エクセルでの年賀状宛名用住所録のつくり方|京都の格安PC教室 キュリオステーション西院店 | キュリオステーション西院店 教室ブログ

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皆さまこんにちは。

 

キュリオステーション西院店 スタッフの田中です。

 

昨日、初雪を体験致しました。

早朝や深夜にはもしかしたらすでに振っていたかもしれませんが、白い雪粒をこの冬初めて目にし、

なぜかそれを見る数分前よりも急に寒く感じた昨日の9時ごろ

皆さまの地域ではこの寒冷前線の影響はいかほどのものだったでしょうか?

 

寒いですが、どうかベチャ雪ではなく、サラッとした過ごしやすい雪が降って欲しいものですね

 

 

 

さて、今回は、この時期急いで作っている最中の方もいらっしゃるであろう年賀状関連の記事です!

 

 

西院店では、今年も生徒さんや新規のお客様、色々年賀状のご要望をいただきます。

 

年賀状の作成のしかたは様々あり、

代表的なところだと、年賀状作成ソフト

  • 筆ぐるめ
  • 筆まめ
  • 筆王

あたりが有名でしょうか。

 

それぞれで宛名面・裏面共に作成可能ですが、各々ファイル形式が違うので、ソフトが変わった時や、他のPCで開くときに、

同じ作成ソフトが入っていないとそのままでは開くことができません。

 

そこで今回は、エクセルを使って住所録を作成し、どのソフトでも開くことができる住所録として保存する方法をご紹介したいと思います。

 

 

エクセルを使った住所録の作成

住所録データの入力

まず、エクセルを起動し、空白のブックを表示したら、年賀状の宛名に最低限必要な項目を用意します。
 
※必ず左上の角、A1から入力してください。タイトルなどは不要です。
氏名・フリガナ・連名・郵便番号・住所1・住所2
さらに、必要であれば、会社団体名・役職・連盟2・連盟3などの項目列も作っておくといいでしょう。
項目ができたら、実際に入力して行きます。
その時、住所録データを区切りたい位置があったとしても、空白行はつくらないようにしてください。
データを区切りたい時や分類分けしたい時は、専用の分類列を用意し、分類分けをしてください。
郵便番号は「〒」は不要です。半角入力で「615-0011」といった形式で入力してください。
また、住所の番地の数字は、すべて半角数字にしてください。
 
以上のルールに気をつけて、ひと通り入力が終われば、次は保存です。
 

住所録ファイルの保存

CSVファイルとして保存すると、保存した再び開いた時に、列幅などの書式設定がリセットされた状態で開かれます。
これは、CSVファイルは飽くまで入力データとその列の間の区切りのみを保存するものであり、
それ以外の列幅や色や計算式などは保存されないからです。
 
したがって、まずはSCVではなく、エクセルブック(エクセルのファイル)として保存しておきます。
ファイル」タブ→「名前を付けて保存」→ファイル名と保存場所を指定して「保存
次に、CSVファイルとして保存します。
ファイル」タブ→「名前を付けて保存」→保存場所を指定→ファイルの種類を「CSV(カンマ区切り)」に変更→「保存
先ほども触れたように、CSVファイルにすると文字データと区切り以外は保存されませんので、以下のようなメッセージが出てきます。
はい」→「OK」をクリックして保存を完了しましょう。
 
ちなみにCSVファイルとして保存したあと、画面を閉じる際にも再び保存の有無を聞いて来ますが、これはどちらでも構いません。
 
したがって、住所録は主にエクセルブックで追加や修正などをし、年賀状ソフトなどに読み込ませたい時にCSVファイルを作る
といった運用が理想的かと思います。
 
ちなみに、CSVファイルをメモ帳で開くと、
こんな感じです。
文字と文字の間の「」(カンマ)は、エクセルで表示していた時の列と列の間の区切りを表します。
こんなファイルで本当に大丈夫かと心配になりますが、こうして最低限の情報しかないからこそ、
CSVファイルは色んなソフトに反映することができる”互換性”が高いと言われるわけです。
 
 
今現在、年賀状ソフトをお使いの方も、パソコン買い換え時や他のソフト他のパソコンで住所録や宛名を開くときのために作ってみてはいかがでしょうか。
 
 
また、この記事でお伝えしきれないこともありますので、不明点がおありの場合や、作成にチャレンジしてみたいけど不安だという場合、またはその他のご要望でも、お待ちしておりますので、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
 
 
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