⑤DX推進：オンライン会議は経費削減だけじゃない！経営を変える3つの効果

コロナ禍で一気に普及した オンライン会議システム。
しかし最近では「出社回帰」の流れが強まり、再び会議室に人を集めようとする企業も少なくありません。

「オンラインだと社員の士気が下がるのでは？」
「サボる人が出るのでは？」
「帰属意識が薄れて離職につながるのでは？」

こうした懸念からリモートを縮小する動きもありますが、それは 経営層の認識がアップデートされていない ことが原因かもしれません。
実際には、オンライン会議は枠組みとルールさえ整えれば 経費削減以上の価値 を生み出します。

1．移動コスト・時間削減の効果が絶大

出社を前提とした会議では、通勤や移動に多くの時間とお金がかかります。
例えば、東京近郊から往復3時間かけて通勤している人は少なくありません。

オンライン会議にすれば、この3時間をそっくり業務や生活に充てられます。
結果として会議への集中度も高まり、生産性は格段に上がりますよね。

2．地方・海外とのビジネスチャンスが広がる

以前は「電話か、現地訪問しか方法がない」と思われていた遠方との商談。
しかし今では、オンライン会議システムで資料を画面共有しながら深い議論ができるようになりました。

そのおかげで 地方や海外とのビジネス展開が格段に容易 になり、チャンスは大きく広がっています。

3．社員のワークライフバランスが改善する

リモート会議を取り入れることで、社員の生活も変わります。

• 子どもの送迎時間を調整しやすくなる

• 家事を済ませてから業務に入れる

• 通勤に費やしていた時間を趣味や家族の時間に回せる

このように、仕事とプライベートの両立がしやすくなり、結果的に 社員の満足度や定着率 に直結していきます。

まとめ

オンライン会議で削減できるのは経費だけではありません。
時間・生活の質・新しいビジネス機会 といった目に見えない価値をも生み出します。

企業は「社員がサボるのでは？」と恐れるよりも、むしろ積極的に活用して社員の生活を豊かにし、組織の力を高めていく。
これこそが、これからの時代に求められる経営方針だと私は考えます。

本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

④DX推進：スマホ1台で経営が加速！モバイルワークの真価とは

スマホの普及で、私たちの暮らしは大きく変わりました。
同じように、企業経営のスピードもスマホのおかげで格段に上がっています。

一方で、まだ古い慣習が根強く残っているのも事実。
たとえば、国が電子請求書を推進しているのに、未だに「印鑑付きの原紙」を求めるメーカーも多い…。
スマホの力が十分に活かされていない現状を感じることも少なくありません。

モバイルワークが加速させる意思決定

スマホの利点は、出張中や外出中でも意思決定ができることです。
特に中間管理職や経営層にとって、時間を止めずに手続きを進められるのは大きな強み。
海外出張の飛行機内でWi-Fiにつなぎ、仕事が追いかけてくるプレッシャーに悩まされる…なんて副作用もありますが（笑）、やはり業務効率は大幅に向上しましたよね。

スマホで完結できる業務例

• 決裁申請の承認

• 発注の承認

• 入金確認

これらがスマホで完結できるだけで、社内手続きのスピードは一気に加速します。

便利さの裏にあるリスク

ただし「手軽さ」ゆえに、以下のような弊害も起きがちです。

• 考えずに承認してしまう

• 詳細を確認せずに発注書に印やサインをする

こうしたリスクを防ぐためには、あえて「ひと手間」を加える工夫が必要です。
たとえば承認前に数値確認を必須ステップにするなど、安全性を高める仕組みを入れると安心です。

経営者自身が体験する重要性

もう一つ大事なのは、経営層自らが体験すること。
「社長がスマホで決裁できないのに、部下にはやれ」と指示するのは説得力に欠けますよね。
まずはトップが率先して使いこなし、その実感を持って現場へ展開する。これが浸透の早道です。

スマホ1台で完結する業務環境を整えることは、経営スピードを上げる大きな武器になります。
まだ十分に活用できていない企業こそ、今すぐ取り組むべきだと思います。

本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

③DX推進：なぜ今こそチャット導入なのか？メール文化の限界と新常識

皆さんの会社では、社内のやり取りにまだメールを使っていますか？
もちろんメールは大切なツールですが、実際の業務スピードを考えると、どうしても「遅い・埋もれる」という課題がありますよね。

そこでおすすめなのが 社内チャットの導入 です。

チャット導入のメリット

1．スピード感が圧倒的に変わる
メールは相手がいつ読むか分からず、返信が遅れることもしばしば。
一方チャットなら既読確認もでき、相手が対応できる状況なら即レスが返ってくる。結果として、業務がスムーズに前に進みます。

