登記事項証明書・印鑑証明書
◆ 印鑑証明書
これは、会社の実印を証明する会社の預金通帳を作ったり、官公署に届出したりするとき、必要な書類です。
６～７通を用意しておきましょう。
印鑑証明書を取得するために、まず印鑑カードの交付を受けます。「印鑑カード交付申請書」を提出します。
◆登記事項証明書
印鑑証明書と同様に、各種の手続に必要な書類です。会社の登記事項を証明する書類です。
こちらも６～７通を用意しておきましょう。
登記事項証明書は４種類がありますが、その中「履歴事項全部証明書」を取得します。
法人の預金口座
- 口座開設の申し込みから実際の口座開設まで１～２週間程度を要する。
- 会社本店の最寄りの金融機関の支店で開設する。代表者が自ら銀行に行く。
- 口座を開設した後、資本金がこちらの口座に移す。
- 添付書類について
- 定款の写し
- 法人の印鑑証明書
- 履歴事項全部証明書
- 代表社員本人の証明書
- 法人設立届出書
- 銀行届出印
- ホームページの確認
※ 現在外国人が新設会社唯一の代表の場合には、法人口座の開設は非常に困難です。会社規模の拡大や一年以上の経営実績などの条件がある銀行はほとんどです。
税務署に関する手続
◆法人設立届出書
- 設立の日以後２か月以内に一定の事項を記載して、「法人設立届出書」を納税地の所轄税務署長に提出する。
- 法人税の納税地とは、本店（または主たる事務所）の所在地となる。
- 書類について
- 定款の写し
- 登記事項証明書
- 株主名簿（社員名簿）
- 設立時の賃借対照表
- 設立趣意書（小規模な会社は一般いらない）
- 本店所在地の略図（任意）
- 法人設立時の事業概況書（任意、用紙は税務局でもらえます）
◆青色申告の承認申請書
青色申告制度とは、法人税について、会社の引取すべてを複式簿記の原則によって、作成した会計帳簿で申告する制度です。欠損金の９年間繰越控除や特別償却、税額控除などがあるので、白色申告よりお得です。税務署に対して申請書を提出しないと、その会社は自動的に白色申告の会社という扱いになってしまいます。
会社が青色申告書を提出するため、次の２つの要件を満たす必要があります。①法定の帳簿書類を備え付けて取引を記録し、かつ、保存すること ②納税地の所轄税務署長に「青色申告の承認申請書」を提出して、予め承認を受けること。
申請書の提出期限は、設立の日以後３か月を経過した日と設立第１期の事業年度終了日のうち、いずれか早い日の前日までです。
青色申告のメリットは、様々がありますが、次２つを紹介します。
１，青色申告書を提出した事業年度に生じた欠損金の９年間繰越控除です。（平成３０年４月１日以後に１０年とされている）例えば、設立初年度において、赤字が５００万円生じたとします。翌期には３００万円の黒字出ても、赤字の５００万円と相殺でき、納税が必要ないです。さらに、残りの２００万円の赤字は、翌々期の黒字と相殺できます。外国人経営者は、在留期間の更新を申請するとき、必ず会社の継続性を審査されます。欠損金があり、債務超過にならない場合はともかく、債務超過になれば、更新できないリスクが高いので、こちらも注意しなければならないです。
２，中小企業等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例です（特別償却）。一般的に会社が減価償却資産を購入しても、その全額が事業年度の損金にすることができず、数事業年度にわたって減価償却費として損金とします。しかし、従業員数１０００人以下の青色申告法人である中小企業者が、３０万円未満である減価償却資産（合計３００万円まで）を平成３０年３月３１日までの間に取得して事業の用に供した場合には、一定の要件のもとに、その取得価額に相当する金額を損金の額に算入できます。つまり、その購入の年度の全額損金になれます。しかし、外国人経営者は、最初のビザは１年が普通ですから、初年度損金が大量発生し、一旦債務超過になると、ビザを更新できないリスクがありますから、この特別償却の制度をきちんと討論したうえ利用してください。
◆棚卸資産の評価方法の届出書
棚卸とは、商品や製品、原材料など、店頭、倉庫にはどのぐらいあることを確認することです。棚卸資産とは、商品、製品、原材料など一定の方法で、資産を計算し、評価する資産です。
棚卸資産の評価方法は、原価法と低価法２種類があり、さらに原価法には、個別法、総平均法、最終仕入原価法など６種類があります。
日本の中小企業の大半は、「最終仕入原価法」を選択します。最終仕入原価法とは、棚卸資産を期末から最も近い時に取得した1単位当たりの取得価額をもって評価する方法です。例えば、期末在庫となった部品Aの評価をするにあたって、決算期末に一番近いときに仕入れた部品Aの価格で評価するということです。
