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そういえば・・・
2月に「これだけノート」をつくろう・・・についてブログに書きましたが
http://ameblo.jp/cross-functional/entry-11177476498.html
スケジュールを立てても何故か振り回されることの多かった とくとら です。
そこで、何が、足らなかったのかを調べ・・・考えてみました。
いつも、締め切り前や忙しい時に限って追加の仕事を振られたり、頼まれたりしてしまう。
そこには、自分の仕事量やキャパシティを把握し客観的に説明できまい自分がいたようです。
では、私にとって大事なことなので、下に備忘録として、まとめてみました。
仕事を行う上で大切なことは、スケジュールを組むことです。つまりタイムマネジメントは、大事な仕事を明確にすることですが・・・
そこで、皆さんに質問です。
「タイムマネジメントがうまい人はどんな人でっしょうか？」
それは、「仕事に無駄がなく、効率的に進める事ができる人！！」
といった人をイメージする人が多いかと思います。
私もあこがれますね。
しかし、無駄をなくすといっても何が無駄で、何が無駄ではない仕事なのか？
私は判断がなかなかできていないようです。
特に、上司の下で働く私は上から指示があれば、それを優先したりと、私の仕事は後回しになってしまいます。
「今、これをしなくてはならないので、出来かねます」って言えないんですよ・・・
何故なんでしょうか？
【大事な仕事とは？】
実は、「大事な仕事が何なのか」をハッキリさせていないから！！
このような結果を招いてしまうらしいのです。つまり、今大事なことが分かっていれば、ビシッと言えるはず。
「自分の仕事は後でも出来るからいいや」と放棄しているうちは、いつになっても仕事をコントロール出来ないとのこと。
例えは、自動車工場などのモノつくりの現場では、大事なことは明確です。それは、生産ラインを守ることと生産効率を上げること。
逆にラインをを止め、生産効率を下げる要因があれば、それは、モノつくりの現場にとっての無駄となるそうです。
あと、相談員の仕事については、どちらかというと、いきなりの電話対応や、来客。送られてくる書類の報告書などなど・・・大事な仕事は、日によって・時間によって異なります。今日の一番大事な仕事は「契約を行うこと」で、○時間後は、「会議資料を準備すること」と日や時間で重要な仕事が変わります。
ですので、一日の仕事がスタートする前には、「今日一番大事な仕事は何か？」ということをどんなに忙しくても明確に意識して仕事に臨む必要がありそうです。
これは、タイムマネジメントの基本中の基本ですが、スケジュールをお互いにすり合わせても、結果的に、いつもドタバタ劇を演じなければならない状況があるということは、きっと大事な仕事というモノを、明確に出来ていないと言えます。
「今日の大事な仕事を明確にする」
でもまだこれだけでは、不安があります。
「今日、やらなければならない大事な仕事」だけを明確にするだけでは、「一週間前の仕事の期限が明日に迫っている・・・」「先週、頼まれた資料作成が・・・今日までに・・・」と、目先だけの仕事にとらわれると、逆に、毎日が、単に自転車操業になってしまう恐れがあります。
つまり、実は、皆さん様々な仕事を抱えています。そして、その期限も「今日・明日・その次・一週間後・中期・長期・・・」と色々な期限がありますので、せめて、一週間のスパンで大事な仕事がなにかを把握していれば、余裕をもって先手を打つことが可能になるはずです。
そのためには、OutlookだのGoogleカレンダーだの、手帳だのでスケジュールを目に見えるかたちで把握しておくことが肝心です。
ほぼ日手帳アレンジ隊
http://group.ameba.jp/group/9IAFklPx2dqn/
ほぼ日ユーザー
http://group.ameba.jp/group/J8KZIkdR2s4v/
【何が大事か見極めること」
仕事は、「他人と協働でやる仕事」「自分ひとりでやる仕事」に分けることができると思います。
「他人と協働でやる仕事」