2．心理的距離が縮まる
チャットはメールほど堅苦しくないため、気軽に会話しているような感覚でやり取りができます。
若手社員など電話が苦手な人にとっても取り入れやすく、結果的に社内コミュニケーションが活性化していきます。

注意すべきデメリット

もちろん、チャットにも落とし穴があります。

1．何でもチャットで済ませようとする
たとえば「有給の申請」や「言いにくい取引条件の交渉」など、軽々しくチャットで済ませてしまうとトラブルにつながりかねません。
特に会話が苦手な人ほど、つい安易に使ってしまいがちなので注意が必要です。

2．正式なビジネス記録になりにくい
チャットは便利ですが、正式文書として扱われにくい側面もあります。後から「言った・言わない」の問題に発展するケースもゼロではありません。

上手に使うコツ

だからこそ、ルール作りが重要です。

• チャットは調整や確認などカジュアルなやり取りに限定する

• 正式な文書はメール＋添付書類で送る

• メールを送る前にチャットで「これから送ります」と一言伝える

こうしたルールを決めておけば、チャットのメリットを最大限に活かしながら、リスクを回避できます。

まだ導入していない企業は、ぜひ検討してみてくださいね。

本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

②DX推進：書類管理をデジタル化すれば生産性はこう変わる

皆さんは電子書籍を読まれますか？
私は紙と電子を半々で使い分けています。テーマによっては紙の方が読みやすいと感じますが、企業の生産性向上にはペーパーレス化が欠かせない と考えています。

特に製造業では、設計図や試験データを紙で管理していると、生産性はどうしても低下しがちです。

ペーパーレス化の具体的なメリット

1．書類保管コストの削減
紙のファイルはすぐにかさばり、保管スペースを圧迫します。電子化すれば物理的な保管場所が不要になり、オフィス環境の効率化につながります。

2．検索時間の大幅削減
PDF化したデータをフォルダやデータベースで管理すれば、紙の書類を探す手間はほぼゼロに。検索時間の削減は、そのまま労務コストの削減につながります。

3．セキュリティ強化
紙の書類は紛失や盗難のリスクがありますが、電子化すればサーバーやクラウドでアクセス制御やバックアップが可能になります。もちろんITリスクはゼロにはできませんが、適切なシステムを導入すれば紙よりも安全に管理できます。

効果を「数値化」してみる

ペーパーレス化のメリットを社員に説明しても、抽象的ではなかなか伝わりません。
そこでおすすめなのが 効果の数値化 です。

• 書類保管にかかっていたスペースコスト

• 紙を探す時間にかかっていた労務費

• 情報共有スピードの改善による業務効率

これらを金額ベースで算出してみると、セキュリティシステム導入のコストを差し引いても十分な効果が見えるはずです。

ペーパーレス化は「紙をなくす」ことが目的ではなく、生産性を劇的に高める投資 なのです。

本日もありがとうございました。

①DX推進：なぜ中小企業は手書きにこだわるのか？ DXの第一歩

皆さんの会社には、まだ手書き業務が残っていませんか？
中小企業を支援していると、今でも帳票を手書きしている現場を目にして驚くことがあります。パソコンは社員一人ひとりが持っているのに、です。社労士の先生からも「そろそろ手書き業務を撤廃してデジタル化すべき」と指摘されるケースも多いと聞きます。

とはいえ、長年続けてきた手書き業務をデジタル化することに抵抗を感じる従業員が多いのも事実。その抵抗感が障害となり、なかなかデジタル化が進まないのです。

手書きを続ける限界とは？

間違えたときに二重取り消し線を引いて直したり、最初から書き直したりしていませんか？
これは製造業でいう「戻り作業」にあたり、生産効率を大きく落とします。転記ミスによるやり直しは時間ロスとなり、残業代＝コスト増につながります。

一方で、WordやExcelでフォーマットを作れば、入力ミスもBackspaceやDeleteキーで一瞬で修正可能。作成時間の短縮、戻り作業の削減、結果としてコスト削減につながります。

デジタル化を進めるステップ

では、なぜ進まないのか。最大の理由は「従業員の抵抗感」です。これを乗り越えるために、次のステップを意識すると効果的です。

1. まず一人に使わせる
   「勤怠入力」「経費精算」「日報」など、シンプルで成果がすぐ見える業務から導入。成功体験を積ませることが第一歩です。

2. 少しずつ広げる
   使える人が増えると、手書き派との効率の差が明らかになります。その差が自然と導入を後押しします。

3. 経営者が率先して使う
   経営者自身がツールを使い「やってみたら意外と楽だ」と示すことで、社員の心理的なハードルは一気に下がります。

小さな一歩でも、実際に「便利になった」と体験することが、デジタル化推進のカギです。

本日もありがとうございました。