この届出書を提出しないと、自動的に「最終仕入原価法」が適用されます。実務には、ほとんどの会社が設立の場合には、届出をしません。
◆減価償却資産の償却方法の届出書
減価償却とは、会社が事業の目的のために１０万円以上の減価償却資産（青色申告法人である中小企業は３０万円以上）を購入した場合に、購入時の費用をそのものごとに決められた期間（耐用年数）に応じて分割して、各期の経費として計上します。
車両や備品など有形減価償却資産を減価償却する方法には、毎期一定の額を償却する「定額法」と、最初のうちは多く、その後次第に少なくなるように償却していく「定率法」という２つの方法があります。建物は、「定額法」によらなければならないが、他の有形減価償却資産は、どちらの方法でもよいです。ただし、どちらの届出書を提出しないと、自動的に定率法が適用されます。なお、多額の減価償却費計上を早めに計上できる定率法が、会社にとって有利であるので、一般的に、届出をしない会社が多いです。
外国人経営者は、年度の欠損金が発生し、債務超過になると、在留期間の更新を受けられないリスクが高くなるので、定額法を利用するかどうか、実際に購入する有形減価償却資産によって、きちんと考えなければならないです。
◆給与支払事務所等の開設届出書
会社は、労働者に給与を支払う場合には、その支払いのとき、支払金額に応じた所得税及び復興特別所得税を差し引き、会社が預かります。今後税務署に納付する、このような義務のある者を源泉徴収義務者といいます。
会社は、源泉徴収義務者になるため、開設から１か月以内にこの届出書を給与支払事務所等の所在地（小さい会社の場合、一般的に本店所在地）税務署に提出します。
こちらは、法人設立届出書と同時に届出をします。
◆源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書
源泉徴収した所得税等は、原則として給与を支払った月の翌月の１０日に税務署に納付しなければならないです。しかし、従業員が常時１０人未満の小会社については、年２回にまとめてできるという特例があります。
提出すれば、１月から６月までのは７月１０日までに、７月から１２月までの分は翌年の１月２０日までに納付すれば大丈夫です。
提出先は、給与支払事務所などの所在地の所轄税務署となります。
◆消費税に関する届出
資本金が１０００万円以上、「法人設立届出書」の「消費税法人の新設法人」欄に所定事項を記載します。
資本金が１０００万円未満、2年間は免税事業者となるため、届出不要です。
ただし、設立初年度に大規模な設備投資を行うなどして、消費税に還付を受けたい場合は、消費税課税事業者選択届出書を提出できます。しかし、一旦提出すれば、そのあと３年間課税事業者になります。
地方公共団体に関する手続
◆都道府県税事務所および市町村役場への届出
東京都の場合には、事業を開始した日から１５日以内に、「法人設立・設置届出書」を所管の都税事務所に提出する。
東京都外、例えば神奈川県の場合には、事業を開始した日から２か月以内に、「法人設立・開設届出書」を所管の県税事務所に提出する。
添付書類については、定款の写しと登記事項証明書の２つを提出するケースが多い。
労働基準監督署に関する手続
◆労働保険とは
労働保険は、労災保険と雇用保険を総称した呼称です。起業した外国人１人が労働保険の加入は必要がないが、今後労働者を雇用する場合が必要となります。
労働保険は、個人単位ではなく、１つの経営組織として独立性を持った経営体の事業単位で適用されます。１つの会社でも、本社、支社、工場等に分かれていれば、それぞれ独立した事業として扱われます。原則として、労働者１人でも当然に労働保険に加入します。
労災保険は、国籍、名称、雇用形態、オーバーステイかどうかを問わず、すべての労働を提供する者が対象となります。なお、個人事業主は、原則として労災保険の対象にならないが、特別加入の可能性があります。
労働基準監督署に提出する書類は、労災保険に関するものです。
◆労災保険の被保険者
法人の役員は、労働者ではないが、実際に業務執行権がなく、指揮監督を受けて業務を従事することは、労働者として取り扱います。
請負、委託、共同経営は、労働者とならないです。
自営業者は、第三者の支配を受ける場合は、その者に使用される労働者としてみなされる場合や特定の業種の自営業者は、特別加入の制度により労災保険の適用を受けます。
事業者と同居の親族は、同居及び生計の一にする六親等の血族、配偶者及び三親等内の姻族は、原則的に労働者にならないです。しかし、常時同居の親族以外の一般労働者を使用する事業において作業等に従事し、かつ次の２つの条件を満たす者は、労働者とみなされている。①事業主の指揮命令に従っていることが明確であること ②就労の実態がその事業場の他の労働者と同様であり、賃金もこれに応じて支払われていること。
