⑅◡̈*atelier RadiAnt ♡ᵕ̈*⑅ 色鮮やかに軽やかに♪

⑅◡̈*atelier RadiAnt ♡ᵕ̈*⑅ 色鮮やかに軽やかに♪

ご訪問ありがとうございます♪
色と数など、自分らしく生きるヒントを見つけるべく!様々なことを通じて、atelier RadiAnt らしく、活動しております。

こんにちは!

ゴールデンウイークも終盤になりました!
皆さまいかがお過ごしでしょうか?

今日は、数秘&カラー®︎講座&踊る瞑想会でございました!



さてさて。
本日のテーマ。



〝新人社員が困ること〜電話編〜〟です!


なぜにこの様なテーマなのか…?
しかも急にびっくり


それは、インストを10年してきた中でも、新人研修などで必ず行うこの電話応対。


特に最近は携帯電話、スマホが普及したことで、
今の20代の人にとって、知らない人からの電話、しかもお仕事で!となると、普段は電話に慣れていても、さすがにいつもと同じで言い訳がない!


ということで、悩まれるんですよね…


ここ最近は、小中高を中心に学校を回って講習などをしていますが、たまに大学などでもおこないます。



その中で、特に高校、大学では
〝ちょっと社会人になった時のこともプラスしてほしい〟



といった要望なども受けます。



とはいえ、今おこなっている講習の中で、わたしの持っている知識を活用することはできないこともあって…


〝ほんのさわりの部分だけ〟位しか
お話しできません。



でも、その時の皆さんの顔つきといったらば!

食いつきが違いますキョロキョロキラキラ



なので…
〝やっぱり…不安だよね…〟と思うのですよショボーン



そこで!
こう言ったお悩みを持っている新社会人の方や、これから社会へ飛び立つ方々のお役に立てる内容をいつか提供したいと思っておりまして。


このゴールデンウィークの終盤に思い立ったというわけですꉂ (˃̶᷄‧̫ॢ ˂̶᷅๑ )


もっと早くにやれよっとも思いつつ^^;


というわけで!


今回は、会社で電話を受ける。
とにかく、電話に出て、取り次いでくれたらいいから!という先輩からのオーダーを頑張る編です!


まずは準備するもの♪】
メモ、筆記用具(書き慣れたペンがいいです)

と至極当たり前なこの2点!ですが!
メモ📝にちょっと一工夫してみることを今日はご紹介します♪




このメモに、
ご自身の不安な要素を払拭できる内容を綴ります!
↑これポイント!




〜何を綴るの?〜

自分が話すこと
聞くこと
確認すること
電話機の操作方法

などを綴ります。

というか、作るといいですよ♪

わたしは、慣れない間は、この電話応対だけでなく可能な限り、自分の話すことや確認しないといけないこと、また使用するオフィス機材の使い方を書き込みます。

そして、それは〝慣れるまで〟のほんのしばらくの間、とても役に立ちます

ですので、新人さんはもちろんですが、新人教育を担当するスタッフにも、こういったことを必ずアドバイスします。



↓↓↓💡↓↓↓

①自分の話すこと
→会社名や部署名、そして自分の名前を
口語で書きます。この口語については、この後の項目についても共通です♪

また、あまり堅苦しくない程度(ここは、先輩がどんな言葉で応対しているか?を参考に)
で構わないとわたしは考えています。
最低限の言葉遣いを意識すればオッケーですよ。


そうすることで、そのメモを見ながらまだまだ自分の身についていない〝言葉〟に焦ることが回避できます♪



②聞くこと
→今回は〝とりあえず〟でる!〝引き継ぐ〟
なので、それらをすぐにメモできる様に書き込んでおきます。





こんな感じ♪

ここでは、○などつけれる様にして、全てを一から書き込まなくてよい様にしておきます

また、性別もメモれる様にしておくと、便利だったりしますよ♪

例えば…苗字というのは、同じ人が複数いたりするので、そんな時に、会社の人から、男だった?女の人?といった様に聞かれることがあります。

回数としてはそんなに多くはないですが、聞かれた時に、慣れない間は、電話にでる。ということで、頭が一杯なので、記憶がたどりにくかったりします。

また、ちょっとしたことで、落ち込んだりすることもあるので、それらを回避することができ、また〝気がつくポイント〟がいいねっとなりやすいことだったりするんです(笑)


③確認すること
→ここは今回のテーマに合わせます。
シンプルに居るか?いないか?のパターンを用意して記入しておきます。



④電話機の操作方法
→これ、結構重要!!!
だって、固定電話。しかもオフィス用って色んなボタンがついてて、ちょっと操作を間違えると、切ってしまう…!という恐怖があります。
↑ココ、教育係の方は新人時代を思い出して、きちんと準備をしてあげましょう!!




そのほかとして、部署内なの方々の名前…
覚えてないことも多いです!
なので、座席表など色んなツールを電話の引き継ぎの際に色々と引っ張りだすことも、苦痛ですガーン
焦る要素にもなります。
ですので、10名程度であればそれらもメモに記入しておきます。
また内線番号などを使用して電話を回す場合には、名前の後ろに内線番号を記入しておきます。

自分の席からみてメモに転記もオッケー!


こちらも図ではないけど、席をイメージして配置してます。


ちょっとした工夫が、きっと大きく役立ちますよ!

これらを一つのメモにまとめておく


急がば回れ(笑)
メモを作成する手間を惜しまない。
その手間は決してマイナスにはなりませんよ!

プラスでしかないです(笑)

電話に慣れるということはもちろんですが、身につくことを助け、そして自らの仕事の仕方を必ず社内の人は見ているんです(笑)

苦手を克服するために、仕事を楽しく行なう上で、とても小さなことに見えますが、これが後々あなたの信頼へと繋がります!


見てるんですよね〜キョロキョロ
教育係って(笑)
結構細かい部分を。


決して数字などでは現れない部分が、のちに仕事を行う上で、大きく左右することになるからこそ、ぜひメモを作ってみてください。

コピーして という所までは必要ありませんが、
一枚作成して、デスクに置いておく

そして、電話のコールとともにそれを引っ張り出す!もしくは、見えるところに置いておく!

これだけでオッケーですよ♪

そして、メモにはありませんが、いない時には相手の電話番号を復唱確認!とでもメモしておくのもいいですね。
また、誰が受けたのか?をきちんと相手に伝えるのも、印象が大きく変わるため、

切断時 という項目などを作って、
○○が承りました。それでは失礼いたします。
〜相手が切るのをまつ〜

といったこともあるといいかもです。



いづれにしても、ご自身が出来ているところは、メモにしなくてオッケー!



あれもこれもと入れてしまうと、
パッとみてびっくり 全然わからない!!!

ということもありますので♪


まずは、ご自身が出来ているところは、箇条書きなどのシンプルにするなどして、
緩急をつけたメモにすることをオススメします。



ちょっとしたことで、自信をなくしてしまう今だからこそ、ちょっとした工夫で、自信をつけましょう♪





ファイト!


また、次回は…
声についても綴りたいと思います♪

ではでは♪

(*˘︶˘*).。.:*♡