問合せをいただいた方など、複数ある顧客リスト。
どこかで一度、まとめておきたいものです。
【がけっぷち秘書 こばちん が書いています】
本日は、エクセルでの重複チェックの方法をご紹介。
例として本日使うのは同じ名前の人が複数いる以下のようなデータ。
重複を漏れなく見つけて削除したい、というのが今回のテーマです。
＜STEP1＞
照合に正確を期するために事前作業として、
名前のデータから半角スペースを削除する作業を行います。
使うのは「検索と置換」のツール。
セル全部を指定して、検索に「半角スペース」を入力、
（以下の画像ではわかりやすいように反転させています）
置換には何も入力せずに、「すべて置換」ボタンをクリック。
これで名前の欄の半角スペースがすべてなくなりました。
＜STEP2＞
COUNTIF関数を使って、１から15までのセルの範囲に
同じ名前が何個使われているかを数えます。
関数の式は、そのままコピーして使えるように
「$」マークを行を示す数字の前にそれぞれ入れて検索範囲を指定します。
たとえば、この式は
B列の2から16までの間に「B2」と同じ文字列が何個含まれるか
をカウントするように指示を出しているものです。
＜STEP3＞
この式をそのままC列の全セルにコピーし、同じようにカウントさせます。
検索範囲に同じ文字列がひとつしかなければ「１」が
2つ以上ある場合は「2以上」の数字が表示されるはずです。
＜STEP4＞
2以上の数字が出たセルを漏れなく探すためにデータの並べ替えをします。
最優先されるキーを「列C」にして「降順」で、
次に優先されるキーをこの場合は「Name」にして並べ替えを行うと
重複しているセルが順に上に並んできます。
これで重複があるセルが上から並びました。
あとは不要なセルを削除していけばOKです。
「2以上」のセルを探すだけなら「フィルタ」の機能や「検索」でも
かまいませんが、その後データを削除する作業を行うなら
「並べ替え」でまとめて表示したほうが便利ではないかと思います。
他にもいくつか重複チェックのやり方はあると思いますが、
まずはひとつこのやり方を覚えてみてはいかがでしょう？
もちろんメールアドレスのチェックも同様の方法で行えます。
ぜひお試しあれ。
【編集後記】
コメントで、
●重複チェックは電話番号が便利
●重複の削除はピボットテーブルがおススメ
●「重複の削除」機能は要注意
などのアドバイスをいただきました！
Excel業務改善コンサルタント（株）すごい改善 吉田
さんありがとうございました！