・会議
・打ち合わせ
などなど・・・
「自分ひとりでやる仕事」
・パソコン入力
・プレゼン資料作成
・会議資料作成
・アイデアの発案
などなど・・・
みなさんにとって重要な仕事ってなんですか？
私にとって大事な仕事のほとんどは、「自分ひとりでやる仕事」です。
確かに、会議・打ち合わせ・プレゼンなどは、みんなの時間を使ってやる大切な仕事です。しかし、それを成功させるためにやっていることは事前準備がカギではないでしょうか？
準備には、仕込みが大変です。
他の人からの情報めであったり、資料の中身を練りに練って形にしたりと・・・・かなりのエネルギーとまとまった集中出来る時間が必要となります。
でも、なぜか、私は「自分でやる仕事」よりも「他人と協働でやる仕事」を無意識のうちに優先させてしまいます。（特に介護・相談員はそういう傾向があり、看護師や事務スタッフはある程度、割り切っている→伝えたいことを曖昧にせず具体的に説明できているからかも）
そこには
◆周囲からの目・・・
すなわち「協力的ではないと思われたくないという不安」があるわけで、今、1人でやらなければならない仕事があったとしても、突発の仕事を優先させてしまう。
◆具体的に仕事を把握・・・
もう一つが、伝えたい事があっても、自分から引いてしまったり。今の仕事の忙しさを具体的に把握出来ておらず、説明が出来ていない。だから曖昧な表現になり相手を納得させられない。
結果：自分の仕事を後回しにしてしまい残業・期限に間に合わない
といった事になってしまい
スケジュールを立てても何故か振り回されることの多かった
とぼやくしかないのです。
じゃどうするか？
【自分ひとりでやる仕事」を全て書き出すこと
私のスケジュール帳を見ると、施設内の行事がびっしり書き込んであります。つまり、会議・打ち合わせなど、他人と協働でやる仕事の予定ばかりが記入されています。
もちろん、所々に、締め切りがある私か出来ない仕事もありますが
後から追加される、「会議」や「上司からの頼まれ毎」が上書きされているような感じになってしまっています。
これでは、自分がやならなければならない仕事の時間がどんどん無くなってしまいます。
そして、しょうが無く残業や休日出勤でカバーすることになったり、期限切れで怒られたり。
結果的に、タイムマネジメントが機能していない状況です。
だから、スケジュール帳には、
「自分でやる仕事」を漏れなくしっかりと書き込む事が必要になります。
そして、それを
「他の仲間との打ち合わせでしっかりと情報交換を行う」必要があると思います。そうすれば、突発的な仕事が舞い込んだ際にも、スケジュール帳をチラ見させながら、「この仕事は重要で・・・・今日しなければならないから・・・」とどちらが重要な仕事かを自分自身や依頼者へ分かるようにアピールする必要があります。
とうぜん、それを目の当たりにすれば、よっぽど強引な人では無い限り、無理に仕事を押し付けようとはしないと思います。
※仕事は、自分の仕事を漏れなく書き出し、それを他人にも分かってもらえるように工夫することが大切。
今の時代だと、グループウェアやOutlook。なければ、予定表を使って、仕事リストを共有し、お互いがどれだけ仕事を抱えているか分かるようにすれば、仕事を進める上で効率的になるはずです。
【ポイント】
ですので、私は、上司が仕事を振ってきたら、必ず手帳を開き見せながら、予定が入るか確認するようにしています。
◆期限付きの仕事は、青字にマーカーで目立つようにする。
◆突発的な依頼については、全て赤で表記。
これで、締め切り前や忙しい時に限って追加の仕事を振られたり、頼まれたりしても、自分の仕事量やキャパシティを把握し客観的に説明できるようになります。
結果、「モヤモヤ感」や「どうでも良い仕事」が舞い込むことを低減させることができ、失敗というリスクも回避でき、仕事の無駄を省くことができると考えました。
ただ、注意することは。
◆相手の立場を理解すること。本当に、助けて欲しい人もいるかもしれません。
年度末年度初めお互い忙しくなりますが、頑張りたいと思います。
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