短時間就労者は、すべて労働者となる。
◆適用事業報告
労働者を雇用するとき遅滞なく提出します。
２通が必要で、市販も購入することができます
◆就業規則及び就業規則届
１０人以上の労働者を雇用するとき遅滞なく提出します。
ご容赦には、パートタイマーも含まります。
◆労働保険保険関係成立届
労働者を雇用する日の翌日から10日以内に提出します。
紙３枚コピーになっており、「事業主控」にその事業所のの労働保険番号が付され返却されます。
◆労働保険概算保険料申告書
労働者を雇用する日の翌日から50日以内に提出します。
この申告書は、保険年度末（３月１日）までの全従業員の賃金の見込額を算出して、その金額（1,000円未満切捨て）に、その事業に係る労災保険率（雇用保険に加入する場合は、雇用保険料率を加える）を乗じて労働保険の保険料（これは「概算保険料」という）を計算します。
◆時間外労働・休日労働に関する協定届
こちらは、時間外、休日労働をさせる場合に、提出する届出書です。
公共職業安定所に関する手続
◆公共職業安定所に提出する書類は、雇用保険に関するものです。
こちらは、強制保険制度を採っており、事業主の意思を問わず、労働者を雇用している事業は、暫定的に任意適用とされる事業の例外を除き、業種・規模を問わずに適用事業となります。
雇用保険に関する届出は、労働基準監督署の手続を完了したから行います。
◆雇用保険の被保険者
一般被保険者：下記の3類型以外で、一般的な正社員・パート・アルバイトの労働者のこと。
高年齢被保険者：65歳以上の高齢労働者のこと。
短期雇用特例被保険者：期間を限定して雇用され、雇用契約が4か月を超え1年未満かつ週所定労働時間が30時間以上の労働者のこと
日雇労働被保険者：日雇いで雇用されるまたは、30日以内の期間を定めて雇用される労働者のこと
パートタイマー等の短時間就労者は、雇用期間、時間他の労働条件が雇用契約書等で明確に定められている者は、次のいずれにも該当するときに限り、被保険者として取り扱われる。 ①1週間の所定労働時間が20時間以上 ②31日以上引き続き雇用されることが見込まれる
◆雇用保険適用事業所設置届
- 労働者を雇用した日から10日以内に届出をします。
- 添付書類として
- 労働保険関係成立届の事業主控
- 会社の登記事項証明書
- 賃貸の場合は、賃貸借契約書の写し
- 所有する場合は、建物の登記事項証明書
- 事業の開始を証明する書類（営業許可書、法人設立届出書など）
- 労働者の名簿
- 出勤簿又はタイムカード
- 賃金台帳
- その他
◆雇用保険被保険者資格取得届
労働者を雇用した日から10日以内に届出をします。
従業員1人につき1通を作成します。なお、従前勤務する経験がある場合に、被保険者証を添付します。
◆外国人雇用状況の届出義務
届出を怠ったり、虚偽の届出を行った場合には、30万円以下の罰金の対象となります。
雇用保険の被保険者である外国人労働者に係る届出の場合は、「資格取得届」又は「資格喪失届」の備考欄に、在留資格、在留期間、国籍等を記載して届け出ることができます。
雇用保険の被保険者ではない外国人労働者に係る届出の場合は、届出様式に氏名、在留資格、在留期限、生年月日、性別、国籍等を記載して届け出る。事実を発生した日の翌月末日まで。
届出は事実が発生した日の翌日から10日以内です。
年金事務所に関する手続
◆社会保険とは
社会保険には、健康保険、介護保険、厚生年金保険があります。原則として、すべての会社に社会保険の加入義務があります。
法人は業種を問わず、1人でも使用される者がいれば強制適用となります。使用される者とは、事実上の使用関係がある者といいます。法人の代表者・業務執行者や試みの使用期間中の者でも被保険者となります。
社会保険に関する届出は、設立した日から5日以内です。
◆健康保険・厚生年金保険新規適用届
添付書類がありますが、新設会社が用意できないものがあるので、事前に相談してください。
添付書類として
- 登記事項証明書
- 建物の登記事項証明書又は賃貸借契約書
- 預金口座振替依頼書
- 出勤簿
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 最近6か月間の源泉所得税の領収書
- その他
◆健康保険・厚生年金被保険者資格取得届
代表者も含め全員分を作成します。
◆健康保険被扶養者（異動）届
扶養配偶者がある場合には、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」と同時に「健康保険被扶養者（異動）届」（国民年金第３号）を提出します。
配偶者の場合には年金手帳。学生は在学証明書、家事手伝い者は非課税証明書を提出します。