皆さんの会社では、スケジュールをきちんと共有していますか？
OutlookやGoogleカレンダーなどのツールは多くの企業で導入されていますが、「導入しているだけ」で活用されていないケース が意外と多いのです。
例えば、上司が秘書だけに予定を伝えて現場と共有していなかったり、各部署ごとにバラバラの管理をしていたり。結局「システムはあるけど予定は紙や口頭」という状態に逆戻りしてしまうこともあります。これではせっかくのIT投資が無駄になり、生産性向上どころか混乱の原因になりかねません。
そこで今回は、スケジュール共有がなぜチーム力を高めるのか、そして「形骸化させないためのポイント」についてお話します。
1．ダブルブッキングや連絡漏れを防ぐ
スケジュール共有が徹底されていないと、上司と部下で予定が重なり、ダブルブッキングが発生することがあります。結果として担当者が関係先に頭を下げて調整する羽目に…。
こうした無駄な調整は、結局「スケジュール管理を怠った人のツケ」を現場が払うことになります。
しかし、全員の予定が一元化されていれば、ダブルブッキングや伝達漏れは大幅に減少します。強制的に入力・共有される仕組みを整えれば、「記録に残る」ことで責任の所在も明確になり、業務のスピード感が飛躍的に向上します。
2．仕事と家庭の両立を支援できる
スケジュール共有は、ワークライフバランスにも直結します。
「この日は有休を取る」「子どもの行事で早めに帰る」といった予定をチームで把握できるだけで、周囲が業務を前倒しで支援できます。
もちろんプライベートの詳細まで公開する必要はありませんが、最低限の予定を共有することで「気遣いの文化」が生まれます。逆に、それを無視して仕事を押し付ける上司がいれば、記録として残るため、人事的な判断材料にもなります。
3．形骸化を防ぐ「活用ルール」の重要性
大手・中堅企業でよくあるのが「導入したのに活用されない」という問題です。
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一部の人しか入力しない
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秘書や総務だけが知っていて現場に反映されない
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部署ごとにExcel・紙・アプリが混在してバラバラ
これでは本来の効果を発揮できません。
重要なのは 「入力ルールを明確化し、守らせる仕組み」 です。
例えば、
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会議や外出は必ずカレンダーに入力
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休暇・早退は最低○日前に共有
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更新が漏れた場合の責任を明確にする
こうしたルールを設けることで、システムが単なる箱ではなく「動く仕組み」として機能します。
まとめ
スケジュール共有は単なる利便性の問題ではなく、チーム力を高め、組織全体の働き方を変える仕組みです。
ツールを導入して終わりにするのではなく、活用ルールを設けて習慣化すること。これが、ダブルブッキングを防ぎ、ワークライフバランスを支援し、組織全体の透明性を高めるカギになります。