。

 

主催者側は当事者でもあるので常に考えていることなのかもしれませんが、参加する人はいつも考えているわけではありません。

 

ですから、

 

全員の理解レベルを最低限のラインまで揃えることが大切

 

です。

 

5.理解レベルを揃える

 

 

これでようやく本題に入っていくことができるのです。

 

 

★まとめ

 

ミーティングの参加者の現状

主催者だけが、目的を理解している

参加者は体だけ集まってて、頭と心はまだここにない

だれが参加者しているか知らない

自分がなぜ呼ばれたのかわからない

認識している情報はバラバラ

 

解決すべきこと

 

参加者が、全体も今日の目的も理解する

最初に、頭と心をリセットする

参加者の顔ぶれを理解する

自分の役割を理解する

認識している情報を揃える

 

ミーティングの多い春、ぜひ有意義な時間にしてください。

 

 

 

 

星星星

今日も読んでいただき、ありがとうございました!爆  笑

 

また、明日もよろしくお願いします!

 

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ありがとうございました!ゲラゲラ

 

 

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