日々のタスク管理には,TaskChute Cloudというアプリを使っています。
今日は,このTaskChute Cloudを使って日々のタスク管理を行うメリットについてお話しします。
約2年近く前から,日々のタスク管理にはTaskChute Cloudを使っています。
TaskChute Cloud(タスクシュートクラウド)とは,クラウド上で日々のタスクを管理できるアプリです。
朝,今日はどのタスクをやるかを計画し,見積もり時間も設定することができます。
そして,実際にそのタスクをこなすのにどのくらいの時間がかかったのかを計測することもできます。
このアプリが大変に便利で,私にとっては日々大変に重宝しています。
(1)タスクに集中できてタスクがはかどる
まず,TaskChute Cloudを使っていると,1つ1つのタスクをこなす際に,時間を計測することができます。
誰でも,事前に予測した見積もり時間の範囲内で(あるいはそれより早く)タスクを終わらせたいという気持ちが働きますので,1つ1つのタスクに集中することができます。
いわゆる,時間を計りながら仕事をすることの効果というもので,結果的にタスクがサクサクと早く進みます。
あと,その日にこなすべきタスクが並んでいますので,それをやり残したくない,その日のタスクはすべてその日にこなしたいという気持ちを,視覚の力も借りながら強めることができるという効果があります。
ですから,あまり気が進まないような仕事でも,今日はやるぞと決めてこのTaskChute Cloudに見積もっておくと,不思議と積極的にその仕事に取り組もうという気持ちが湧いてきます。
1日の終わりにTaskChute Cloudにやり残しのタスクが残っている,しかもそれがあまり気の進まない仕事だったりすると,気分良く1日を終わることができません。
結果的に,気が進まない仕事にも積極的に取り組むようになり,全体的に仕事がはかどるようになっています。
(2)タスクの漏れを防ぐことができる
また,その日やるべきタスクが可視化されますので,やるべきことを忘れてしまったというタスクの漏れを防ぐことができます。
残念ながらやるべきタスクがその日中に終わらなかったという場合でも,その日のやり残しタスクが目に見えてわかる状態になっていますので,それを次の日に回すなどして,タスク漏れを防ぐことができます。
また,事前には予測しなかったけれども,どうしてもその日中にやらなければならないタスクが発生することもあります。
私はこれを割り込みタスクと呼んでいるのですが,この割り込みタスクもTaskChute Cloudに記録することで,やり忘れを防ぐことができるのです。
さらに,今日やらなくても良いが,近いうちにアレをやらなければ,と思いつくこともありますよね。
そういう場合は,その思いついたタスクをいつやるか,明日やるか明後日やるかを決めて,その日のタスク欄に書いておくこともできます。
頭に浮かんだことはそのままスルーしてしまうと忘れてしまいます。
忘れないためには,マメにメモするなど記録する必要がありますが,TaskChute Cloudは思いついたタスクを記録することも簡単にできます。
もちろん,スマホでも使えますので,たとえば電車で移動中に思いついたタスクをすぐにメモすることも可能です。
(3)過去を振り返ることができる
もう1つ,タスク管理で重要なことは,振り返りをすることです。
今日はやり残しタスクが多かったとか,見積もり時間を大幅に超えてしまったタスクが多かったなど,視覚的に残りますので,振り返って改善策を探すことが可能になります。
また,TaskChute Cloudにはレビューという機能があって,たとえば過去の一定期間(1週間など)に自分がどのような種類のタスクにどの程度の割合の時間を使っていたのかも計測することができます。
そうすると,一定期間を振り返って,自分の時間の使い方を検証することができますし,時間の使い方の偏りなども検証することが可能になります。
私の場合ですと,日々の緊急性のあるタスク(いわゆる時間管理マトリクスの第1領域「緊急かつ重要」のタスク)ばかりに偏っていないか,きちんと自己投資(時間管理マトリクスの第2領域「緊急ではないが重要」のタスク)にもきちんと時間を使えていたかどうかを,過去を振り返って検証しています。
そこで、今日のポイントは,
ということです。
ちなみに,TaskChute Cloudは有料のアプリですが,月額486円で,年間支払いプランだと年4860円です(2021年3月時点)。
私にとっては,この程度の金額で日々のタスク管理や時間管理の強い武器となっていますので,本当にお得だと思っています。
本気で時間管理やタスク管理をやりたい方にはぜひオススメです。